Besprechungen effizienter durchführen
Schauen Sie doch mal in Ihren Kalender.
- An wie vielen Besprechungen haben Sie in den letzten vier Wochen teilgenommen?
- Und auf wie viele hätten Sie verzichten können?
- Wie viele waren tatsächlich sinnvoll?
- Wie viel Zeit wurde dadurch verschwendet, dass die Besprechungen später begonnen haben?
- Und wie viele haben länger gedauert, als geplant?
- Haben Sie schon bei der Einladung eine Agenda erhalten?
- Wurden die Inhalte immer gut aufbereitet und präsentiert?
- Gab es immer ein Ergebnisprotokoll?
- Und wie liefen die Besprechungen, zu denen Sie eingeladen haben? Ist es Ihnen gelungen diese zielorientiert durchzuführen?
- Halten Sie die verteilten Aufgaben nach?
Viele leitende Angestellte verbringen täglich 4 Stunden in Meetings. Auch Sachbearbeiter und Projektmitglieder nehmen an zahlreichen Besprechungen teil. Da wäre es doch schön, wenn die investierte Zeit auch tatsächlich sinnvoll verbracht wurde.
Der Schlüssel zum Erfolg sind eine gute Vorbereitung, straffe Durchführung und eine gute Nachbereitung.
Die Vorbereitung
Ist die Besprechung notwendig?
In allen Unternehmen finden Besprechungen statt, um Informationen auszutauschen. Viele dieser Zusammenkünfte kosten viel Zeit und Geld und bringen nicht die erwarteten Ergebnisse. Daher sollten Sie vorab genau prüfen, ob eine Besprechung überhaupt notwendig ist. Vielleicht reicht es auch aus, Informationen per Mail zu verteilen oder es sind Einzelgespräche viel sinnvoller. Oder Sie können die Themen alternativ per Telefon- oder Videokonferenz klären. So sparen Sie Reisezeit und –kosten.
Der Teilnehmerkreis
Laden Sie nur Personen ein, die wichtigen Input oder fachlich versierte Beiträge leisten können. Oder, die für Entscheidungen notwendig sind.
Agenda und Informationen vorab versenden
Versenden Sie bereits mit der Einladung die Agenda des Meetings, so können sich die Teilnehmer vorab auf die Themen vorbereiten. Das Gleiche gilt für Dateien, die gelesen werden sollten, sodass in der Besprechung nur noch eine entsprechende Entscheidung gefällt werden muss.
Der Zeitplan
Legen Sie nicht nur die gesamte Dauer der Besprechung fest, sondern erstellen einen Zeitplan für jedes Thema. So können Sie ausschweifende Diskussionen einfacher begrenzen. Eine Besprechung sollte nicht länger, als 90 Minuten dauern, da danach die Aufmerksamkeit der Teilnehmer stark sinkt.
Die Durchführung
Das Protokoll
- Legen Sie zu Beginn den Protokollanten fest.
- Schreiben Sie ein Ergebnisprotokoll.
- Nutzen Sie für das Protokoll eine entsprechende Vorlage.
Tipp: Führen Sie das Protokoll, falls technisch möglich, „online“ über einen Beamer. So können alle Teilnehmer sofort lesen, was protokolliert wird und an den Formulierungen mitfeilen. Dadurch entfallen zeitraubende Abstimmungsrunden und Protokollgenehmigungsverfahren.
Handys aus!
Bitten Sie die Teilnehmer, während der Sitzung die Handys auszustellen, sodass nicht während der Besprechung nebenbei E-Mails gecheckt werden können und die Aufmerksamkeit der Teilnehmer bei Ihrer Sitzung bleibt.
Keine Folienschlacht!
Überlegen Sie sich genau, welche Inhalte Sie wie präsentieren wollen. Eine umfangreiche und aufwändig animierte PowerPoint-Show kostet nicht nur viel Vorbereitungszeit, sondern überfordert in der Regel auch die Teilnehmer. Kommen Sie daher schnell auf den Punkt, halten sich kurz und schreiben nur wenig Text auf die Folien. Ein Bild sagt oft mehr, als tausend Worte. Und weniger ist nicht nur hier mehr.
Die Nachbereitung
- Versenden Sie das Protokoll zeitnah.
- Halten Sie verteilte Aufgaben nach.
- Verteilen Sie die gezeigten Präsentationen und begleitende Dokumente.
- Laden Sie rechtzeitig für die nächste Besprechung ein.
Titelbild: stokkete – Fotolia.com
Meike Kranz ist Expertin für Büroorganisation und zeigt in Inhouse-Seminaren den Teilnehmern, wie sie effizienter und effektiver arbeiten können. Dabei geht es um die Papier- und Dateiablage, E-Mail-Bearbeitung, Prozessverbesserungen und Erarbeitung von Standards. „Ich lege Wert darauf, dass meine Tipps praxisnah und sofort umsetzbar sind.“
