8. Juni 2017

PowerPoint vs. Excel: Welche Software eignet sich besser zur Visualisierung von Geschäftszahlen?

In den meisten Unternehmern werden die Geschäftsberichte mit Excel erstellt. Alles, was mit Zahlen zu tun hat, lässt sich am besten mit Excel verwalten und darstellen – so zumindest die weitverbreitete Auffassung.

Viele greifen zu dieser Software, da die Daten, die für Geschäftsberichte verwendet werden, in der Regel sowieso in Excel dokumentiert oder erhoben wurden. Häufig wird dann zum Erstellen von Charts und Berichten, sowohl für Investoren als auch für das Management, automatisch Excel genutzt. Und das, obwohl Excel eigentlich kein Präsentationsprogramm ist – hierfür hat Microsoft schließlich PowerPoint entwickelt.

Und genau daran möchten wir in diesem Artikel ansetzen: Wir haben Ihnen im Folgenden wichtige Gründe aufgelistet, die für die Verwendung von PowerPoint zum Erstellen von Geschäftsberichten sprechen und die weitverbreitete Nutzung von Excel hinterfragen.

1. PowerPoint ist für Geschäftsberichte ausgelegt

Wenn man sich anschaut, wie PowerPoint und Excel angelegt sind, lassen sich schnell große Unterschiede feststellen. Excel erfüllt hauptsächlich die Funktion, Daten und Zahlen zu sammeln und Kalkulationen durchzuführen. Zwar erstellt Excel dazu auch Charts und Diagramme, allerdings können diese nicht in einem präsentierfertigen Bericht angeordnet werden.

Im Gegensatz dazu wurde PowerPoint speziell dafür designt – von der gesamten Einrichtung des Programms bis hin zu den verfügbaren Bearbeitungstools. Die Verwendung von PowerPoint sichert Ihnen einen einfach zu lesenden Bericht, vor allem dann, wenn Sie von der Auswahl an Bearbeitungstools wie Animationen und vielen anderen Gebrauch machen. Einfach gesagt: Kalkulationen werden in Excel, Präsentationen in PowerPoint gemacht.

2. In PowerPoint lässt sich leichter navigieren

PowerPoint verwendet ein einfaches Slide Show Design, was den Nutzern erlaubt, nahtlos zu navigieren. Die einfache Handhabung erstreckt sich über die gesamte Präsentation. Miteingeschlossen sind die Erstellungszeit, das Arrangieren der Informationen auf den einzelnen Folien sowie das Hin- und Herspringen zwischen den Folien.

Excel weist für die Berichterstellung nicht die gleiche Benutzerfreundlichkeit auf wie PowerPoint. Da Excel normalerweise nur reine Daten behandelt hat man viel Mühe damit, zwischen den Tabellenblättern hin und her zu springen. Hier hat man nicht wie bei PowerPoint die Möglichkeit, eine Präsentation ablaufen zu lassen. Das aufwendige Navigieren wird es Ihren Kollegen und anderen Zuhörern äußerst schwierig gestalten, Ihrer Präsentation zu folgen.

3. Anordnen der Folien in der Unternehmenspräsentation

Ein Hauptgrund, wieso PowerPoint statt Excel für Geschäftsberichte empfohlen wird, ist die mühelose Anordnung von Präsentationsinhalten. Beispielsweise wenn Sie ein bestimmtes Diagramm oder eine Folie Ihres Berichts hervorheben wollen – in PowerPoint müssen Sie dazu nur zur Folienübersicht wechseln und können eine ausgewählte (Diagramm-)Folie leicht an den Anfang der Präsentation sortieren.

Dasselbe lässt sich über Excel nicht sagen. Wie bereits oben erwähnt kann es sehr umständlich sein, zwischen den Tabellenblättern hin und her zu springen – mal ganz abgesehen von der Schwierigkeit, sie in die richtige Reihenfolge zu bringen.

4. Bessere Multimedia-Funktionen

Ein Geschäftsbericht oder eine Unternehmenspräsentation sollte nicht nur klar und präzise sein, sondern auch ansprechend wirken und einen bleibenden Eindruck bei den Zuhörern hinterlassen, unabhängig davon, ob es sich um das Management oder um Investoren handelt. Eine wirkungsvolle Präsentation erstellt man am besten, indem man verschiedene Medien einbindet – Fotos und Videos mit eingeschlossen. In PowerPoint ist es im Vergleich zu Excel sehr leicht, Präsentationen inhaltlich mit multimedialen Elementen aufzuwerten.

