Problemlösung mit 8D und 7STEP

Ein effektiver Ansatz zur Problemlösung ist entscheidend für den Erfolg in Unternehmen und Projekten jeder Art. Probleme sollten systematisch und durchdacht gelöst werden.

Eine mögliche Methode dazu sind der 8D-Prozess, der ursprünglich aus der Qualitätskontrolle stammt, und die 7 Schritte (7STEP) zur effektiven Präsentation. Entdecken Sie, wie diese beiden Ansätze miteinander verschmelzen, um nicht nur Probleme zu lösen, sondern auch überzeugende Präsentationen zu gestalten, die Ihre Botschaft klar und wirkungsvoll vermitteln.

Die Bedeutung von 8D und 7 STEP für PowerPoint-Präsentationen

Sie erhalten Reklamationen oder Beschwerden zu Ihren angebotenen Produkten bzw. Dienstleistungen? Nehmen Sie diese Reaktionen ernst, um die Zufriedenheit Ihrer Kundschaft aufrecht zu erhalten und die Qualität Ihrer Angebote zu optimieren!

Bei dem 8D (8 Disziplinen) – und dem 7STEP-Verfahren handelt es sich um einander ähnelnde, strukturierte Problemlösungsprozesse, die Ihnen beim Meistern von Produkt- bzw. Prozessproblemen helfen. Beide Verfahren werden zur Bearbeitung von Kunden-Reklamationen eingesetzt. Mit 8D und 7 STEP können Sie Struktur, Klarheit und Effektivität in den Präsentationsprozess bringen.

Wenn wir diese strukturierte Herangehensweise auf die Präsentationsentwicklung übertragen, hilft sie dabei, den gesamten Prozess zu optimieren. Die 7 Schritte zur effektiven Präsentation dagegen bieten eine klare Anleitung zur Gestaltung überzeugender und zielgerichteter Präsentationen. Sie helfen dabei, den Fokus auf das Publikum und die Botschaft zu legen. Ebenso sorgen sie für eine sinnvolle Struktur, die die Übermittlung von Informationen erleichtert. 

In Kombination tragen 8D und die 7STEP dazu bei, Präsentationen zu erstellen, die nicht nur informativ sind, sondern auch das Publikum engagieren und überzeugen. Dies ermöglicht es Unternehmen und Fachleuten, ihre Ideen, Produkte und Projekte effektiver zu präsentieren und ihre Ziele zu erreichen. 

Im Folgenden erläutern wir den Ablauf dieser Prozesse und zeigen, wie Sie Ihr Beschwerdemanagement professionell angehen.

Was ist 8D?

8D steht für „8 Disziplinen“ und ist ursprünglich ein Qualitätsmanagement-Tool, das in der Automobilindustrie entwickelt wurde. Es bietet einen strukturierten und systematischen Ansatz zur Problemlösung und Prozessverbesserung. Die 8D-Methode besteht aus acht klar definierten Schritten. Diese dienen dazu, Probleme zu analysieren, die Ursachen zu ermitteln und dauerhafte Lösungen zu entwickeln.

Die Historie von 8D reicht zurück bis in die 1980er Jahre und wurde erstmals von Ford eingeführt. Seitdem hat sich diese Methode in verschiedenen Branchen als äußerst effektiv erwiesen und wird weltweit angewendet.

Anwendung von 8D auf die Präsentationsentwicklung bietet eine disziplinierte Herangehensweise, um sicherzustellen, dass Präsentationen klar strukturiert, überzeugend und wirkungsvoll sind. Dies führt zu Präsentationen, die nicht nur faktenbasiert sind, sondern auch in der Lage sind, das Publikum zu überzeugen und zu begeistern. Das ist für den Erfolg jeder Präsentation entscheidend.

Die 8 Schritte des 8D-Problembehebungsprozesses

Schritt 1: Teamzusammenstellung Der erste Schritt im 8D-Prozess ist die sorgfältige Auswahl eines multidisziplinären Teams. Die Teammitglieder sollten unterschiedliche Fähigkeiten und Perspektiven einbringen, um eine umfassende Problemlösung sicherzustellen. Dieses Team wird die gesamte Reise zur Lösung des Problems begleiten und ist entscheidend für den Erfolg des Prozesses.

Schritt 2: Problemdefinition In diesem Schritt geht es darum, das Problem klar und präzise zu definieren. Eine genaue Problemstellung ermöglicht es dem Team, sich auf die wesentlichen Aspekte zu konzentrieren und sicherzustellen, dass die Ressourcen effektiv eingesetzt werden.

