9. Juni 2020

Wie viele PowerPoint-Folien sollten in eine Präsentation?

Vielleicht kennen Sie das: Ein Kollege hält eine Präsentation. Während er redet, bekommen Sie eine Vielzahl von Folien zu sehen. Die Informationen “fliegen” regelrecht an Ihnen vorüber. Während Sie gedanklich noch mit der dritten Folie beschäftigt sind, ist er schon bei der siebzehnten Folie. Oder umgekehrt: Ein Vortrag über 60 Minuten wird mit zu wenigen und zu knappen Folien unterlegt. Es fällt schwer dem Vortrag zu folgen und die Übersicht zu behalten, da die optische Unterstützung fehlt.

In beiden Fällen hinterlässt die Präsentation keinen besonders positiven Eindruck. Und auch der Referent macht sich die Situation nicht unbedingt leichter. Das zeigt, dass die richtige Anzahl Folien in Präsentationen durchaus wichtig sein kann.


Präsentieren mit PowerPoint: Wie viele Folien sind ideal?

Es gilt also ein gutes Maß zu finden. Aber wie legt man eine gute Anzahl an Präsentationsfolien fest? Eines vorweg: die eine perfekte “Quote” gibt es nicht. Niemand kann Ihnen sagen: “Mit einer neuen Folie alle zwei Minuten liegen Sie immer goldrichtig!”. Und wenn es doch jemand tut, sollten Sie ihm nicht glauben. Jede Präsentation ist anders. Jeder Referent und jedes Unternehmen sind anders. Und jede Vortragssituation ist anders.

Letztlich bleibt es also Ihnen überlassen, die richtige Anzahl an Folien für Ihre Präsentation festzulegen. Ein paar grundsätzliche Leitgedanken können Sie sich dabei aber durchaus zu Nutze machen.

PowerPoint Tipps. wie viele Folien pro Präsentation

Sieben Regeln für die richtige Anzahl Folien in Präsentationen

 

1. Qualität vor Quantität

Mit einer Vielzahl detailreicher Informationen kann man Menschen beeindrucken – aber auch überfordern und langweilen. Vergegenwärtigen Sie sich wichtige Punkte und halten Sie sich daran, ohne sich in Details zu verrennen. Unklarheiten können Sie auf Nachfrage immer noch klären.

Präsentationsfolien sollten dementsprechend keine Aneinanderreihung von komplexen Informationen und “Textwüsten” sein. Ihr Publikum sollte nicht mit Lesen beschäftigt sein (falls es das überhaupt täte), sondern Ihnen zuhören. Und wenn alles, was Sie sagen auch auf Ihren Folien steht, macht das das Gesagte fast überflüssig.
Eine gute Präsentationsfolie sollte deshalb lediglich einen Überblick über wichtige Punkte bieten oder durch audiovisuelles Material ergänzen. Sie sollte den Vortrag stützen, aber nicht der Vortrag sein. Halten Sie sie klar und minimalistisch.

 


2. Informationen „portionieren“

In unserer Welt geht es oft um Effizienz und so wird sie allzu schnell und automatisch auf alles angewendet. Informationsvermittlung funktioniert aber nicht immer nach diesem Prinzip. Sie können das mit einem guten Essen vergleichen. Das nehmen Sie am liebsten hübsch angerichtet und in mundgerechten Happen zu sich, statt unschön auf dem Teller gestapelt und am Stück.

Und so sollte es auch mit Informationen sein. Auch sie sind für die Zuhörer „appetitlicher“ und „leichter zu schlucken“, wenn sie gut portioniert vorgetragen werden. Nur weil Sie auf einer Folie genug Platz für mehrere wichtige Punkte haben, heißt das also nicht, dass Sie diese auch dort unterbringen müssen. Teilen Sie wichtige Punkte sinnvoll auf mehrere Folien auf, um ihre Bedeutung zu unterstreichen und die Aufmerksamkeit der Zuhörer darauf zu fokussieren.

