Identifiziert: Die größten Zeitfresser bei der PowerPoint-Nutzung
Wussten Sie, dass Angestellte und Freiberufler pro Jahr durchschnittlich 100 Stunden für die Erstellung von Präsentationen und die Arbeit mit PowerPoint verbrauchen?
Das hat eine branchenübergreifende Studie des Marktforschungsunternehmens INNOFACT herausgefunden.
Das Ergebnis macht deutlich: Ob für Messen, Vorträge oder Pitchs – Präsentationen sind fester Bestandteil im Businessalltag und entsprechend viel Zeit fließt in ihre Erstellung und Vorbereitung.
Schon vor ein paar Jahren hat eine Studie der GfK jedoch aufgezeigt, dass Mitarbeiter dabei zu viel Zeit für die Formatierung ihrer PowerPoint-Folien aufwenden. Von im Schnitt 20 Stunden Arbeit mit PowerPoint pro Monat gehen rund 8 Stunden für größtenteils wiederkehrende Arbeitsschritte drauf:
- Folien-Gestaltung und -Formatierung
- Erstellung von Diagrammen und Tabellen
- Überführung von älteren Folien in neues Design
- Bilder/Icons-Recherche
- Aktualitätsprüfung von Präsentationen
- Suche nach Master-Vorlagen
Oft sind es auf den ersten Blick nur Kleinigkeiten, die aber zur perfekten Vollendung der Präsentation dennoch erledigt werden müssen. Und diese scheinbaren Kleinigkeiten schlucken am Ende addiert ganze 40 Prozent der Arbeitszeit mit PowerPoint.
Umso wichtiger ist es also, etwas gegen diese Zeitfresser zu unternehmen und damit mehr wertvolle Zeit für andere wichtige Aufgaben freizusetzen!
Produktivität erhöhen – Zeitfresser eliminieren
Durch den Einsatz der folgenden Werkzeuge und Hilfsmittel für PowerPoint können Sie Ihre Workflows deutlich vereinfachen und beschleunigen:
Schnellzugriffleiste
Optimieren Sie Ihren Arbeitsalltag mit PowerPoint, indem Sie häufig benötigte Shortcuts und Befehle zu Ihrer Schnellzugriffleiste hinzufügen. Damit passen Sie die Benutzeroberfläche des Programms ganz an Ihre individuellen Anforderungen und Arbeitsweise an. Wie Sie die Schnellzugriffleiste definieren, erfahren Sie hier.
PowerPoint-Vorlagen
Die Vorteile der Nutzung von PowerPoint-Templates liegt auf der Hand: Vorgefertigte Designs und Platzhalter, in die Sie nur noch Ihre Inhalte reinkopieren müssen. Ausgewählte Bilderwelten und bereits recherchierte Inhalte zu bestimmten Themen, die Sie direkt präsentieren können. Eine große Auswahl an Präsentationsvorlagen finden Sie in unserem Shop.
Folienmaster & Styleguide
Der PowerPoint Folienmaster ist eine individuell definierte Folienvorlage, mit welcher der Aufbau aller Folien festgelegt werden kann. Mit dem Master sorgen Sie für ein einheitliches Erscheinungsbild im Hintergrund Ihrer Präsentationsfolien. Alternativ können Sie einen Styleguide für alle Ihre Mitarbeiter und Kollegen zusammenstellen, der die Regeln genau vorgibt, die es zur Einhaltung des Corporate Designs bei der Foliengestaltung zu beachten gilt.
Übrigens: Sie müssen sich nicht für eine der Lösungen entscheiden, sondern können alle drei miteinander kombinieren: Installieren Sie die Schnellzugriffleiste und bearbeiten Sie damit noch schneller Präsentationsvorlagen mit bereits vorgefertigten Inhalten, die sie mit wenigen Klicks an Ihren vordefinierten Master oder Ihre Styleguide-Vorgaben anpassen.