Schritt 3: Sofortmaßnahmen Um mögliche Schäden zu begrenzen und sofortige Stabilität wiederherzustellen, werden in Schritt 3 Sofortmaßnahmen ergriffen. Dies kann beinhalten, dass vorübergehende Lösungen implementiert werden, um akute Probleme zu bewältigen und die Auswirkungen auf Prozesse oder Produkte zu minimieren.

Schritt 4: Ursachenanalyse Die Wurzeln des Problems zu identifizieren ist der Kern von Schritt 4. Hier werden verschiedene Analysewerkzeuge und -methoden verwendet, um die zugrunde liegenden Ursachen des Problems zu ermitteln. Dieser Schritt bildet die Grundlage für die Entwicklung nachhaltiger Lösungen.

Schritt 5: Lösungsfindung In diesem Schritt werden potenzielle Lösungen erarbeitet. Das Team nutzt kreative Ansätze und Analysetechniken, um eine Palette von möglichen Lösungen zu entwickeln. Es ist wichtig, verschiedene Ideen zu prüfen und diejenigen auszuwählen, die am besten zur Problemlösung geeignet sind.

Schritt 6: Umsetzung der Lösung Sobald eine Lösung ausgewählt ist, erfolgt die Umsetzung. Dieser Schritt erfordert sorgfältige Planung, Ressourcenallokation und Überwachung, um sicherzustellen, dass die Lösung effektiv implementiert wird.

Schritt 7: Prävention Prävention ist der Schlüssel zur Vermeidung zukünftiger Probleme. Hier werden Maßnahmen entwickelt und implementiert, um sicherzustellen, dass das Problem nicht erneut auftritt. Dies kann Schulungen, Prozessänderungen oder Qualitätsverbesserungen umfassen.

Schritt 8: Abschluss und Anerkennung Der letzte Schritt des 8D-Prozesses beinhaltet die Überprüfung des gesamten Prozesses, die Dokumentation der Ergebnisse und die Anerkennung des Teams für seine Bemühungen. Eine gründliche Nachbereitung ist entscheidend, um sicherzustellen, dass die gelernten Erkenntnisse in Zukunft genutzt werden können. 

Was ist 7STEP?

Das 7STEP-Modell ist ein Framework zur Verbesserung von Präsentationen und Kommunikationsfähigkeiten. Es ist ein hilfreiches Werkzeug, um sicherzustellen, dass Präsentationen wirkungsvoll und zielgerichtet sind. Ebenso betont es die Bedeutung von systematischen Herangehensweisen an Präsentationen und deren Vorbereitung.

Es besteht aus sieben Schritten:

1. Zielsetzung: Definieren Sie klar, welches Ziel Sie mit Ihrer Präsentation verfolgen. Was möchten Sie erreichen? Dieser Schritt hilft dabei, den Fokus Ihrer Präsentation zu bestimmen. Tipps zur Definition richtiger Ziele gibt es im Beitrag „Ziele definieren“.
   
   
2. Zielgruppenanalyse: Verstehen Sie Ihre Zielgruppe. Analysieren Sie deren Bedürfnisse, Erwartungen und Wissensstand, um Ihre Präsentation gezielt auf sie auszurichten. Hilfe dazu gibt es in unserem Beitrag „Zielgruppenanalyse“.
   
   
3. Inhaltliche Strukturierung: Entwickeln Sie eine klare Gliederung und Struktur für Ihre Präsentation. Dies hilft, Ihre Informationen logisch und verständlich zu präsentieren. Tipps für die richtige Struktur gibt es im Artikel „Präsentationsaufbau“.
   
   
4. Visualisierung und Gestaltung: Wählen Sie geeignete Visualisierungen und gestalten Sie Ihre Folien ansprechend. Visuelle Elemente können dazu beitragen, Ihre Botschaft zu unterstützen und zu veranschaulichen.
   
   
5. Präsentationstechniken: Lernen Sie Präsentationstechniken, um Ihre Botschaft effektiv zu vermitteln. Dies umfasst Aspekte wie Ihre Stimme, Körpersprache und Interaktion mit dem Publikum. Tipps gibt es in den Artikel „Körpersprache bei Präsentationen“ und „Sprechtechniken“.
   
