28. November 2019

Wie Sie mit Handouts Ihre Präsentation optimal unterstützen

Ihr nächster Termin für eine Präsentation vor Kunden oder Kollegen steht vor der Tür und Sie möchten Ihren Zuhörern ein informatives Handout mit auf den Weg geben? Eine wirklich ausgezeichnete Idee! Auch wenn viele ein Handout vor allem im Kontext eines Seminarvortrags an der Universität oder eines Referats in der Schule assoziieren, stellt es im Unternehmensumfeld zugleich ein probates Mittel dar, damit das Publikum Ihre Präsentation besser nachvollziehen kann. Ganz gleich, ob geschäftliches Meeting oder Business-Schulung: Richtig eingesetzt, unterstützt ein Handout Ihre Präsentation optimal. Noch bevor sie ein Handout konzipieren, stehen die Referenten allerdings oftmals vor der Herausforderung, sich über die Form, den Aufbau und den Inhalt ein klares Bild zu machen – ganz zu schweigen von der Entscheidung, wann der ideale Zeitpunkt ist, das vorbereitete Handout auszugeben – vor, während oder nach der Präsentation. Dieser Blogbeitrag bringt Licht ins Dunkel und macht Sie – auch wenn das letzte Universitätsreferat schon etwas länger her ist – wieder fit in Sachen Handout. Er verrät Ihnen zudem, was ein wirklich gutes Handout ausmacht und wie Sie es optimal gestalten.

Was ist ein Handout?

Der Begriff Handout leitet sich vom englischen Verb „to hand out“ ab. Auf Deutsch bedeutet das so viel wie „aushändigen“. Gebräuchliche deutsche Entsprechungen für den Anglizismus sind unter anderem Handreichung, Handzettel, Tischvorlage oder Thesenpapier. Das Handout bezeichnet jegliche Art von Unterlagen, die Referenten bei einem Vortrag, einer Präsentation, Konferenz oder Besprechung an die Teilnehmer ausgeben. Es ermöglicht den Zuhörern, sich einen Überblick über die anstehenden Themenpunkte zu verschaffen oder das Gehörte im Nachgang zu resümieren.

ACHTUNG: Auch wenn viele die Begriffe Handout und Thesenpapier synonym verwenden, unterscheiden sich die beiden Formen in grundlegenden Aspekten. Das Thesenpapier beinhaltet eine inhaltliche Gliederung und fasst die wichtigsten Thesen in Stichpunkten zusammen. Im Unterschied zum Thesenpapier darf das Handout wesentlich ausführlicher ausfallen. Es bringt die relevanten Aussagen zu den einzelnen Themenabschnitten auf den Punkt und dient als Nachschlagewerk für Kernbegriffe und zentrale Erkenntnisse. Daher ist es problematisch, die beiden Begriffe eng zu führen – geschweige denn, sie synonym zu gebrauchen.

Welche wesentlichen Funktionen hat ein Handout?

Ganz wichtig: Das Handout muss einen Mehrwert liefern. Es bündelt die wichtigsten Aspekte des Vortrags in einem Dokument, indem es alle relevanten Informationen in Textform bereitstellt. Dadurch ergänzt das Handout nicht nur die Präsentation, sondern entlastet zugleich die Präsentationsfolien. So haben Sie durch das Handout die Möglichkeit, Ihre Präsentationsfolien schlicht und möglichst textreduziert zu gestalten. Für Ihre Zuhörer bietet das Handout, abhängig vom Ausgabezeitpunkt, im Wesentlichen drei Vorteile:

  • Die Teilnehmer können das Gesagte während des Vortrags mitverfolgen.
  • Ein Handout ermöglicht es Ihren Zuhörern, das Gesagte mit eigenen Notizen zu ergänzen.
  • Das Publikum erhält einen groben Überblick darüber, worüber Sie referiert haben.

