Titelbild Tabellen und Zahlen anschaulich in PowerPoint erstellen

Tabellen und Zahlen anschaulich in PowerPoint darstellen: Tipps&Tricks!

Lesezeit: 8 Min.
| Author: Tom Schweitzer

Jahresberichte, Finanzpläne oder Kalkulationen: Zu viele Tabellen und Zahlen wirken oft unnötig komplex. In einer Präsentation kann das die Zuhörenden irritieren und schnell überfordern. In den meisten Fällen sind Zahlen allerdings unumgänglich und sogar überaus sinnvoll. 

Umso wichtiger ist es, mit einer minimalistischen, klar strukturierten Gesamterscheinung zu überzeugen. Hier zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre PowerPoint-Präsentation mit Tabellen und Zahlen verknüpfen können und anschaulicher präsentieren, ohne Ihr Publikum dabei zu überfordern. 


6 Tipps für den richtigen Umgang mit Tabellen und Zahlen in Microsoft PowerPoint

Klar – ganz ohne Zahlen funktionieren Präsentationen wohl selten. Benutzerzahlen wollen genannt, Kennzahlen ausgerufen und Statistiken referenziert werden. Allerdings verfehlt eine mit Zahlen überfüllte Präsentation oft ihr primäres Ziel: Sie will Ihrem Publikum einen ansprechenden, verständlichen Zugang zur Interpretation der unterschiedlichen Zahlenwerte ermöglichen.

Um den Zweck Ihrer Präsentation in den Vordergrund zu stellen, erhalten Sie hier 6 schnelle Tipps zum richtigen Umgang mit komplexen Tabellen und Zahlen in PowerPoint-Präsentationen

Tipp 1: Ausschließlich Zahlen mit Relevanz
Fragen Sie sich stets, ob die aufgeführten Zahlen tatsächlich zum Verständnis beitragen oder Ihre Argumentation unterstreichen. Manchmal ist es sinnvoller bestimmte Zahlen unerwähnt zu lassen, weil sie für den Zweck Ihres Vortrags nicht relevant sind.

Tipp 2: Runde Zahlen nutzen
Wenn möglich, runden Sie Zahlen auf oder ab, um sie für das Publikum leichter einprägsam zu machen. Anstatt etwa 89.230 als Zahl anzuführen, schreiben Sie „ca. 90.000“. Runde Zahlen bleiben besser im Gedächtnis und sind leichter in einen Kontext zu stellen

Tipp 3: Zahlen visualisieren
Wenn möglich, verwenden Sie Infografiken und Symbolbilder, um die Zahlen visuell zu unterstreichen. Wenn Sie etwa Produktionszahlen darstellen, ergänzen Sie die Darstellung um Symbolbilder des betreffenden Produktes. Dies könnte z. B. bei den Verkaufszahlen einer bestimmten Apfelsorte ein Balkendiagramm in Apfelform sein. So wird die Zahl visuell mit einer weiteren begrifflichen Assoziation untermauert.


2 Apfel Graph.Tabellen und Zahlen

Viele weitere Diagramme, professionell designt von PresentationLoad für verschiedenste Verwendungen finden Sie hier. Beispielsweise diese hier:


Strategie-Präsentation Projektplan verdeutlichen
Projektplan/Gantt-Chart für Ihre Präsentationen! ►Zum Shop: https://www.presentationload.de/projektplan-zeitstrahl-powerpoint-vorlage.htm

Reporting-Präsentation: Wasserfall Diagramm nutzen
Wasserfall-Diagramme für Ihre Präsentationen! ►Zum Shop: https://www.presentationload.de/wasserfall-diagramme-powerpoint-vorlage.html

Tipp 4: Zahlen und Vergleichswerte immer in Kontext stellen
Wenn Sie eine Zahl anführen, sollte sich ihr Kontext dabei stets einfach erschließen lassen. Setzen Sie dazu sowohl auf die verbale Ebene im Vortrag als auch auf die visuelle in der Präsentation. Vergleichswerte sollten immer parallel abgebildet werden und der Kontext einer Zahl eindeutig herauszulesen sein

Tipp 5: Infografiken statt Tabellen einsetzen
Anstatt Tabellen mit Zahlen zu befüllen, erstellen Sie eine übersichtliche Infografik, welche die wesentlichen Zahlen in dem jeweils angesprochenen Kontext klar kommuniziert. Achten Sie dabei darauf, nicht zu viele Zahlen auf der Grafik abzubilden und nutzen Sie, wenn möglich Bilder, die auch in einem Zusammenhang mit den Zahlen stehen.