   
6. Feedback und Anpassung: Holen Sie sich Feedback von anderen und passen Sie Ihre Präsentation entsprechend an. Dies ermöglicht kontinuierliche Verbesserungen. Tipps, wie Sie Feedback gekonnt einfordern, finden Sie im Beitrag „Feedback in Präsentationen“.
   
   
7. Vorbereitung und Durchführung: Bereiten Sie sich gründlich auf die Präsentation vor und führen Sie sie vor Ihrem Publikum durch. In diesem Schritt setzen Sie Ihre erlernten Techniken ein, um Ihre Botschaft klar und überzeugend zu vermitteln.

Gegenüberstellung von 8D und 7STEP

In der Industrie, vorrangig der Automobilbranche, haben sich 8D und 7STEP als effiziente Problemlösungsmethoden etabliert. Die Anforderungen durch die Kunden entscheiden meist darüber, welche der beiden Methoden angewandt wird. Ablauf und Vorgehensweise sind bei beiden Modellen jedoch grundsätzlich ähnlich, wie diese Gegenüberstellung verdeutlicht:

Es gibt zwei Hauptunterschiede zwischen beiden Prozessen. In der Darstellung werden bei 7STEP die Teambildung (Schritt 1 bei 8D) und der Abschluss des Problemlösungsprozesses (Schritt 8 bei 8D) nicht als eigene Schritte genannt.

In der Praxis wird das 7STEP-Verfahren aber logischerweise auch mit einer Teamzusammenstellung begonnen und mit einer Finalisierungsphase zu Ende gebracht, bei der die getroffenen Maßnahmen nochmal geprüft und gesammelte Erfahrungen ausgetauscht werden.

In der Strukturierung werden bei 7STEP die Festlegung, Überprüfung und Implementierung von Korrekturmaßnahmen anders aufgelistet als beim 8D-Modell. Dort gehört beispielsweise die Wirksamkeitsprüfung zu Schritt 5, während sie bei 7STEP einen eigenständigen Schritt bildet.

Schritt für Schritt zur Problemlösung

Die Verknüpfung von 8D, dem strukturierten Ansatz zur Problemlösung, und den 7 Schritten zur effektiven Präsentation kann zu einer mächtigen Kombination führen. Beide Modelle teilen die gemeinsame Grundidee einer systematischen und disziplinierten Herangehensweise, die auf klaren Schritten und Zielen basiert. Hier sind einige Möglichkeiten, wie sie miteinander verknüpft werden können:

1. Klare Zielsetzung: Beginnen Sie sowohl in der Problemlösung als auch in der Präsentationsvorbereitung mit einer klaren Zielsetzung. Im 8D-Prozess definieren Sie Ihr Ziel, das in der Regel die Behebung eines Problems ist, während Sie in der Präsentation das Ziel Ihrer Botschaft festlegen.
   
   
2. Zielgruppenanalyse: In beiden Ansätzen ist die Kenntnis der Zielgruppe von entscheidender Bedeutung. Im 8D-Prozess analysieren Sie die Ursachen eines Problems, was auch ein Verständnis der betroffenen Stakeholder erfordert. In der Präsentation müssen Sie die Bedürfnisse und Erwartungen Ihres Publikums verstehen.
   
   
3. Strukturierung: Sowohl in der Problemlösung als auch in der Präsentationserstellung ist eine klare Struktur wichtig. Im 8D-Prozess strukturieren Sie Ihre Vorgehensweise, während Sie in der Präsentation Ihre Inhalte logisch und verständlich gliedern.
   
   
4. Visualisierung: Die Visualisierung von Informationen spielt in beiden Modellen eine Rolle. Im 8D-Prozess verwenden Sie Diagramme und Analysen zur Veranschaulichung von Daten, während Sie in der Präsentation Visualisierungen nutzen, um komplexe Ideen zu verdeutlichen.
   
   
5. Präsentationstechniken: Die erlernten Präsentationstechniken können auch in der Kommunikation im Rahmen des 8D-Prozesses nützlich sein. Sie helfen dabei, Ihre Erkenntnisse und Lösungen klar und überzeugend zu präsentieren.
   
   
6. Feedback und Anpassung: In beiden Ansätzen ist eine iterative Herangehensweise wichtig. Sie sammeln Feedback und passen Ihre Vorgehensweise oder Präsentation entsprechend an, um kontinuierliche Verbesserungen zu erzielen.

