Fragen & Fragrunde bei PPT-Präsentationen
26. Juni 2020

Wie Sie Fragerunden (Q&A) bei Ihren Präsentationen gestalten

Dem Publikum die Möglichkeit zu geben, nach dem Vortrag Fragen zu stellen, ist ein beliebter Abschluss für Präsentationen, der auch viele Vorteile hat. So kann der Vortragende in direkten Kontakt mit den Anwesenden treten und etwaige Unklarheiten aus dem Weg räumen. Zudem zeigt er sein Engagement und sein Interesse an den Bedenken des Publikums und hat Gelegenheit, mit seinem weiterführenden Wissen zu beeindrucken.

Fragerunden sind allerdings nicht ungefährlich und können schnell aus dem Ruder laufen, wenn sie vom Vortragenden nicht richtig gehandhabt werden. Themenfremde Fragen kommen auf, Kritik am Vortrag wird laut oder eine Einzelperson will sich profilieren und verbraucht auf Kosten der anderen die ganze Redezeit. Um Fragerunden gut führen zu können, braucht es gute Planung im Vorfeld und ein gewisses Fingerspitzengefühl. Die folgenden Punkte sollten während der Fragerunde auf alle Fälle beachtet werden:

 


Positive Reaktion auf Fragen

Auf Fragen sollte immer positiv und dankbar reagiert werden. Es gilt, eine Wohlfühlatmosphäre zu schaffen, in der niemand Angst haben muss, sich zu Wort zu melden. Dafür reicht schon ein schlichtes „Danke für Ihre Frage“ oder „Vielen Dank, Sie sprechen da einen interessanten Punkt an“, gefolgt von einer ausführlichen Erklärung.

 


Wiederholung der Frage

Es ist essenziell, dass jede Frage wiederholt wird. Meistens hat das Publikum kein Mikrofon zur Verfügung und nur durch die Wiederholung seitens des Vortragenden hören auch wirklich alle Anwesenden die Frage. So haben alle Zuhörer etwas von der Antwort und man kann vermeiden, dass dieselbe Frage mehrmals gestellt wird.

 


Durchdachte Antworten brauchen etwas Bedenkzeit

Es ist wichtig, gut durchdachte und strukturierte Antworten zu geben, auch wenn dafür etwas Bedenkzeit notwendig ist. Es gilt dem Verlangen zu widerstehen, sofort zu antworten, und sich die Zeit zu nehmen, die für eine klare Antwort notwendig ist. Das Publikum ist geduldiger als man denkt und weiß es zu schätzen, wenn es nicht mit einer halbherzigen, schlecht durchdachten Antwort abgespeist wird.

 


Umgestaltung einer Frage, um mehr Relevanz herzustellen

Die Chancen stehen gut, dass in jeder Fragerunde mindestens eine Frage gestellt wird, die nicht relevant ist oder schlicht nicht zum Thema der Präsentation passt. Mit etwas Übung lassen sich aber auch solche Fragen so umgestalten, dass sie kontextuell sinnvoll werden und ihre Beantwortung Mehrwert für das Publikum erzeugt. Hier ist es wichtig, die Aspekte der Frage herauszufiltern, die zum Vortrag passen und sich auf diese zu konzentrieren.

Mit offenen Fragen konfrontiert zu werden, ist immer eine Herausforderung und auch eine Frage des Selbstvertrauens. Durch die richtige Vorbereitung und mit etwas Übung überwiegen aber die Vorteile und Ihre Fragerunden werden ein Erfolg!

 


Gute Vorbereitung auf die Q&As am Ende Ihre Präsentation

Für eine Q&A Präsentation ist es sinnvoll, schon im Vorfeld zu überlegen, welche Fragen auftauchen könnten. Dafür sollte die fertige Präsentation gezielt einmal auf entsprechende Aspekte untersucht werden. Auch ein Probedurchlauf vor einem Testpublikum kann zeigen, welche Fragen sich ergeben können. So lassen sich im Voraus passende Antworten zurechtlegen, die dann nicht erst überlegt werden müssen. Eventuell lässt sich der Inhalt der Präsentation auch abwandeln, wenn verhindert werden soll, dass bestimmte Fragen überhaupt auftauchen. Dabei ist allerdings Vorsicht geboten, um den Inhalt nicht zu sehr zu beschneiden.

