Dateiformate und Exportoptionen in PowerPoint – Teil 2

In PowerPoint unterstützte Dateiformate

In PowerPoint gibt es im Wesentlichen zwei Funktionen, die zur Speicherung einer Präsentation in unterschiedlichen Dateiformaten verwendet werden können. Neben der bereits im ersten Teil dieser Artikelserie vorgestellten Exportfunktion, können Präsentationen mit der Funktion „Speichern unter“ z. B. im Präsentationsformat früherer PowerPoint-Versionen gespeichert werden. Folien können als Einzelbilder oder Textdokumente abgelegt werden. In der Folge erfahren Sie, welche Formate Sie in PowerPoint zum Speichern Ihrer Präsentationen verwenden und wozu die einzelnen Formate genutzt werden können.

So erreichen Sie die Funktion „Speichern unter“:

1. Klicken Sie oben links auf „Datei“.

2. Klicken Sie auf „Speichern unter“.

3. Wählen Sie aus der Liste der Dateiformate das gewünschte Format aus und klicken Sie dann auf „Speichern“.

PowerPoint-spezifische Dateiformate

PPTX: Das Standardformat für PowerPoint-Präsentationen ab PowerPoint-Version 2007. Dieses Format ist für die meisten Zwecke empfehlenswert und enthält die Präsentation inklusive aller eingebundenen Inhalte.

PPTM: Wenn eine Präsentation eines oder mehrere Makros enthält, erkennt PowerPoint dies automatisch und verlangt ein Speichern im Format PPTM. Die Präsentation kann dabei genauso verwendet und weitergegeben werden wie im PPTX Format.

PPT: Dabei handelt es sich um das Standardformat in PowerPoint für die Versionen vor 2007. Dieses Format ist dann nützlich, wenn die Präsentation mit alten PowerPoint-Versionen kompatibel sein soll, bietet allerdings eine Reihe technischer Einschränkungen und ist nicht mit allen Funktionen neuerer PowerPoint-Versionen kompatibel.

POTX, POT, POTM: Diese Dateiformate dienen zum Speichern von Präsentationsvorlagen, die dann zur Formatierung und Gestaltung neuer Präsentationen dienen. Dabei ist POTX der Standard für PowerPoint ab Version 2007, POT für die vorhergehenden Versionen von PowerPoint und POTM das Dateiformat für Präsentationsvorlagen die Makros enthalten.

PPAM, PPA: Diese Formate dienen zum Speichern von PowerPoint Add-Ins. Bei Add-Ins handelt es sich um kleine Programme, die den Funktionsumfang von PowerPoint erweitern, indem sie zusätzliche Befehle und neue, spezifische Features hinzufügen.

THMX: Im THMX-Format speichert PowerPoint Designs (Themes), die ein voreingestelltes Farbschema, Schriftfarben und -typen oder Designeffekte enthalten. So können Sie ein Design unabhängig von den Inhalten speichern und auf andere Präsentationen anwenden.

PPSX, PPSM, PPS: Solche Dateien speichern eine Präsentation als „Slide Show“. Die Präsentation wird dann beim Öffnen direkt im Vollbildmodus als Bildschirmpräsentation gestartet und kann für einen Vortrag verwendet werden. Die Dateien können aber auch in PowerPoint zur Bearbeitung geöffnet werden. PPSX ist dabei das Dateiformat für PowerPoint ab 2007, PPSM für Präsentationen mit Makros und PPS das Format bei PowerPoint-Versionen vor PowerPoint 2007.

Von PowerPoint unabhängige Dateiformate

PDF, XPS: PDF-Dokumente sowie auch XPS-Dokumente basieren auf dem PostScript-Standard und zeichnen sich dadurch aus, dass die Gestaltung der Dokumente, inklusive verwendeter Nicht-Standard-Schriftarten und Formatierung durch sämtliche Anwendungen hindurch einheitlich bleibt. Somit sind diese Formate vor allem sinnvoll für fertige Präsentationen, die zur Betrachtung weitergegeben werden sollen.

WMV: Das Windows Media Video Format ist ein in Windows nativ unterstütztes Videoformat, das auch von vielen anderen Programmen und Anzeigegeräten unterstützt wird. Wenn Sie eine Präsentation als Videodatei speichern, so läuft diese automatisch ab und wird mit den eingestellten Zeiten für Übergänge und Einblendungszeiten erstellt. Achten Sie darauf, die ursprüngliche PowerPoint-Datei stets parallel zu behalten, da Änderungen an der Videodatei ungleich schwieriger vorzunehmen sind.