Nutzen Sie doch professionell designte Infografik-Vorlagen. Eine große Auswahl für verschiedenste (Business-)Bereiche finden Sie in unserem Shop. Beispielsweise diese hier:


Piktogramme: 400 Business PowerPoint Icons für Reporting-Präsentation
400 Business Icons für Ihre Präsentationen! ►Zum Shop: https://www.presentationload.de/business-icons-powerpoint-vorlage.html

Präsentation erstellen infografik world
Infografiken für Ihre Präsentation! ►Zum Shop: https://www.presentationload.de/infografik-welt-powerpoint-vorlage.html

Tipp 6: Bei vielen Zahlen gilt 2D statt 3D 
Auch wenn 3D-Diagramme visuell ansprechend und ein gutes Mittel sind, um die Aufmerksamkeit des Publikums zu gewinnen, eignen sie sich nur eingeschränkt für Präsentationen mit hohem Zahlengehalt. Zweidimensionale Darstellungen laufen weniger Gefahr, die Verhältnisse zu verzerren und sind in der Regel optisch leichter zu erfassen.

Gerade bei hohem Zahlenvolumen ist es also wichtig, den Rest der Folie minimalistisch zu halten.


Zahlen und Zellen aus Excel-Tabelle in PowerPoint einfügen

In der Regel werden unternehmerische Zahlenwerte in tabellarischer Form, meist in Excel, gesammelt und archiviert. Um bestimmte Excel-Tabellen in Ihrer PowerPoint-Präsentation zu verwenden, gibt es verschiedene Wege. Hier lernen Sie, wie Sie eine wohl strukturierte Excel-Tabelle innerhalb von PowerPoint erstellen und bearbeiten können. Anschließend zeigen wir Ihnen noch eine kleine Abkürzung, um noch schneller zum Ergebnis zu kommen.


Excel-Tabelle in PowerPoint erstellen und bearbeiten

In Ihrem geöffneten PowerPoint-Projekt finden Sie in der Registerkarte „Einfügen“ die Option „Tabelle“. Sobald Sie auf „Tabelle“ klicken, öffnet sich ein Drop-Down-Menü. Hier finden Sie ganz unten die Schaltfläche „Excel-Kalkulationstabelle“.


3-Excel-Pull-Down-Menü Tabellen und Zahlen

Nachdem Sie auf die Excel-Schaltfläche geklickt haben, passieren zwei Dinge gleichzeitig: Die PowerPoint-Darstellung verwandelt sich innerhalb des geöffneten Fensters in eine Excel-Ansicht. Und außerdem öffnet sich auf der ausgewählten Folie eine Miniatur-Excel-Tabelle.

In diesem „Excel-Modus“ können Sie nun eine völlig neue Tabelle erstellen oder Inhalte aus bereits vorhandenen Excel-Tabellen ganz einfach einfügen. Denn Office öffnet faktisch eine vereinfacht dargestellte Mini-Version von Excel innerhalb von PowerPoint.


4-Excel-Modus Tabellen und Zahlen

Solange Sie innerhalb der kleinen Excel-Tabelle arbeiten, bleiben Sie auch im „Excel-Modus“. Um diesen zu verlassen und zur gewohnten PowerPoint-Ansicht zurückzukommen, klicken Sie einfach auf eine beliebige Stelle neben dem Kästchen auf Ihre Folie. Durch einem Doppelklick in die Excel-Tabelle gelangen Sie sofort wieder zurück in den Excel-Modus und können die Tabelle weiterbearbeiten.

Innerhalb des Excel-Modus erscheinen dunkle Eckpunkte entlang eines dicken Tabellen-Rahmens. An den Eckpunkten der Tabelle können Sie ziehen, um so weitere Spalten und Zeilen zu enthüllen. Tragen Sie hier nun alle notwendigen Zahlenwerte und Kennzeichnungen für Ihre Präsentation ein. Durch Betätigung der Enter-Taste springen Sie immer weiter in die nächste Zelle und können dort weiterschreiben.


5 Mini-Excel-Tabelle bearbeiten

Solange Sie eine oder mehrere Zellen der Tabelle markiert haben, stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Weiterverarbeitung und Umgestaltung zur Verfügung. Diese befinden sich am oberen Bildrand. Zur Fertigstellung Ihrer Excel-Tabelle bzw. um den Excel-Modus wieder zu verlassen, klicken Sie am Ende Ihrer Bearbeitung einfach wieder neben die Tabelle auf Ihre Folie.


Abkürzung: Copy + Paste direkt aus Excel in PowerPoint

Eine schnellere Variante zur Erstellung einer Excel-Tabelle in PowerPoint liefert die einfache Copy + Paste-Funktion. Mit der Tastenkombination STRG + C kopieren Sie markierte Inhalte und mit STRG + V fügen Sie die markierten Inhalte an einer neuen Stelle ein.