Ein Handout stellt somit nicht nur eine Orientierungshilfe für den Referenten dar, sondern ist auch eine ideale Gedächtnisstütze für die Zuhörer. Überdies ermöglicht es zum einen, dass die Präsentationsteilnehmer den Vortrag im Nachhinein nachvollziehen können. Und zum anderen bietet ein Handout den Personen, die die Präsentation nicht gesehen haben, eine gute Möglichkeit, sich nachträglich zu informieren.

Wie geht man ein Handout an?

Wie Sie sicherlich schon mitbekommen haben, ist das Handout für Ihr Publikum, Ihre Präsentation und Sie selbst durchaus wichtig. Mit der richtigen Herangehensweise sowie ein paar Tipps und Tricks lässt sich ein Handout mit überschaubarem Aufwand erstellen. Natürlich benötigt die Vorbereitung nichtsdestotrotz etwas Zeit, die Sie einplanen sollten. Denn ein Handout erst im letzten Moment schnell und eventuell dementsprechend lieblos zusammenzuschustern, bleibt nicht unbemerkt.

TIPP: Fangen Sie zur Abwechslung doch einfach mit dem Handout, und nicht mit der Präsentation, an. Dadurch, dass Sie sich zunächst auf das Wesentliche konzentrieren, entwickeln Sie anschließend aus dem Handout Schritt für Schritt die Präsentation. Der Vorteil: Sie haben nicht nur ein ausführliches Handout, sondern auch eine „knackige“ Präsentation.

Einheitlich und klar: Formaler Aufbau und Gliederung des Handouts

Wie bei vielen Fragen und Entscheidungen in Sachen Design hat sich auch für das Handout der Leitsatz „Weniger ist mehr“ bewährt. Konkret heißt das: Verzichten Sie auf ganze Sätze und nutzen Sie verstärkt Stichpunkte, Abkürzungen, Pfeile und Symbole. An diesem Leitsatz orientiert sich der optimale Umfang eines Handouts: Es sollte nicht mehr als zwei DIN-A4-Seiten umfassen. Neben allen wichtigen Informationen aus der Präsentation gibt es noch weitere formale Pflichtbestandteile, die ein Handout unbedingt berücksichtigen sollte. Dazu gehören:

  • Grundlegende Daten, die Sie in der oberen linken Ecke des Handouts notieren, wie etwa: Wo findet die Präsentation statt? Wer ist der Referent?
  • Das Datum, das Sie gut sichtbar in der oberen rechten Ecke platzieren.
  • Eine prägnante Überschrift – am besten der Titel Ihrer Präsentation –, die sie zentriert auf dem Handout vermerken.
  • Seitenzahlen, die Sie in der Fußzeile angeben.
  • Eine überzeugende Gliederung, die sich aus den einzelnen Überschriften der Präsentation ableitet.

Ein einheitliches Seitenlayout, das Standardschriften ohne Schnörkel, wie etwa Arial oder Times New Roman, gebraucht.

Generell gilt: Bringen Sie eine klare Struktur in Ihr Handout. Die Gliederung sollte dem Aufbau Ihrer Präsentation folgen, insbesondere dann, wenn Sie das Handout gleichzeitig zu Ihrer Präsentation ausgeben. Zugleich sollten Sie in der Gliederung nur Punkte aufnehmen, die den inhaltlichen roten Faden unterstreichen. Halten Sie daher die Unterpunkte auf dem Handout so einfach wie möglich und gehen Sie nicht zu sehr ins Detail. Um das Handout optisch weiter zu strukturieren, empfiehlt es sich, ein verstärktes Augenmerk auf die Schriftgrößen zu legen. Neben den schon genannten Standardschriftarten ohne Schnörkel sollten Sie die Schriftgröße für den Kopf- und Fußbereich einheitlich und kleiner als im Hauptteil halten.

TIPP: Schaffen Sie einen Notizbereich für den Zuhörer auf Ihrem Handout. Dafür können Sie den rechten Seitenrand breiter stellen, sodass Raum für schriftliche Anmerkungen entsteht. Oder Sie lassen unter Ihrem letzten Punkt noch einige Zeilen Platz.