Die Verbindung von 8D und den 7 Schritten zur effektiven Präsentation ermöglicht es, nicht nur Probleme effizient zu lösen, sondern auch die Lösungen überzeugend zu präsentieren. Dies kann dazu beitragen, bessere Ergebnisse und eine erfolgreichere Kommunikation in verschiedenen geschäftlichen Kontexten zu erzielen.

Generell kann man die Schritte in drei Phasen einteilen:

Die erste zielt darauf ab, ein Expertenteam zusammenzustellen, das sich dem Problem soweit annimmt, dass der Kunde durch Einleitung einer Sofortmaßnahme nicht mehr damit konfrontiert ist.

In der zweiten Phase wird das Problem solange intensiv analysiert, bis die konkrete Ursache identifiziert ist. Die 5-W-Methode eignet sich dafür als einfach anzuwendendes Werkzeug.

Durch verschiedene „Warum“-Fragen wird ein Problem auf den fehlerverursachenden Schritt reduziert (es darf dabei, anders als der Name der Methode vermuten lässt, mit mehr als 5 Warum-Fragen nachgehakt werden). Anschließend werden Korrekturmaßnahmen ermittelt und auf langfristige Wirksamkeit geprüft.

In der dritten und abschließenden Phase werden die gefundenen Lösungen organisatorisch (aktualisierte Arbeitsanweisungen, Schulungen usw.) und technisch (Änderungen an Maschinen usw.) im Unternehmen verankert. Zudem werden Vorbeugungsmaßnahmen getroffen, die eine Wiederholung desselben Fehlers an anderer Stelle verhindern sollen.

Hierbei kommt häufig die Fehlermöglichkeits- und Einflussanalyse (FMEA) zum Einsatz, mit der bei Planungen für zukünftige Produkte/Prozesse, bei denen ein Auftreten des identifizierten Problems möglich ist, Schwachstellen ausfindig gemacht und beseitigt werden.

Verwenden Sie zur Fehlermöglichkeits- und Einflussanalyse gerne auch Folien von PresentationLoad!

Zufriedenheit und Bindung Ihrer Kunden

Sie fragen sich, ob die umfangreichen und zeitintensiven Problemlösungsprozesse ihren Aufwand wert sind? Hierzu sei gesagt: Natürlich ist bei jedem Problem abzuwägen, ob es nicht einfacher und schneller zu lösen ist als mit Hilfe von 8D/7STEP.

Dennoch sollte jedes Unternehmen, das sich den Satz „der Kunde ist König“ auf die Fahne schreibt und diesen ernst meint, in die Zusammenstellung eines Expertenteams investieren, das die Reklamationen bis zur vollständigen Kundenzufriedenheit bearbeitet.

Mit Hilfe von 8D/7STEP werden schnelle Sofortmaßnahmen eingeleitet, langfristig wirkungsvolle Lösungen erarbeitet und die Chancen auf eine Wiederholung des Fehlers ausgemerzt. All das zahlt sich letztlich für Sie aus – in Form von Kundenzufriedenheit und Kundenbindung sowie höherer Warenqualität und Mehrwertsteigerung.

Nutzen Sie unsere 8D/7STEP-Vorlagen für PowerPoint mit ausführlichen Erläuterungen der einzelnen Schritte beider Methoden, Vorlagen zur Problemursachenanalyse, Roadmaps, Diagrammen und vielem mehr für die Umsetzung eines erfolgreichen Beschwerdemanagements.

Fazit: 8D und 7STEP gekonnt kombinieren

Die Verbindung von 8D, dem strukturierten Ansatz zur Problemlösung, und den 7 Schritten zur effektiven Präsentation stellt eine kraftvolle Methode dar, um sowohl interne Prozesse zu optimieren als auch externe Kommunikation zu verbessern. Diese Modelle bieten klare und disziplinierte Herangehensweisen, die in vielfältigen Geschäftskontexten Anwendung finden können.

Die Betonung klarer Zielsetzungen, fundierter Zielgruppenanalysen und einer durchdachten inhaltlichen Struktur trägt dazu bei, Probleme effizient zu bewältigen und Präsentationen überzeugend zu gestalten. Dieser integrative Ansatz bietet Unternehmen die Möglichkeit, ihre Effektivität und Wirkung in einer zunehmend anspruchsvollen Geschäftswelt zu steigern.

Sie haben Fragen zum Beitrag oder zu PowerPoint-Präsentationen allgemein? Suchen Sie gerne unseren Kontakt per Mail unter [email protected]. Wir helfen Ihnen weiter!

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