10. Oktober 2019

Aufbau und Struktur für die perfekte PowerPoint-Präsentation

Wie in vielen Fällen so gilt auch für eine gelungene PowerPoint-Präsentation: Gute Vorbereitung ist alles. Und diese beginnt schon, bevor man mit der eigentlichen Erstellung der Präsentation anfängt. Denn die Struktur und der Aufbau einer Präsentation sorgen bestenfalls dafür, dass Zuhörer begeistert sind. Deshalb ist es absolut notwendig, sich damit auseinanderzusetzen. Wertvolle Tipps zum Präsentation Aufbau und zur Präsentation Struktur liefert dieser Beitrag.

Anlässe und Themen für eine Präsentation

Grundsätzlich benötigt eine Präsentation zunächst einmal ein Thema und einen konkreten Anlass, zu dem man die Präsentation erstellt. Möglich sind beispielsweise:

  • Vertriebspräsentation bei einem Kunden, um Produkte oder Dienstleistungen vorzustellen
  • Vorstellung von Unternehmenszahlen, etwa für die Geschäftsführung
  • Präsentation fürs Mitarbeiter-Onboarding, um neue Kollegen über die wichtigsten Fakten zum Unternehmen aufzuklären
  • Präsentation für Firmenjubiläen
  • Präsentation für Referate in der Schule oder in der Universität
  • Präsentation von Forschungsergebnissen, etwa für einen wissenschaftlichen Kongress
  • U. v. m.

Ganz gleich zu welchem Thema oder zu welchem Anlass, der Präsentationsaufbau und die Struktur sollten immer einem roten Faden folgen. Im schlimmsten Fall kann es sonst passieren, dass Ihnen die Zuhörer nicht folgen können. Das Ziel Ihrer Präsentation, etwa einen neuen Kunden zu gewinnen, würden Sie damit höchstwahrscheinlich verfehlen.

Der Aufbau der Präsentation

Bevor wir Ihnen die Details zu einem gelungenen Aufbau und einer gelungenen Struktur einer Präsentation nennen, sollten Sie sich zunächst klarmachen, dass der Aufbau jedes Mal dem gleichen Schema folgt: Nach der Einleitung folgt der Hauptteil und anschließend der Schluss. So einfach das auch klingen mag, so schwierig ist es, bei der PowerPoint-Erstellung auch zu beachten, welche Stilmittel oder Elemente geeignet sind, um die Aufmerksamkeitsspanne beim Zuhörer hoch zu halten. Doch was ist bei dem jeweiligen Abschnitt der Präsentation zu berücksichtigen?

1. Einleitung der Präsentation: Neugierig machen

Der Einstieg in eine Präsentation ist für die Präsentation Struktur sehr wichtig. Ihm muss es gelingen, Interesse bei den Zuhörern zu wecken – und idealerweise Sympathie zu erzeugen. Es gibt in dieser Phase wiederum unterschiedliche Möglichkeiten, in die Präsentation einzusteigen.

  • Der sanfte Einstieg

Bei dieser Form der Einleitung holen Sie die Zuhörer bei ihrem Wissensstand ab und kommen sukzessive zum Kerninhalt Ihrer Präsentation. Ihre ersten Folien sollten deshalb relativ einfach gestaltet und für die Zuhörer inhaltlich nicht neu sein. Das Publikum sollte zunächst allen Punkten zustimmen und folgen können, bis Sie schließlich zum Hauptthema kommen. Im ersten Schritt beschreiben Sie hier die Ist-Situation, im zweiten Schritt die Komplikation und im dritten Schritt erörtern Sie die Frage, wie man nun auf diese Herausforderung am besten reagieren könnte.

  • Der Einstieg mit Überraschungseffekt

Bei dieser Form der Einleitung ist das Überraschungsmoment auf Ihrer Seite: Sie starten in die Präsentation, indem Sie Ihre Zuhörer förmlich mit einer Aussage schockieren oder überraschen. Hierfür gut geeignet sind beispielsweise plakative Aussagen oder Ergebnisse aus Studien. Sie sollten allerdings detailliert prüfen, dass diese Stellungnahmen wahr und für die Zuhörer relevant sind. Andernfalls werden Sie nicht das Vertrauen der Zuhörerschaft gewinnen. Auch hier schildern Sie zunächst die Situation und stellen dar, was passiert ist oder passieren könnte, Sie beschreiben die möglichen Konsequenzen daraus und stellen die Frage, wie man nun darauf reagieren sollte.

2. Der Hauptteil als wesentlicher Kern der Präsentation

Im Hauptteil der Präsentation, der etwa 70 Prozent Ihres Vortrags ausmachen sollte, geht es nun darum, Ihr Präsentationsthema auszugestalten. Dabei sollten Sie stets überlegen, was Sie von einer Präsentation erwarten, wenn Sie Zuhörer sind. Vermutlich werden Sie sich fragen, was genau der Präsentierende Ihnen mit seinem Vortrag mitteilen möchte – und ob Sie seiner Meinung oder seinem Vortrag zustimmen. Bestenfalls gestalten Sie Ihre Präsentation nicht nur wie einen Frontalvortrag, sondern beziehen Ihre Zuhörer in einer Art „Frage-Antwort-Szenario“ aktiv ins Geschehen ein. Diese Form der Präsentation nennt man auch dialogorientiertes Präsentieren. Wenn Sie Ihre Zuhörer auf diese Weise einbinden, können Sie sich der vollen Aufmerksamkeit gewiss sein. Hinsichtlich der Präsentation Struktur gibt es auch hier zwei unterschiedliche Gestaltungsvarianten.

  • Hauptteil als „Pyramide“ gestalten

Bei dieser Präsentation Struktur bringen Sie die Kernbotschaft bereits ganz zu Beginn des Hauptteils Ihres Vortrags. Wenn Sie diese sehr früh ansprechen, werden sich Ihre Zuhörer vermutlich fragen, was Sie damit aussagen wollen. Das ist aber genau der richtige Zeitpunkt, um das Frage-Antwort-Szenario zu beginnen und die Anwesenden soweit zu bekommen, dass Sie Ihnen folgen können.

  • Hauptteil als Trichter

Wenn Sie sich für diese Ausgestaltung Ihrer Präsentation Struktur entscheiden, nennen Sie Ihre Kernaussagen erst gegen Ende des Vortrags. Es wird mit dieser Form allerdings etwas schwieriger, das dialogorientierte Präsentieren mit Fragen und Antworten zu inszenieren. Sollten Sie Ihre Message also erst zum Schluss bringen, kann es durchaus passieren, dass die Zuhörer sie in Frage stellen. Dann ist es notwendig, die zuvor erwähnten Aussagen noch mal auf den Punkt zu bringen und die Kernaussage zu unterstreichen. Diese Struktur ist aber definitiv anspruchsvoller umzusetzen, insbesondere dann, wenn man noch nicht so geübt ist. In manchen Fällen ist diese Form der Präsentation Struktur dennoch nützlich, nämlich genau dann, wenn ein Thema zuvor bereits sehr umstritten diskutiert wurde oder eine hohe emotionale Komponente hat. Wenn Sie also schon zu Beginn Ihres Vortrags Öl ins Feuer gießen, kann dies zu schwer zu kontrollierenden Diskussionen während Ihrer Präsentation mit dem Publikum führen. In solchen Fällen ist es demnach besser, die Kernaussage erst deutlich später zu bringen.

3. Der Schluss: Sie haben Ihre Präsentation schon fast geschafft

Der Schlussteil Ihrer Präsentation ist mit Sicherheit der angenehmste Teil, denn das Wichtigste ist bereits geschafft. Nichtsdestotrotz sollten Sie den Schluss nicht unterschätzen. Hier haben Sie die Gelegenheit, Ihre Kernthesen noch einmal zu unterstreichen. Fassen Sie im ersten Schritt Ihrer Ergebnisse zusammen, ziehen Sie daraus eine Schlussfolgerung und erörtern Sie zuletzt die nächsten Schritte, die nun anzugehen sind. Es bietet sich zudem an, die Zuhörer anzuregen, Rückfragen zu stellen oder eine offene Diskussionsrunde zu initiieren. Wenn Sie sich für Letzteres entscheiden, sollten Sie dies bereits zu Beginn Ihres Vortrags erklären, denn dann können sich die Zuhörer unter Umständen Notizen zu Ihrer Präsentation machen und etwaige Fragen notieren. Als Alternative würde es sich anbieten, die Anwesenden zu Zwischenfragen während des Vortrags zu motivieren. Dies sollten Sie aber nur tun, wenn Sie rhetorisch geschickt sind und sich gut auf neue Situationen einstellen können.

In der Einfachheit liegt oftmals der Schlüssel zum Erfolg einer Präsentation

Bitte berücksichtigen Sie, dass sich eine gute Präsentation nicht dadurch auszeichnet, dass sie haufenweise Folien umfasst. Wie so oft gilt auch hier: Weniger ist mehr. Bei einer Präsentation geht es nicht darum, sich selbst perfekt zu inszenieren, sondern das Publikum mit den eigenen Aussagen zu überzeugen. Deshalb sollten Sie bei der Erstellung der Präsentation immer das Publikum im Blick haben. Fragen Sie sich, wie es Ihnen am besten gelingt, die Zuhörer zu überzeugen. Wenn Sie die Präsentation einfach halten, sodass sie jeder versteht, wird man Ihnen deutlich eher folgen können als wenn Sie Fachchinesisch sprechen. Damit das gelingt, gibt es verschiedene Möglichkeiten:

  • Visualisierungselemente einsetzen

Um eine Präsentation möglichst interessant zu gestalten, sind nicht nur Vortragsweise und -aufbau entscheidend, sondern beispielsweise auch, welche Stilmittel Sie verwenden. Jede Folie ausschließlich mit Bulletpoints zu versehen, wirkt auf Zuhörer heute nicht mehr sehr spannend. Nutzen Sie deshalb doch die vielen verschiedenen Funktionen, die PowerPoint inzwischen bietet. Darunter beispielsweise animierte Videos, die Sie sogar aus der Präsentation abspeichern können, um sie anschließend für weitere Zwecke, zum Beispiel zum Veröffentlichen in den Social Media, zu verwenden. Animationen können vor allem in solchen Fällen hilfreich sein, wenn sich erst durch sehr viele Informationen ein Gesamtbild ergibt. Alle Informationen auf einmal einzublenden, würde das Publikum höchstwahrscheinlich irritieren oder überfordern. Auch Infografiken sind ein beliebtes Mittel, um die Aufmerksamkeit der Zuschauer zu gewinnen. Denn: Bilder sagen oft mehr als Worte. Bei der Gestaltung der Präsentation sollten Sie darüber hinaus daran denken, sie im Corporate Design Ihres Unternehmens anzulegen. Beachten Sie dabei, dass zu viele Farben oder zu viel Text abschreckend wirken können. Um den Spannungsbogen aufrecht zu erhalten, sind solche Stilmittel also oft eine gute Wahl, wenn man sie dosiert einsetzt. Empfehlenswert ist es, pro Folie etwa eine Visualisierung zu verwenden.

