2. Juli 2020

Pyramidales Präsentieren – Das Prinzip für bessere Präsentationen

Präsentationen gehören im Geschäftslebens zum alltäglichen Erscheinungsbild und dienen häufig als Entscheidungsgrundlage. Bei wissenschaftlichen Arbeiten liegt meist ein größerer Fokus auf dem Prozess als auf dem Ergebnis selbst, weshalb oftmals zunächst auf die Fakten und Prozesse eingegangen wird.

Im Schlussabsatz wird schließlich das Ergebnis präsentiert. Diese Vorgehensweise ist auch als Trichtermethode bekannt. Man könnte diese Art des Vortragens auch als „Es-war-einmal-Prinzip“ beschreiben, da sie die Zuhörer am Anfang mit überflüssigen Details verwirrt.

Vor rund 50 Jahren entwickelte Barbara Minto, eine ehemalige Mitarbeiterin von McKinsey, deshalb den damals neuartigen Ansatz der Pyramidenprinzip-Präsentation. Sie war der Meinung, dass dieses Vorgehen besser zu Beratungsunternehmen passe. Schließlich ist eine Präsentation keine Diskussion, sondern verfolgt ein klares Ziel.

 


Wer ist Barbara Minto?

Barbara Minto ist in Cleveland, Ohio aufgewachsen und besuchte als eine der ersten Frauen die Harvard Business School von 1961-1963. Sie hält dort einen MBA. In den 1970er Jahren war sie als Beraterin bei McKinsey & Company angestellt, eine der weltweit renommiertesten Unternehmensberatungen. 1966 wechselte sie in die Londoner McKinsey-Dependance, um ihr Wissen auch an europäische Berater weiterzugeben. Seit 1973 lebt Barbara Minto in London und agiert seitdem mit Ihrer Firma (Minto International Inc.) als Beraterin für international führende Unternehmen.

In ihrem Buch“ The Pyramid Priciple“ beschrieb sie das Pyramidenprinzip. Die deutsche Übersetzung des 1978 im ECON-Verlag erschienen Ratgebers lautet: „Prinzip der Pyramide: Ideen klar, verständlich und erfolgreich kommunizieren.“

 


Pyramidales Präsentieren – Welches Konzept dahinter steckt

Im Vergleich zum Trichtermodell wird die Kernaussage beim Prinzip der Pyramide direkt an den Anfang der Präsentation gestellt. Im Anschluss werden die begründenden und erläuternden Aussagen auf logische Weise vorgestellt. Dadurch entsteht ein solides Fundament, mit dem die Kernaussage untermauert wird.

Das Minto-Prinzip wird übrigens nicht nur für Vorträge und Präsentationen genutzt, sondern kann auch in die persönliche Kommunikation, Briefe, Berichte und andere Kommunikationsarten, eingebaut werden. Ihr Ansprechpartner hat das Recht zu wissen, wohin die Reise geht und wie Ihre Präsentation, Ihre E-Mail oder ein Fachtext strukturiert ist.

 


Warum pyramidal präsentieren so wichtig ist

In unserer heutigen, schnelllebigen Zeit ist eine ergebnis- und empfängerorientierte Kommunikation umso wichtiger. Vielleicht haben Sie es selbst schon mal erlebt, dass Sie sich während einer Präsentation gelangweilt oder den Anschluss verloren haben. Ein weiteres Beispiel wäre ein Projektleiter, der die erfolgreiche Durchführung seines Projektes präsentiert, indem er nun alle bisherigen Erarbeitungsschritte detailliert und chronologisch vorstellt. Er läuft damit Gefahr, dass seine Zuhörer ungeduldig werden.

Schließlich können diese noch nicht die Relevanz der dargestellten Aspekte erkennen. Durch frühzeitige Fragen, die eigentlich erst viel später geklärt werden sollten, kommt es zu unschönen Unterbrechungen. Eine noch schlimmere Gefahr besteht darin, dass die Zuhörer abschweifen und dem Vortrag gar keine Aufmerksamkeit mehr schenken. Möglicherweise verlassen sie sogar vorzeitig den Vortragssaal. Häufig hört man auch Sätze wie „Das hätten Sie auch gleich sagen können!“ oder „Jetzt verstehe ich endlich, was Sie mit dieser Aussage gemeint haben.“ Mit dem pyramidalen Prinzip kommen Sie gleich auf den Punkt.

 


Im beruflichen Kontext sollte das Ergebnis im Vordergrund stehen

Durch die Informationsflut der letzten Jahre unterlagen die Anforderungen an die berufliche Kommunikation einem starken Wandel. Zu viele und zu unübersichtliche Informationen sind eine zentrale Herausforderung. Umso mehr steigt das Bedürfnis von Fachkräften, ihre Ergebnisse im Detail vorzustellen. Jedoch spielt der Faktor Zeit eine entscheidende Rolle. Die meisten Führungskräfte bevorzugen eine ergebnisorientierte Präsentation der Erkenntnisse.