Von YouTube-Videos bis hin zu Stock Fotos – Sie gestalten Ihre Präsentation viel ansprechender, indem Sie unterschiedliche Medien einfügen. Die gleiche Benutzerfreundlichkeit werden Sie in Excel, egal ob es um Multimedianutzung, Navigation oder das Anschauen der Präsentation geht, nicht feststellen.

5. Einheitliches Präsentations-Layout

Ein gutes Präsentations-Theme macht es den Zuhörern nicht nur einfacher, Ihrer Präsentation zu folgen, sondern gibt Ihrem Bericht auch mehr Einheitlichkeit. Mit PowerPoint können Sie ein professionell aussehendes Master-Layout erstellen, in dem Sie Hintergründe, Grafiken, Farben, Schriftart und Schriftgröße festlegen, die dann durch die ganze Präsentation hinweg immer wieder auftauchen. Sollten Sie Änderungen an einer dieser Einstellungen vornehmen, werden diese sofort in der gesamten Präsentation übernommen. Das Beste daran: Sie können ein und dasselbe Layout für eine Vielzahl an Präsentationen immer wieder verwenden.

6. Bessere Diagramm-Optionen

Zwar ist Excel gut mit den Standarddarstellungen von Kreis-, Balken und Kurvendiagrammen ausgestattet, PowerPoint allerdings ermöglicht den Nutzern, mit einer breiteren Auswahl an Diagrammen zu arbeiten. Hier sind zwei Beispiele dafür, wie und warum das in PowerPoint am besten funktioniert:

  • Tachometer – Zwar sind in Excel ebenfalls Tachometer-Darstellungen verfügbar, allerdings hat PowerPoint eine weitaus größere Auswahl.
  • Infografiken – In PowerPoint haben Nutzer die Möglichkeit, Daten in Form von Infografiken darzustellen. Die Nutzung von Infografiken wird im Allgemeinen empfohlen, da sie Informationen besser vermitteln können als reiner Text. PowerPoint hat alle Werkzeuge, die Sie brauchen, um Ihre Präsentation mit ansprechenden und aussagekräftigen Infografiken aufzuwerten.

7. Tools für automatische Berichterstellung

PowerPoint ermöglicht es den Nutzern, durch hilfreiche Plug-Ins wie DataPoint ihre Präsentation mit unterschiedlichen Datenquellen, beispielsweise Excel, Datenbanken und sogar RSS-Feeds, zu verbinden. Nutzen Sie dieses spezielle Tool, werden Ihre Daten automatisch mit den aktuellsten Zahlen auf den neusten Stand gebracht – stündlich oder täglich. Sie wissen, dass Sie die letzten Verkaufs- oder Rentabilitätszahlen in Ihrer Präsentation haben und sind somit jederzeit bereit, Ihren Vortrag darüber zu halten.

8. Nur das Endergebnis präsentieren

Logisch, die Basis eines Berichts stellen dessen vorangegangene Berechnungen dar. Allerdings ist Ihr Zielpublikum vermutlich wenig interessiert an Rohdaten, die eigentlich nur Formeln und Zahlen beinhalten. Stattdessen ist es viel ansehnlicher, nur die Ergebnisse der Berechnungen in Ihrer Präsentation darzustellen. Genau diese Möglichkeit bietet PowerPoint. Sie können Ihr Rohmaterial einfach überspringen und sich ausschließlich darauf konzentrieren, Ihrem Publikum das zu präsentieren, was es auch wirklich sehen will – und was Sie ihm vermitteln wollen.

9. Einfaches Ansehen und Verteilen

Wenn es um die Betrachtung und die Verteilung Ihres Berichts geht, bietet PowerPoint hinsichtlich beider Perspektiven die einfachste Lösung. Sie können Ihren Bericht als fertige Präsentation in Form einer Datei versenden. Mit Excel wären Sie vermutlich dazu angehalten, einige unterschiedliche Dateien als Teil einer Gesamtpräsentation zu verteilen, was die Weitergabe schwierig gestaltet. Daher ist es am sinnvollsten, PowerPoint zu nutzen, wenn Sie Ihre Endabnehmer mit einem leicht zu navigierenden und übersichtlichen Bericht ausstatten wollen. Außerdem ist eine zusammenhängende Präsentation sehr viel einfacher als Druckdatei zu handhaben oder beispielsweise bei Slide Share hochzuladen und ermöglicht somit einen besseren Informationsaustausch.