Besonders professionell und gut vorbereitet wirkt es, wenn für den Fall entsprechender Nachfragen ein paar Extra-Folien für die Fragerunde vorbereitet wurden. Diese können mit Zusatzinformationen, Grafiken oder Ähnlichem bestückt sein.

 


Regeln für die Fragerunde im Vorfeld aufstellen

Fragen nach Präsentation oder Fragen während Präsentation? Oder beides? Es sollte im Vorfeld festgelegt werden, wann das Publikum Fragen stellen darf. Hier entscheidet die eigene Vorliebe. Routinierte Redner lassen sich durch das Fragen während der Präsentation meist nicht aus dem Konzept bringen. Das Fragen nach der Präsentation ist aber genauso legitim, verhindert Unterbrechungen und erleichtert zudem das Zeitmanagement. Gerade für ungeübte oder nervöse Redner ist das meist vorteilhafter.

 


Fragerunde vs. Diskussion

Ob die Fragerunde nach Ihrer Präsentation in eine Diskussion „ausarten“ darf, sollte ebenfalls schon vorher überlegt werden. Natürlich können gerade intensive Diskussionen interessant und bereichernd sein. Gleichzeitig besteht aber die Gefahr, dass das Gespräch in eine einseitige Richtung abdriftet und andere Fragesteller das Nachsehen haben. Wenn das passiert, ist Gegenlenken angesagt. („Ich denke, wir sollten jetzt auch noch andere Interessierte zu Wort kommen lassen.“)

Sollte es zeitlich möglich sein, kann dem Diskussionspartner auch ein Fortsetzen des Gesprächs im Anschluss angeboten werden.

 


Bei negativen Fragen immer souverän reagieren

Bei jeder Q&A Präsentation ist auch mit dem ein oder anderen Querulanten zu rechnen. Solche Fragesteller neigen dazu, Referenten mit negativ oder aggressiv formulierten Fragen (häufig mehrere gleichzeitig) in die Enge zu drängen. Oft kennen sie sich auch noch gut mit der Thematik aus und finden für jede Antwort kritische Einwände. Dennoch geht es ihnen oftmals lediglich darum zu provozieren. Hier gilt es souverän zu reagieren und sich nicht in einen „Abwehr-Modus“ zu begeben.

Sachlich und beherrscht bleiben und das Gespräch in eine positive Richtung wenden, heißt die Devise. Durch geschickte Formulierungen lässt sich beispielsweise eine gefühlte Übereinstimmung herstellen („Was Ihre Bedenken angeht, gebe ich Ihnen durchaus Recht…“). Ebenfalls nervig für Referenten: Fragen, die in der Präsentation eigentlich schon umfassend beantwortet wurden, sodass klar wird, dass der Fragesteller einfach nicht wirklich zugehört hat. Hier punktet man mit Freundlichkeit und Gelassenheit und beantwortet die Frage einfach. Auf Anmerkungen, dass das Thema eigentlich schon abgehandelt wurde („Wie ich bereits erklärt habe…“), sollte verzichtet werden.

 


Zu viele Fragen auf Einmal? Fragenhagel managen

Manche Zuhörer stellen mehrere Fragen auf einmal. Sie alle im Hinterkopf zu behalten, während man antwortet, ist kaum möglich. Daher ist es empfehlenswert, eine leichte Frage auszuwählen und diese bestmöglich zu beantworten. Dann kann beim Fragenden noch einmal nachgehakt werden. Unkonzentriert oder desinteressiert wirkt dabei das direkte Erkundigen nach den weiteren Fragen.

Geschickter reagiert man mit dem Satz: „Sie hatten noch eine andere Frage?“. Der Fragende ist dann gezwungen, seine Frage noch einmal zu wiederholen. Häufig erklären die Betreffenden das Anliegen an dieser Stelle aber bereits für erledigt.