Referieren Sie beispielsweise über ein Produktsortiment, zählen Sie nicht Produkt A, Produkt B und Produkt C auf einer Folie auf, sondern erstellen für jedes eine einzelne Folie. Die können dann mit Bildern oder Stichworten ergänzt werden. Die Folienanzahl der Präsentation erhöht sich auf diese Weise natürlich, aber Sie erzielen eine bessere Wirkung.


3. So viel wie nötig, aber so wenig wie möglich

An diesem Punkt kommt nun doch die Effizienz ins Spiel. Allerdings geht es um sinnvolle Einsparungen. Folien können und sollen einen Vortrag unterstützen. Sie können einen Leitfaden bieten, visuelle Informationen ergänzen oder den Vortrag einfach etwas auflockern. Text sollte dabei, wie bereits gesagt, nicht allzu viel im Spiel sein.

Aber auch bei anderen Bestandteilen, wie beispielsweise Bildern oder Grafiken, sollten Sie immer hinterfragen, welchen Zweck diese haben und wie sie der Präsentation nutzen. Was überflüssig oder unnötig erscheint, oder genauso gut mündlich vermittelt werden kann, darf eingespart werden.

Was zweckmäßig und was überflüssig ist, unterliegt dabei aber natürlich Ihrer Bewertung! Wenn Sie beispielsweise eine Karikatur zur Erheiterung einfügen möchten, mag das zwar für das Thema wenig relevant sein, um die Atmosphäre zu lockern kann es für Sie aber dennoch zweckmäßig sein.
Bedenken Sie auch, dass mit Anzahlt und Umfang Ihrer Folien Ihre Flexibilität im Vortrag sinkt. Sie sind an die Folien und Ihren Inhalt gebunden und je mehr sie davon haben, desto weniger Möglichkeiten haben Sie, davon abzuweichen. Das kann durchaus eine Hilfe sein, wenn man etwas unsicher ist. Wer jedoch lieber sehr frei redet und das gern ohne strikte Vorgaben tut, kann darin durch die Folien begrenzt werden.


powerpoint präsentation und vortrag üben

4. Versuch macht klug – Übung macht den Meister!

Unseren Kindern sagen wir gern, sie sollen Dinge, bei denen sie unsicher sind, einfach öfter üben. Warum also machen wir das nicht auch selbst? Eine sehr effektive Möglichkeit, um festzustellen, ob eine Präsentation so funktioniert wie man es sich wünscht, ist, sie einfach vorab einmal (oder auch mehrmals) durchzuspielen.

Macht man das vor Freunden oder der Familie, kann einem das wertvolles Feedback liefern. Aber auch allein vor dem Spiegel oder mit einem imaginären Publikum kann die Übung sehr hilfreich sein. Schnell wird klar, wo es noch hakt, ob der vorgegebene Zeitrahmen passt und wie sich die Folien in den Vortrag einfügen. Dementsprechend können Anpassungen vorgenommen werden.

Haben Sie bei der Probe festgestellt, dass Sie mit Ihrem Vortrag schneller durch sind als geplant, können Sie noch Zusatzinfos und Folien einfügen. Hatten Sie hingegen Probleme die Präsentation innerhalb der geplanten Zeit abzuschließen und konnten auf einzelne Folien kaum eingehen oder mussten sie überspringen, sollte gekürzt werden.

Dabei spielt auch das Sprechtempo eine Rolle. Wer schnell redet, kann viele Folien in kurzer Zeit abhandeln. Wer langsam spricht, schafft deutlich weniger. Idealerweise schafft man es, in einem Tempo zu sprechen, das für die Zuhörer angenehm ist und ihnen ermöglicht, dem Vortrag gut zu folgen. Aber nicht jeder hat in dieser Situation die Selbstkontrolle oder das entsprechende Talent zum Vortragen. So oder so sollte die Folienanzahl dem eigenen Sprechtempo entsprechend angepasst werden können.