Kurz und pointiert: Inhalt des Handouts

Das Handout-Layout steht. Sie haben bereits die grundlegenden Eckdaten eingetragen und eine grobe Gliederung erstellt. Jetzt geht es für Sie daran, die einzelnen Punkte auszuarbeiten und das Handout für Ihre Präsentation mit Inhalten zu füllen. Bevor Sie diese erstellen, führen Sie sich noch einmal Ihre Zielgruppe vor Augen: Wie viel Hintergrundwissen können Sie zum Thema Ihrer Präsentation voraussetzen? Sie können das Handout gut nutzen, um zentrale Begriffe Ihres Themas kurz zu erläutern. Den Zuhörer im Hinterkopf zu behalten, kann einer gewissen Betriebsblindheit vorbeugen. Da Sie Ihr Thema für Ihr Publikum verständlich aufbereiten sollten, gilt es, Fachtermini möglichst zu vermeiden. Eine Ausnahme hierbei stellen Kongresse dar, auf denen Fachbegriffe natürlich unumgänglich sind, um Sie als Experte auszuweisen. Ganz wichtig ist, dass sich die Kernaussagen Ihrer Präsentation auf dem Handout wiederfinden und sich wie ein roter Faden durchziehen. Achten Sie darauf, stets Stichpunkte zu formulieren. Denn: Fließtext wirkt unübersichtlich und lenkt ab. Und Sie wollen schließlich die volle Aufmerksamkeit Ihrer Zuhörer.

TIPP: Um Ihr Publikum gleich zu Beginn Ihrer Präsentation neugierig zu machen, empfiehlt es sich, ein peppiges Zitat, ein Sprichwort oder eine Frage, die auch gerne etwas provokant sein darf, als Einstieg zu wählen – den Sie natürlich als ganzen Satz auch auf dem Handout zu Ihrer Präsentation festhalten.

Auch wenn das oberste Gebot für Handouts lautet, inhaltlich kurz und pointiert zu sein, sollte ein ideales Handout – für sich allein gelesen – trotzdem verständlich sein. Denn nur so kann es im Nachhinein als Gedächtnisstütze fungieren.

Nice-to-have: Zusätzliche Informationen auf dem Handout

Neben den formalen und inhaltlichen Pflichtbestandteilen können Sie in das Handout für Ihre Präsentation auch weitere zusätzliche Informationen aufnehmen. Dieser sogenannte Kür-Teil kann beispielsweise aus Bildern und Grafiken bestehen. Je nach Thema kann ein visuelles Element durchaus Ihre Kernthese unterstreichen. In der Regel gehören Bilder und Grafiken allerdings eher auf die Präsentationsfolien, da sie auf dem Handout zu viel Platz einnehmen. Daher sollten Sie den Nutzen im Einzelfall immer abwägen. Außerdem ist es eine gute Idee, Kontaktdaten auf dem Handout anzugeben. Zumindest eine E-Mail-Adresse ist Pflicht. Des Weiteren können Sie – je nach Art und Zweck der Präsentation – auch Ihre geschäftliche Anschrift mit Ihrer Telefonnummer zur Verfügung stellen. Wenn das Handout für Ihre Präsentation mehrere Seiten umfasst, empfiehlt es sich, die Kontaktdaten in die Kopfzeile zu setzen, sodass sie sich auf jedem Blatt wiederfinden. So sind Sie bestens für Rückfragen gewappnet. Außerdem ist es ratsam, eine kurze Bibliografie in Ihr Handout aufzunehmen, sofern Sie auf Zitate oder Informationen aus anderen Quellen zurückgreifen. So können Sie auch auf weiterführende Literatur und relevante Websites verweisen, die sich tiefer mit Ihrem Thema befassen und somit für Ihre Zuhörer interessant sind.

TIPP: Am Ende Ihres Handouts können Sie einige Fragen oder Denkanstöße formulieren, die zur Diskussion anregen. So gelingt es Ihnen garantiert, nach Ihrem Vortrag ganz elegant eine Frage- und Gesprächsrunde zu eröffnen.

Einfach und schnell: Handout mit PowerPoint erstellen

Wenn die Zeit drängt und es ganz schnell gehen muss, bietet PowerPoint ein eigenes Feature, mit dem sich im Handumdrehen ein Handout erstellen lässt. Über die Funktion „Handzettel erstellen“ können Sie eine Präsentation in Microsoft Word übertragen, dort anpassen und für den Ausdruck optimieren. Das Praktische dabei: Mit nur wenigen Klicks können Sie selbst auswählen, welche Präsentationsfolien auf dem Handout erscheinen sollen. Auch die Folienanzahl lässt sich bequem einstellen. Zudem können Sie entscheiden, ob das Handout einen Notizrand, eine Kopf- und/oder Fußzeile umfassen soll. Durch den Export in Word lassen sich die Inhalte des Handouts nicht nur schnell anpassen, sondern auch einfach kürzen oder erweitern. Ihre Präsentation bleibt bei dem ganzen Vorgang unberührt. Neben der Möglichkeit, das Handout auszudrucken, können Sie es in Word auch direkt als Word- oder PDF-Dokument speichern – ein einfacher Weg, um das Handout Ihren Teilnehmern digital verfügbar zu machen.

Wann ist der beste Zeitpunkt, um ein Handout auszugeben?

Den perfekten Zeitpunkt gibt es nicht. Damit Ihnen die Entscheidung etwas leichter fällt, sollten Sie immer über das Ziel Ihres Handouts nachdenken.

  • Wenn Sie Ihr Handout vor Ihrer Präsentation aushändigen: In dieser Situation müssen Sie schon fast damit rechnen, dass Ihr Publikum im Handout blättert, bereits vorausliest und schon zu wissen meint, was als nächstes kommt. Dabei kann die Konzentration Ihrer Zuhörer auf Sie selbst und Ihre Aussagen schnell verloren gehen. Überlegen Sie daher stets, für welche Vortragssituation diese Vorgehensweise passt.
  • Wenn Sie Ihr Handout im Verlauf Ihrer Präsentation verteilen: Sie können Ihr Handout auch erst zu dem Zeitpunkt austeilen, wenn es als Unterstützung unabdingbar ist. Das heißt: Wenn Sie es zur Veranschaulichung oder vielleicht auch nur als dramaturgisches Instrument benötigen, um die Bedeutung Ihres Themas und/oder Ihrer Kernthesen zugleich haptisch zu betonen.
  • Wenn Sie ihr Handout nach Ihrer Präsentation ausgeben: Achten Sie in diesem Fall besonders darauf, Ihr Handout gut lesbar auszudrucken und Ihre Kontaktdaten zu vermerken. Sollten Sie Ihr Handout nach Ihrer Präsentation elektronisch versenden, stellt das PDF-Format eine gute Wahl dar. Je nach Situation und Empfänger ist es ratsam, das Copyright in der Fußzeile zu ergänzen.

Für welchen Zeitpunkt Sie sich auch entscheiden: Ein gut aufbereitetes Handout fungiert nicht nur als effektives Hilfsmittel, das Ihre Präsentation optimal unterstützt, sondern es dient Ihnen und Ihren Zuhörern auch als Orientierung und gedankliche Stütze. Und Ihr Publikum belohnt Ihre Mühen garantiert mit einem gesteigerten Interesse und einer erhöhten Aufmerksamkeit.

Sie brauchen Unterstützung dabei, Ihre Präsentation und ein überzeugendes Handout zu erstellen? Dann kommen Sie gerne auf uns zu und profitieren Sie von unserem Know-how als Präsentationsagentur. Wir unterstützen Sie gerne!

Check out the PresentationLoad PowerPoint Shop

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.