24. November 2016

Checkliste 3: Sorgen Sie für die optimale Ausstattung in den Räumlichkeiten

Wenn Sie einen großen Fehler vermeiden sollten, dann ist es der, dass Sie die Wichtigkeit der Beschaffenheit der Räumlichkeiten Ihres Vortrags unterschätzen. Haben Sie einen wesentlichen Faktor bei den Vorbereitungen der Raumausstattung übersehen, kann Ihnen das zum Verhängnis werden und Sie im schlimmsten Falle Ihren Vortrag oder das Ansehen Ihres Publikums kosten. Ohne Beamer keine Präsentation und ohne Stühle entnervtes, stehendes Publikum.

Gehen Sie auf Nummer sicher, indem Sie die folgenden Tipps beherzigen …

Die Örtlichkeit:
  • Wie sind die Gegebenheiten des Geländes?
  • Gibt es (genügend) Parkplätze?
  • Wo genau befindet sich der Raum im Gebäude und gibt es eventuelle Barrieren?
  • Wie ist der Zugang zum Vortragsraum? Wird ein Schlüssel ausgehändigt oder ist jemand für den Raum zuständig?
  • Welche Veranstaltungen finden womöglich zeitgleich in der nahen Umgebung / im Nebenraum statt?
Der Vortragsraum:
  • Wie groß ist der Vortragssaal?
  • Gibt es einen Techniker, der sich um Aufbau und Einrichten des Beamers / Lichts / Mikrofons kümmert?
  • Kann eigens mitgebrachte technische Ausstattung an die Gegebenheiten angemessen angepasst werden?
  • Akustik: Ist der Raum klein genug und so geschnitten, dass kein Mikrofon gebraucht wird? (Bei der Wahl der Lautstärke Zuhörer mit eingeschränkter Hörkraft berücksichtigen.)
  • Visualisierung: Können mich alle Zuschauer gut sehen? Wie viel Scheinwerferlicht wird benötigt? Sind Schrift und Bilder auf den Folien gut zu erkennen? (Tipp: Wenn möglich die Präsentation im Voraus unbedingt einmal durchklicken, um die Farben für optimale Lesbarkeit anpassen zu können.) Müssen / können Fenster abgedunkelt werden?
  • Kann die Raumtemperatur je nach Wetterverhältnissen reguliert werden? Welche Kleidung wähle ich dementsprechend?
  • Gibt es für Sie als Vortragenden Möbel (wie Pult oder Stuhl), die genutzt werden können, oder muss frei gestanden werden? Gibt es einen Tisch für Unterlagen / Getränke / Mediengeräte?
  • Gibt es eine Garderobe oder können die Besucher Ihre Sachen mit zum Platz nehmen? Wie sind die Haftungsbestimmungen?
  • Auf Cafeteria und Toiletten hinweisen (vor allem, wenn es Pausen gibt)?
  • Gibt es genügend Sitzplätze für die voraussichtliche Besucherzahl? Werden Tische benötigt, sodass das Publikum mitschreiben kann? Sind Sitzgelegenheiten kurzfristig beschaffbar? Ist der Raum bereits den Anforderungen entsprechend eingerichtet oder muss das vor Vortragsbeginn noch gemacht werden?
  • Ist für den Aufbau / die Ausstattung der Zugang zu bestimmten Räumlichkeiten gewährleistet?
  • Müssen Hinweisschilder angebracht werden, sodass das Publikum zielsicher und ohne Schwierigkeiten zum Vortragsraum findet?

Damit haben Sie auch die räumlichen Gegebenheiten und die technische Ausstattung für Ihre PowerPoint-Präsentation abgehakt.

Gerne können Sie sich hier die Checkliste als PDF-Datei herunterladen: Checkliste 3_Sorgen Sie für die optimale Ausstattung

Schließlich gibt es noch einige Dinge zu beachten und zu tun, die direkt vor dem Vortrag von Bedeutung sind. Erfahren Sie mehr darüber in der folgenden Checkliste.

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