5. Maß halten!

Manche Referenten halten sich gerne ein paar mehr Folien „in Reserve“, für den Fall, dass am Ende noch Zeit übrig ist und sie noch etwas brauchen, auf das sie eingehen können oder um auch alles abdecken zu können. Das kann man machen. Optimal ist es jedoch nicht. Werden die Reservefolien nicht besprochen, hinterlässt das leicht beim Publikum den Eindruck, der Referent sei eigentlich nicht fertig geworden und es fehlen noch Informationen.

Umgekehrt gibt es auch Redner, die ihren Folienumfang sehr minimalistisch gestalten, um ihren Vortrag möglichst flexibel halten zu können oder zu vereinfachen. Auch das kann man machen. Aber auch das kann bei den Zuhörern Irritationen hervorrufen, da ihnen die visuelle Untermalung fehlt.
Es sollten also weder zu viele noch zu wenige Folien sein. Das ist oft leichter gesagt als getan. Die Entscheidung darüber, was wichtig und was unwichtig und was hilfreich ist oder doch eher überflüssig, können Sie letztlich nur selbst treffen. Vertrauen Sie hier am besten auf Ihr Gefühl und Ihre Expertise!


PPT Präsentation erstellen, konzeption und inhalte

6. Auch die Umstände entscheiden!

Ein weiterer Grund, weshalb es die Patentlösung für die perfekte Präsentation nicht gibt, ist, dass immer auch die Umstände, unter denen ein Vortrag gehalten wird, eine Rolle spielen. Individuelle Faktoren wie Thema, Publikum und Räumlichkeiten sollten immer bedacht werden, wenn es um Umfang und Aufbau von Folienpräsentationen geht.

Das sollten Sie dabei beachten:

  • Das Thema: Je nach Thema kann es durchaus unterschiedlich sein, wie viele Folien in Präsentationen erforderlich und hilfreich sind. Geht es beispielsweise darum, technische Abläufe zu erläutern, Baufortschritte oder neue Produkte zu dokumentieren oder Geschäftszahlen und Statistiken zu präsentieren, eignen sich Bilder oder Grafiken am besten. Dann mach es wenig Sinn, relevante Inhalte einzusparen, nur um die Anzahl der Folien gering zu halten. Bei einem sehr trockenen, vielleicht „einschläfernden“ Thema, kann visuelle Unterstützung außerdem helfen, die Aufmerksamkeit zu fördern. Basiert ein Thema dagegen eher auf mündlichen Erläuterungen, bei denen die Folienpräsentation lediglich etwas Orientierung bieten soll, wäre es ebenso wenig sinnvoll die Folienanzahl künstlich zu erhöhen.

  • Das Publikum: Abhängig von der Zuhörerschaft können mehr oder weniger Folien zu einem Thema erforderlich sein. Halten Sie beispielsweise eine Präsentation mit vielen Fachbegriffen vor einem Experten-Publikum, werden Sie kaum Zusatzmaterial zur Erklärung und Veranschaulichung brauchen. Versuchen Sie jedoch Laien oder einem eher unerfahrenen Publikum dieselben Inhalte zu vermitteln, werden sie Vieles erst erläutern müssen und dafür vielleicht visuelle Hilfsmittel gut brauchen können.

  • Die Räumlichkeiten: Die beste Präsentationsfolie nutzt Ihnen wenig, wenn sie schlecht oder nicht für jeden erkennbar ist. Wichtige Inhalte können vielleicht nicht wunschgemäß vermittelt werden. Das sorgt bei Vortragendem und Publikum für Frustration. Bei ungünstigen Licht- und/oder Sichtverhältnissen kann es deshalb sinnvoll sein, weniger Arbeit in die Folien zu investieren und den Schwerpunkt auf den mündlichen Vortrag zu legen. Umkehrt kann es für beide Seiten angenehm sein, wenn gute technische Umstände eine umfangreichere Untermalung ermöglichen. Diese sollte aber nur dann erweitert werden, wenn Ihnen das auch wirklich sinnvoll erscheint.