So können Sie bereits vorhandene Tabellen komplett oder auch nur zum Teil kopieren und in PowerPoint einfügen.

Nachdem Sie STRG + V auf Ihrer PowerPoint-Folie gedrückt haben, drücken Sie die STRG-Taste erneut einzeln. Es erscheinen fünf verschiedene Möglichkeiten, die Inhalte einzufügen. Diese fünf Optionen beeinflussen sowohl die Darstellung als auch die Weiterverarbeitung Ihrer Tabelle maßgeblich. Umso wichtiger ist es, die richtige Wahl zu treffen. Hier erklären wir Ihnen die fünf verschiedenen Einfügeoptionen:

Zielformatvorlagen verwenden“: Mit dieser Option fügen Sie alle kopierten Daten aus Excel ein. Diese werden dann von PowerPoint standardmäßig als Tabelle formatiert. So können Sie die Tabelle zwar noch etwas bearbeiten, allerdings keine neuen Zellen mehr hinzufügen oder entfernen.

Ursprüngliche Formatierung beibehalten“: Alle grafischen Attribute werden von Excel übernommen, die Formatierung übernimmt PowerPoint wieder mithilfe einer standardisierten Tabelle. Die grafischen Elemente umschließen vor Allem Schriftart und Farbgestaltung. Grafiken werden als komplette Bildobjekte in der oberen, linken Ecke eingefügt.

Einbetten“: Grafische Elemente werden erneut übernommen (Schriftart und Farbe). Zudem bleiben alle Grafiken und Bildobjekte an Ort und Stelle. Bei einem Doppelklick auf die eingebettete Tabelle gelangen Sie außerdem wieder in den Excel-Modus. Hier können Sie die Tabelle dann frei bearbeiten oder nach Belieben erweitern.

Grafik“: Hier wird die Excel-Tabelle in ein/e Grafik/Bild umgewandelt und so in PowerPoint eingefügt. Zwar können Größe und Form verändert werden, allerdings keine Inhalte.

Nur den Text übernehmen“: Bei dieser Einfügeoption wird ausschließlich der Text übernommen. Weder Formatierung, Farbgestaltung noch Schriftarten werden aus Excel übernommen.

Um die Abkürzung zu Ihrer Excel-Tabelle also richtig zu nutzen, müssen Sie zuerst die Inhalte aus Excel mit STRG + C kopieren, sie mit STRG + V auf Ihrer PowerPoint-Folie einfügen und nach erneutem Betätigen der STRG-Taste die Option „Einbetten“ auswählen.

Viel Spaß beim Ausprobieren! 

Sollten Sie ausführlichere Informationen zu Excel-Tabellen in PowerPoint benötigen, finden Sie diese in einem älteren Blog-Beitrag: 

Teil 1: https://www.presentationload.de/blog/excel-tabellen-powerpoint-teil1/

Teil 2: https://www.presentationload.de/blog/excel-tabellen-in-powerpoint-teil-2/ 


Tipp: Professionelle Tabellen-Vorlagen für PowerPoint

Wenn Ihnen das eigenständige Erarbeiten einer professionell designten Tabelle in PowerPoint zu viel Zeit und Mühen kostet, können Sie gerne eine von uns angebotene Abkürzung nehmen. In unserem Shop bieten wir Ihnen verschiedene PowerPoint-Vorlagen passend zum Thema:



 Insider-Tipp: PowerPoint-Tabellen, die sich live an Änderungen in Excel anpassen

Wenn es während Ihrer Präsentation besonders dynamisch ablaufen soll, bieten datengestützte PowerPoint-Vorlagen interaktiv gestaltete Blickfänger. Sie könnten während des Vortrags etwa Meinungen, Bewertungen oder andere Daten aus dem Publikum sammeln und diese live in die dazugehörige Excel-Tabelle eintragen.

PowerPoint bemerkt diese Änderung in Excel und passt seine Darstellung dementsprechend an. Auf diese Weise können Sie gerade noch gesammelte Daten in Windeseile live visualisieren lassen. Aufgrund technischer Schwierigkeiten, gibt es nur wenige wirklich funktionierende, datengestützte Tabellen-Vorlagen für PowerPoint.

Sollten Sie Fragen zum richtigen Umgang mit Zahlen und Tabellen in PowerPoint oder andere PowerPoint-Probleme haben, kommen Sie mit Ihrem Anliegen gerne direkt zu uns. Als marktführende PowerPoint-Agentur unterstützen wir Sie mit jahrelanger, praxisorientierter Erfahrung. Melden Sie sich jederzeit per Mail unter [email protected] !

Diese Beiträge könnten Sie auch interessieren: