17. November 2016

Checkliste 2: Organisieren Sie Ihre Vortragsmaterialien und stellen Sie sich vor

Um eine spannende Präsentation ohne jegliche Materialen oder technische Hilfsmittel halten zu können, müssen Sie schon ein exzellenter Redner sein. Da diese Beschreibung wohl auf die wenigsten von uns zutrifft, sollte im Voraus einer Präsentation sichergestellt sein, dass alle für den Vortrag benötigten Materialien vorhanden sind. Von der Karteikarte über den USB-Stick bis zum Laptop – stellen Sie sicher, dass Sie nichts vergessen und denken Sie an einen Backup-Plan. Immer!

Verfügbarkeit der Daten für die Präsentation:
  • Haben Sie die Präsentation zur Sicherheit auf mehr als einem Datenträger gespeichert, den Sie zum Vortrag mitnehmen?
  • Brauchen Sie einen Internetzugang/WLAN?
  • Brauchen Sie Karteikarten?
  • Ist der Präsentationsraum/-saal mit der nötigen Technik ausgestattet bzw. welche Technik müssen Sie selbst mitbringen?
  • Haben Sie alternative Präsentations-Hilfsmittel zur Hand?
  • Benötigen Sie Handouts?
Medienverfügbarkeit und -zugänglichkeit der Räumlichkeiten prüfen:
  • Welche Mediengeräte sind vorhanden und welche müssen mitgebracht werden?
  • Gibt es Geräte im Raum, die reserviert werden müssen?
  • Wer ist Ansprechpartner für die Mediennutzung?
  • Müssen (bei aktiver Teilnahme am Vortrag) Zuhörer einen WLAN-Zugang oder Netzwerkzugang haben? Zugangsrechte sollten im Voraus abgeklärt werden.
Bereitstellen der Präsentationsinhalte für Dritte:
  • Stellen Sie die Präsentation als PowerPoint- oder PDF-Datei zur Verfügung?
  • Soll die komplette Präsentation oder nur Präsentationsteile veröffentlicht werden?
  • Können nur die Teilnehmer selbst auf die Inhalte zugreifen oder stellen Sie sie ins (Firmen-)Intranet oder gar ins Internet ein?
  • Gibt es eine E-Mail-Adressliste der Teilnehmer?
  • Ist (statt einer digitalen Datei) ein ausgedrucktes Handout sinnvoller?
Vorstellen der eigenen Person vor dem Publikum:
  • Müssen Sie sich selbst vorstellen oder erledigt dies ein Moderator?
  • Ist vor dem Hintergrund des Präsentationsthemas eine detaillierte Vorstellung Ihrer Person notwendig?
  • Wie viel Zeit haben Sie dafür?
  • Ist die Vorstellung mit dem Gastgeber abgesprochen?
  • Wie lässt sich ein gelungener Übergang hin zur eigentlichen Präsentation gestalten?
Die Präsentation des Unternehmens:
  • Welche Unternehmensdaten dürfen nach außen getragen werden?
  • Welchen Eindruck möchte das Unternehmen hinterlassen?
  • Soll die Präsentation vertrieblicher Natur sein oder nicht?
  • Sonstige Unterlagen zu sich selbst oder der Firma bereithalten (auch auf der PowerPoint-Vorlage).

Gerne können Sie sich hier die Checkliste als PDF-Datei herunterladen: Checkliste 2_Organisieren Sie Ihre Vortragsmaterialien und stellen Sie sich vor

Da Sie nun sichergestellt haben, dass die Inhalte Ihrer Präsentation verfügbar sind, geht es nun darum, unter welchen Bedingungen Sie diese Inhalte vor Ort präsentieren. In der nächsten Checkliste befassen wir uns mit den Räumlichkeiten und der Ausstattung, die Sie an Ihrem Vortragsort vorfinden.

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