PPT-Präsentation erstellen und halten

7. Haben Sie den Mut zur eigenen Expertise!

Dieser Punkt fasst etwas sehr Grundsätzliches zusammen. Meinungen gibt es viele. Auch wenn es um etwas so scheinbar Unverfängliches wie die optimale Anzahl an Folien für eine Präsentation geht, lässt sich offenbar vortrefflich darüber diskutieren und philosophieren. Und so finden sich reichlich Ratgeber von (teilweise selbsternannten) Experten dazu, wie viele Folien in Präsentationen richtig sind. Denen können Sie durchaus folgen.

Allerdings sollten Sie bedenken, dass keiner dieser Experten seine Methode genau für Ihren Vortragsstil und Ihr Thema entwickelt hat. Außerdem gehen die Empfehlungen teilweise sehr weit auseinander. Während einige 40 Folien in zehn Minuten empfehlen, kritisieren andere dies als „Trickfilm“ und raten zu gerade einmal zwei Folien in zehn Minuten. Sie können also, was die Anzahl Ihrer Folien angeht, getrost Ihr eigener Experte sein und sich für so viele Folien entscheiden, wie Sie für nötig und richtig halten.

Das gilt auch für die Zeit, die Sie auf einzelnen Folien verweilen. Nicht jede Folie muss und kann den gleichen Zeitaufwand beanspruchen. Er hängt immer von Aufbau und Inhalt der Folie ab. Wenn Sie bei einer Folie mehrere Minuten verweilen, eine andere aber in wenigen Sekunden abhandeln können, ist das völlig in Ordnung.



Expertenmeinungen: nützlich, aber nicht verbindlich!

Falls Sie sich mit einer vorgegebenen Richtschnur doch sicherer fühlen, können Sie verschiedene bekannte Vortragsmethoden natürlich dennoch zur Orientierung heranziehen. Achten Sie aber darauf, dass diese sich auch auf Ihren Vortrag anwenden lassen. Dies sind einige bekannte Methoden, die für Folienpräsentationen genutzt werden:

 

Die 10-20-30-Methode bzw. Kawasaki-Methode:

Die vielleicht bekannteste und am häufigsten angewandte Methode ist die 10-20-30-Regel nach Guy Kawasaki. Sie gibt vor, dass in einer 20-minütigen Präsentation zehn Folien verwendet werden sollen. Text soll dabei mindestens in Schriftgröße 30 verfasst sein. Das macht etwa zwei Minuten pro Folie – ein Richtwert, den man bei diesem Thema häufig antrifft. Für Anfänger oder unsichere Redner kann diese Methode durchaus eine hilfreiche Orientierung sein. Als eiserne Regel sollten Sie sie aber nicht auffassen.


Die Pecha-Kucha-Methode:

Immer bekannter wird die Pecha-Kucha-Methode. Die Methode kommt aus Japan und der Begriff bedeutet übersetzt so viel wie „dauernd redend“. Pecha Kucha basiert auf sehr rigiden Vorgaben, was Zeit und Folienanzahl betrifft. Ein Pecha-Kucha-Vortrag beinhaltet 20 Bilder. Jedes Bild wird für exakt 20 Sekunden eingeblendet. Die Sprechzeit beträgt damit genau 6 Minuten und 40 Sekunden. Der klare, einfache Rhythmus scheint diese Methode so erfolgreich zu machen. Auch hier können Sie sich frei fühlen, die strikten Regeln für sich anzupassen.


Lessig-Methode bzw. Speed-Slide-Show:

Sehr interessant ist die Lessig-Methode oder auch Speed-Slide-Show. Sie basiert auf vielen Folien mit einem sehr schnellen Folien-Wechsel. 15 Sekunden (oder sogar weniger) pro Folie und damit etwa vier Folien pro Minute sollen es sein. Durch die schnellen Wechsel haben die Zuhörer kaum eine Chance „abzudriften“ und werden von der Präsentation sprichwörtlich gefesselt. Wichtig ist dabei eine starke Synchronisation der Rede mit den Folien. Das erfordert Übung und macht die Methode nicht gerade einfach für den Redner.