 


Nicht raten, sondern die Beantwortung besser vertagen

Nicht für jede Frage muss man eine passende Antwort parat haben. Es kann immer vorkommen, dass Informationen einfach gerade nicht vorliegen oder dass ein bestimmter Aspekt übersehen wurde. Sich jetzt etwas zusammenzureimen, Vermutungen anzustellen oder gar zu raten, funktioniert meistens nicht und ist doppelt unangenehm, wenn es auffällt. Ehrlichkeit währt also auch hier am längsten. Wenn etwas gerade nicht beantwortet werden kann, dann darf das ruhig offen eingestanden werden.

Werden Vermutungen geäußert, sollten diese klar als solche benannt werden. Je nach Situation kann es auch sinnvoll sein, den Fragesteller um einer Kontaktmöglichkeit zu bitten und die entsprechenden Informationen nachzureichen.

 


Diskretion wahren

Es gibt nicht nur Fragen, die nicht beantwortet werden können, sondern auch solche, die nicht beantwortet werden dürfen. Das kann beispielsweise Firmeninterna oder Datenschutzbelange betreffen. Eine Antwort wie „Dazu darf ich leider nichts sagen“ erfüllt in einem solchen Fall zwar ihren Zweck, wirkt aber eher barsch und ablehnend. Vorteilhafter ist ein Appell an das Verständnis des Publikums: „Sicher werden Sie verstehen, dass ich…“.

 


Einen Rahmen setzen

Manchmal enden Fragerunden von selbst, indem einfach keine Fragen mehr kommen. Von diesem Fall können Referenten allerdings nicht automatisch ausgehen. Damit sich die Q&A Präsentation nicht ins Unendliche zieht, sollte ein Plan zum Abschließen der Fragerunde bestehen. Der kann schon zu Beginn umgesetzt werden, indem nur eine bestimmte Anzahl an Fragen zugelassen oder aber ein Zeitrahmen für die Fragen angegeben wird. Dies sollte jeweils deutlich zum Start der Fragerunde kommuniziert werden. Wird das Ende des Frageteils der Präsentation offengelassen, sollten Referenten Formulierungen parat haben, um das Ende einzuleiten (z.B.: „Wir haben noch Zeit für eine letzte Frage.“).

 


Notfalltipp: das Schweigen an Ende Ihrer Präsentation brechen

Auch wer sich auf die Fragerunde nach der Präsentation optimal vorbereitet hat, kann noch überrascht werden. Nämlich dann, wenn nach dem üblichen „Haben Sie Fragen?“ einfach keine Wortmeldungen kommen und peinliches Schweigen eintritt. Die Gründe für eine solche Situation liegen meist nicht in der Qualität des Vortrags. In der Regel besteht einfach eine gewisse Scheu, öffentlich zu sprechen oder sich als Erster zu Wort zu melden. Oftmals hilft hier schon eine einladendere Formulierung wie „Welche Fragen kann ich Ihnen beantworten?“.

Auch den Einstieg in die Fragerunde selbst zu übernehmen ist möglich, indem etwa Formulierungen wie „Was ich häufig zum Thema gefragt werde ist…“ genutzt werden. Dadurch ergeben sich oft Anschlussfragen und das Eis ist gebrochen. Alternativ kann ein entsprechender Einstieg auch mit einer bekannten Person abgesprochen werden, die die Einstiegsfrage übernimmt (beispielsweise der Moderator).
Auch Fragen an das Publikum können helfen, das Gespräch in Gang zu bringen („Welche Erfahrungen haben Sie mit dem Thema gemacht?“).

Die direkte Ansprache einzelner Personen („Sie schauen so kritisch“) ist ebenfalls möglich. Hier ist allerdings Vorsicht geboten, um nicht zu forsch zu wirken. Nicht jeder empfindet eine solche Ansprache als angenehm. Die Atmosphäre sollte freundlich und einladend bleiben.

 

 

 

 

 

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