  • Folientitel mit Bedacht wählen

Wenn Sie eine Präsentation halten, denken Sie daran, dass Ihre Zuschauer oftmals als Erstes den Titel jeder Folie wahrnehmen. Der Titel sollte deshalb bereits verdeutlichen, um welche Inhalte es auf der Folie geht. Denn damit bieten Sie dem Publikum eine Orientierungshilfe über das, was gleich inhaltlich auf sie zukommen wird. Anstatt aber lapidar „Umsatz 2019“ als Überschrift zu verwenden, bietet es sich eher an, direkt die Kernaussage Ihres Inhalts widerzugeben. Also beispielsweise „Positive Umsatzentwicklung im Jahr 2019“. Diese Form der Folientitel bezeichnet man auch als „Action Title“. In vielen Fällen bietet es sich auch an, Untertitel zu verwenden, wenn die eigentliche Kernaussage für eine knackige Überschrift zu lang ist.

  • Navigatoren nutzen

Eine Präsentation stellt in der Regel Ihre Gedankengänge zu einem bestimmten Thema dar. Wenn Sie also diese Gedankengänge in die Struktur Ihrer Präsentation integrieren, in Form von Hinweisen, hilft das dem Publikum dabei, ihren Gedanken zu folgen. Dieser Navigator lässt sich individuell gestalten – etwa als Zahl, Buchstabe, Symbol oder kleines Schaubild. Sie zeigen diese in der Präsentation immer an derselben Stelle, ändern aber den Inhalt des Navigators im Verlauf Ihres Vortrags.

Wie Sie das Publikum in die Präsentation einbeziehen können

Es hat sich inzwischen gezeigt, dass die Präsentation beim Publikum immer am besten ankommt – oder auch in Erinnerung bleibt –, wenn der Vortragende seine Zuhörer einbezieht. Außerdem wirkt ihr Vortrag so deutlich authentischer und lebendiger. Für den Einstieg in eine Präsentation eignet sich eine Abstimmungsfrage beispielsweise sehr gut, um die Aufmerksamkeit der Zuschauer für sich zu gewinnen. Aber auch für weitere Phasen der Präsentation sind sie ein probates Mittel, um die Zuhörer neugierig zu machen. Um dem Publikum Anreize zu bieten, sich auch wirklich zu melden, sollten Sie allerdings darauf achten, alle Fragen äußerst höflich, aber bestimmt, zu stellen. Indem Sie Ihre Hand selbst heben, regen sie die Zuschauer dazu an, es Ihnen gleich zu tun, denn Menschen neigen oft dazu, reflexartig andere Verhaltensweisen zu imitieren.

Eine weitere Idee ist es, die Zuschauer wie in einer Art interaktivem Quiz gewisse Dinge schätzen zu lassen. Anstatt die Zahlen also einfach nur vorzulesen, könnten Sie dem Publikum drei Antwortmöglichkeiten vorgeben und sie die richtige Antwort raten lassen. Natürlich sollten Sie darauf achten, dass die Frage nicht zu schwer ist. Denn sonst kann es schnell passieren, dass die Zuhörer den Spaß verlieren. Eine weitere Möglichkeit: Sie können Ihre Zuschauer durch eine kleine Fitnessaktivität in das Geschehen einbeziehen. Damit lässt sich nicht nur die Müdigkeit vertreiben, sondern Sie können den Zuhörern auch eine bestimmte Blickrichtung zeigen, indem Sie sie beispielsweise bitten, sich zu bücken, um die Situation aus der Perspektive eines Kinds wahrzunehmen. In diesem Moment ist das Publikum mitten in Ihrem Vortrag dabei, statt nur zuzuhören.

Sie benötigen Hilfe beim Ausarbeiten einer geeigneten Präsentationsstruktur oder dem Aufbau Ihrer Präsentation? Gerne unterstützen wir Sie mit unserer Expertise dabei, die perfekte Präsentation zu erstellen. Kontaktieren Sie uns gerne für ein unverbindliches Angebot. Zudem bieten wir Ihnen im Rahmen unserer PresentationLoad Academy die Möglichkeit, an einem Seminar zum Thema PowerPoint teilzunehmen. Dort erhalten Sie aus erster Hand Tipps für die gelungene PowerPoint-Präsentation – selbstverständlich auch zum Aufbau und Struktur Ihrer Präsentation.

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