Die Takahashi-Methode:

Die Takahashi-Methode funktioniert nach einem ähnlichen Prinzip wie die Lessig-Methode. Auch hier erscheinen die Folien jeweils nur für wenige Sekunden. Das Besondere: sämtliche Folien enthalten nur ein oder einige wenige Worte in sehr großer Schrift. Sie sollen schlagwortartig das Gesagte betonen. Auch hier steht die Aufmerksamkeit der Zuhörer im Mittelpunkt. Zudem bietet diese Methode dem Redner immer passende Stichpunkte, was Hilfsmittel, wie beispielsweise Karteikarten, überflüssig macht. Für Vorträge, die auf Bilder, Grafiken oder ähnliches angewiesen sind, ist diese Methode natürlich nicht geeignet.

Wie Sie sehen, gehen die verschiedenen Ansätze und Ideen weit auseinander. Welche Methode ist dabei nun die richtige? Die Antwort ist einfach! Es ist Ihr Vortrag: also Ihre! Wenn eine der Methoden mit festen Vorgaben gut für Sie funktioniert und Ihnen gefällt, dann nutzen Sie sie! Wenn nicht, dann passen Sie sie an oder folgen Sie gleich ganz Ihren eigenen Vorgaben.

 

Weitere nützliche PowerPoint-Tipps:

  • Beginnen Sie Ihre Vorbereitungen nicht mit dem Erstellen der Folienpräsentation, sondern legen Sie diesen Schritt möglichst weit ans Ende Ihrer Arbeit. Viele Referenten wählen den umgekehrten Weg und entwerfen ihren Vortrag um die Folien herum. Das legt einen falschen Fokus, denn nicht die Folien sollten den Mittelpunkt bilden, sondern der Vortrag. Bereiten Sie erst Ihre Inhalte vor und entscheiden Sie dann, wie Sie sie sinnvoll darstellen können.

  • Bedenken Sie bei der Erstellung Ihrer Präsentation im Hinblick auf die Zeitplanung, dass sie etwas Raum für Fragen, Diskussion oder andere Verzögerungen lassen müssen. Sie sollten nur etwas 80% der Zeit für Ihren Vortrag verplanen. Brauchen Sie länger als geplant und Sie müssen überziehen, entsteht schnell Unruhe und Unzufriedenheit bei Ihren Zuhörern. Sind Sie etwas früher fertig, dann nehmen Sie das so hin. Versuchen Sie nicht, den Vortrag künstlich durch Ergänzungen und Zurückspringen in der Präsentation zu verlängern. Widmen Sie sich lieber verstärkt den Fragen oder Anmerkungen Ihres Publikums.

  • Etwas Flexibilität kann grundsätzlich nicht schaden, denn nicht immer entwickelt sich ein Vortrag wie erwartet. Vielleicht stellen Sie fest, dass einige Inhalte den Zuhörern bereits hinreichend bekannt sind. Verweilen Sie dann nicht zwangsläufig wie geplant auf der entsprechenden Folie, sondern gehen Sie verstärkt auf andere Punkte ein. Vielleicht brauchen Sie auch länger als geplant, da Nachfragen oder Unklarheiten auftreten. Solche Abweichungen sind normal und sollten Sie nicht aus der Ruhe bringen.

  • Vergessen Sie nicht rechtzeitig zu prüfen, ob technisch alles so funktioniert wie es soll und machen Sie sich mit den nötigen Einstellungen und Schritten vertraut. Das gilt insbesondere, wenn Sie mit eingebetteten Videos oder Sounds arbeiten.


Ein guter Rat zum Schluss:

Die größte „Stolperfalle“ bei Vorträgen ist meist nicht die Folienpräsentation, sondern die Verunsicherung des Vortragenden. Ihre Zuhörer waren wahrscheinlich auch schon in Ihrer Rolle, kennen die gleichen Schwierigkeiten und werden Ihnen gegebenenfalls ein paar Folien zu viel oder zu wenig verzeihen. Bleiben Sie einfach souverän und Sie selbst. Eine perfekte, aber leblose Präsentation beeindruckt oft weniger als ein Vortrag mit „Ecken und Kanten“, aber dafür mit Persönlichkeit.

 

powerpoint tipp

Check out the PresentationLoad PowerPoint Shop

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.