10. Einfluss durch visuelle Elemente

Es ist sehr leicht, Ihre PowerPoint-Präsentation durch Nutzung von multimedialen Elementen aufzuwerten und somit den Fokus Ihrer Zuhörer zu verbessern. Diese audiovisuellen Bestandteile veranlassen den Präsentierenden, selbst mehr mit dem Publikum zu interagieren und seinen Vortrag zu improvisieren. Nichtsdestotrotz ist es wichtig, dass Sie diese Stilmittel sparsam einsetzen. Ihre Kernbotschaft sollte nicht verloren gehen in einem Overkill an Medien.

11. Zusammenarbeit ermöglichen

Anders als Excel ermöglicht PowerPoint ein produktives, gemeinsames Arbeiten. Von besonderer Bedeutung ist dies in Unternehmen, in denen viel Teamarbeit gefragt ist. Mehrere Mitarbeiter können gleichzeitig an einer Präsentation arbeiten. Dazu kann man ganz einfach Kommentare hinzufügen oder bearbeiten, sodass andere aus dem Team diese sehen und mit ihnen weiterarbeiten können. Die Kommentar-Funktion verhilft vor allem zur Klarheit in der internen Kommunikation.

12. Auf Basis des Geschäftsberichts Videos erstellen

PowerPoint bietet die Möglichkeit, Präsentationen im Videoformat abzuspeichern. Ihr Geschäftsbericht – oder eine andere Präsentation – kann mit diesem Feature, für diejenigen zugänglich gemacht werden, die einen Vortrag verpasst haben. Sie können die entsprechenden Personen mit einem Link dann direkt zu einer Videoplattform wie YouTube weiterleiten. Dort steht das Video zur freien Verfügung und kann, egal wann und von wo aus, angeschaut werden. Alles was Sie tun müssen ist „Sichern und Senden“ klicken und so das Video erstellen. Innerhalb kürzester Zeit ist das Video auf Ihrem Computer im WMV-Format gesichert und bereit zum Upload auf nahezu allen Videoplattformen.

13. Flexibilität in den Darstellungsvarianten

Auch die Kommunikation mit dem Zielpublikum kommt in den PowerPoint-Funktionen nicht zu kurz. Von den einzelnen Folien bis hin zur Animation – alles ist vollkommen individuell anpassbar, sodass Sie es perfekt auf Ihre Zuhörer abstimmen können. Abhängig von Verwendung oder Inhalt können Sie sich für eine bildlastige, textlastige oder gemischte Präsentation entscheiden. Textlastige Präsentationen eignen sich am besten, wenn Sie Vorlesungen halten und die Zuhörer sich Notizen machen sollten. Ist Ihre Präsentation reich an Bildsprache, sind Sie dafür zuständig, Ihre Zuhörer durch die Präsentation zu leiten und Erklärungen zu liefern. Indem Sie im Layout Text und Bild gleichermaßen kombinieren, geben Sie Ihrem Publikum die Vorteile von beidem – sich selbst auf Grundlage Ihrer Folien Notizen machen zu können und das Gesagte visuell eindrücklich aufzunehmen.

14. Interaktives Klicken

Neben dem reinen Zuhören Ihres Publikums können diese auch interaktiv an Ihrer Präsentation teilnehmen. Sie bekommen die Möglichkeit, die Vortragsgeschwindigkeit mitzubestimmen, sowie Webseitenlinks und andere weitere Einstellungen zur Verfügung gestellt. Sogar das Zurückspringen zu vorherigen Folien ist denkbar. So können gewisse Aussagen/Kernpunkte verdeutlicht oder noch mal aufgegriffen werden, sollten sie nicht verstanden worden sein.

15. Leicht zu erstellen

Zu guter Letzt ist einer der Hauptgründe für die bevorzugte Nutzung von PowerPoint statt Excel, dass Präsentationen in PowerPoint sehr leicht zu erstellen sind. Selbst mit reinem Basiswissen können Sie eine überzeugende Präsentation mit interessanten Folien und Animationen gestalten.

Schlussfolgerung

Die Ergebnisse und Auswertungen aus Excel in eine PowerPoint-Datei zu übertragen und zu Ihrem Geschäftsbericht zusammenzufassen stellt die optimale Nutzung beider Anwendungen sicher: Die Verarbeitung von Rohdaten und die Kalkulationsstärke von Excel vereint mit der medialen Darstellungsvielfalt und der Präsentationsstärke in PowerPoint. Für eine überzeugende Darstellung Ihres Geschäftsberichts kommen Sie nicht um die Präsentationssoftware herum.

(Dieser Blogartikel wurde verfasst von Kurt Dupont, Spezialist für PowerPoint-Add-Ins und CEO von PresentationPoint)

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