MOV, MP4: Das MOV-Dateiformat ist ein Format für Videodateien und der nativ unterstützte Standard für QuickTime sowie das Apple Betriebssystem OS X. Das MP4-Dateiformat wurde als Nachfolger für MOV entwickelt und wird inzwischen von vielen Geräten und Softwareanwendungen nativ unterstützt. Wie bei anderen Videoformaten auch ist zu beachten, dass die Zeiten für Folienübergänge passend konfiguriert sind und die ursprüngliche PowerPoint-Datei zur eventuellen Bearbeitung beibehalten wird. Diese Exportoptionen sind vor allem für Microsoft Office für Mac relevant.

ODP: Das OpenDocument-Präsentationsformat ist ein alternativer Standard zu den PowerPoint-Formaten wie etwa PPTX und wurde als international genormter, offener Standard entwickelt. Mit diesem Dateiformat können die meisten Features von PowerPoint verwendet werden, mit dem Vorteil, dass Benutzer anderer Office-Pakete wie z. B. LibreOffice oder OpenOffice dieses Dateiformat auch nativ in ihren Softwareanwendungen verwenden können.

RTF: Beim Speichern einer Präsentation im Rich Text Format wird lediglich der gegliederte Text der Präsentation übernommen, ohne Bilder, Grafiken oder Animationen. Die textuelle Formatierung bleibt erhalten und kann in der RTF-Datei mit einem Textverarbeitungsprogramm – wie etwa Word – bearbeitet werden. RTF wird von vielen anderen Programmen unterstützt und ist durch das Fehlen von Makros und anderen dynamischen Elementen ein tendenziell sicheres Dateiformat.

XML: Das XML-Format ist ein Text-Dateiformat, das seine Dateiendung vom Kürzel für die Extensible Markup Language (XML) bezieht. XML-Dateien kommen in vielen Situationen in unterschiedlichen Softwareanwendungen zum Einsatz und enthalten in der Regel maschinenlesbaren Text, der neben dem Text auch Metainformation zur Darstellung enthalten kann. Sie können Präsentationen als XML-Dateien speichern und in PowerPoint auch wieder öffnen und bearbeiten. Die einzige Einschränkung ist, dass manche PowerPoint-spezifischen Features unter Umständen nicht voll verwendet werden können.

Bilddateiformate zur Speicherung

Bei allen Bildformaten können Sie vor dem Speichern auswählen, ob alle Folien als Einzelbilder oder nur einzelne, ausgewählte Folien gespeichert werden sollen.

JPG: Komprimiertes Dateiformat, das vor allem bei Grafiken im Web-Bereich weit verbreitet ist. Auch viele Digitalkameras speichern aufgenommene Bilder in diesem Format. JPEG wird sehr breitflächig unterstützt und kann auf nahezu allen Geräten dargestellt werden.

PNG: Wurde vor allem für die Anwendung im Web entwickelt und bietet eine verlustfreie Kompression sowie eine sehr kompakte Dateigröße. Das PNG-Format unterstützt das CMYK-Farbmodell nicht und ist daher nur für Bildschirmgrafiken geeignet.

GIF: Wie PNG bietet auch GIF verlustfreie Kompression, weist aber technische Einschränkungen bei der Farbtiefe auf. Der Haupteinsatzzweck für GIF besteht in der Darstellung kurzer, animierter Bildsequenzen, die keine Interaktion erfordern.

TIF: Wichtiges Format zum Dateiaustausch in der Druckvorstufe. Die Dateigröße fällt in der Regel weit größer aus als etwa bei JPEG oder PNG, weshalb es vor allem in Offline-Umgebungen Einsatz findet.

BMP: Rastergrafikformat, das vor allem bei früheren Windowsversionen weit verbreitet war. Die Farbtiefe ist auf maximal 32 Bit beschränkt und die Komprimierung weniger effizient als bei JPEG. Das Format wird noch sehr flächendeckend unterstützt, ist im Vergleich zu moderneren Formaten aber zusehends weniger verbreitet.

EMF, WMF: Windows Enhanced Metafile (EMF) und Windows Metafile (WMF) sind Grafikdateiformate, die auf Basis beliebig skalierbarer Vektoren funktionieren und vor allem für den verlustfreien Datenaustausch zwischen Programmen gedacht sind. Wie bei anderen Bildformaten auch, kann beim Speichern einer WMF- oder EMF-Datei festgelegt werden, ob einzelne Folien oder alle Folien in einer Präsentation gespeichert werden sollen. Diese Dateiformate liefern in der Regel weit größere Dateigrößen als komprimierte Bilddateiformate und können vor allem bei der verlustfreien Übergabe von Präsentationen in den Druck nützlich sein.

Im ersten Artikel dieser Serie können Sie nachlesen, wie Sie die Export-Funktion in PowerPoint benutzen können, um Ihre Präsentationen für einige spezielle Anwendungsfälle zu exportieren. Im nächsten Artikel erfahren Sie mehr über die älteren Dateiformate und wie Sie das richtige Dateiformat für Ihre Zwecke wählen.