Nehmen wir nur mal das Thema E-Mail. Durch überquellende Posteingänge ist es uns kaum noch möglich, lange Botschaften aufmerksam zu verfolgen. Die meisten Menschen fokussieren sich nur auf den Betreff und überprüfen die ersten Zeilen auf ihre Relevanz. Ist der direkte Bezug schleierhaft, wird meist nicht weitergelesen und auf die Kernaussage am Ende kann nicht reagiert werden. Das ist ein weiteres Beispiel für eine ungünstige Kommunikationsweise.

Anstatt eine Brücke vom Unwesentlichen zum Wesentlichen zu schlagen, wird die Präsentation oder E-Mail mit der Kernbotschaft eingeläutet. Die Tendenz eines steigenden Interesses an der pyramidalen Methode lässt sich in Deutschland in den letzten Jahren stark beobachten.

Beispiel:
Kernaussage:
Wir wollen unsere Marketingstrategie auf Social Media ausrichten.
Situation: Wir müssen wachsen und neue Mitarbeiter einstellen.
Komplikation: Es ist nicht einfach, junge Mitarbeiter für unseren Betrieb zu gewinnen und diese zu halten.
Lösung: Eine neue Personalmarketingkampagne soll ins Leben gerufen werden (Beschreibung).

 


Pyramidales Prinzip besticht durch einen klaren Aufbau

Pyramidales Präsentierten stellt die Kernaussagen gleich an den Anfang. Hier haben Sie die Gelegenheit entscheidende Erkenntnisse und Ergebnisse zu vermitteln und damit die Aufmerksamkeit Ihrer Zuschauer zu gewinnen. Auch Vorschläge oder Maßnahmen werden vorangestellt.

Die Quintessenz bildet also die Pyramidenspitze. In der zweiten Ebene werden diese Hauptaussagen mit weiteren Teilaussagen belegt und konkreter erläutert.
Die nach unten breiter werdende Basis wird durch weitere unterstützende Argumente gebildet. Diese Pyramidenstruktur kann nach Bedarf theoretisch beliebig nach unten in die Breite erweitert werden.

 


Wie lässt sich die Kernbotschaft definieren?

Hierunter versteht man die zentrale Hauptaussage des Themas. Als Spitze der Pyramide wird sie vom Empfänger als Kondensat wahrgenommen. In einigen Fällen wird der Inhalt der Kernaussage stark abstrahiert, damit der Redner in den späteren Ebenen die Details konkretisieren kann. Die Kernaussage kann auch als Antwort auf die Frage der Zuhörer dienen.

Wichtig: Die Verarbeitungs- und Speicherkapazität unseres Kurzzeitgedächtnisses ist beschränkt.

 


Das GÜTE Prinzip beim pyramidal Präsentieren

Ihre Präsentation, die sich in Anfang, Hauptteil und Schluss unterteilen lässt, wird nach Minto durch das sogenannte Güte-Prinzip strukturiert. Dadurch lässt sich die Zustimmung der Zuhörer in der Regel viel einfacher gewinnen. Die Nichteinhaltung der GÜTE-Kriterien kann ein wichtiger Grund für das Nichtverstehen Ihrer Botschaften sein.

G wie gleichartig:

Alle Argumente, die Sie zur Untermauerung verwenden, sind inhaltlich und formal gleichartig und erleichtern somit das Verständnis.
Beispiel: Energie- und Wasserkosten sind nicht gleichartig, Energie und Wasser hingegen schon.

Ü wie überschneidungsfrei:

Die Argumente können nicht überlappt werden, sondern stehen frei für sich und grenzen sich von den anderen Punkten ab.

T wie treffend:

Formulieren Sie faktenbasierte Aussagen kurz und prägnant, ohne in jeglicher Weise abzuschweifen, um Missverständnissen entgegen zu wirken.
Mit treffenden Formulierungen werden Sie glaubwürdiger und Ihre Botschaften dadurch griffiger.

E wie erschöpfend:

Der Zuhörer wird mit allen wesentlichen Fakten versorgt, sodass eine unangreifbare Argumentationen gewährleistet wird.
Eine erschöpfende Präsentation deckt alle Aspekte ab, die zur Erläuterung oder Beweisführung Ihrer Aussage beitragen.

 


Welche Vorteile bringt die pyramidale Präsentation mit sich?

  • Die vorgetragenen Informationen können besser aufgenommen werden.

  • Die Aussagen lassen sich leichter auf Stichhaltigkeit überprüfen, da die Kernaussage bereits bekannt ist.

  • Die Zuhörer können jedes Detail dahingehend bewerten, ob es die Kernaussage unterstützt oder nicht.

  • Durch die klare Struktur lassen sich die Informationen besser einordnen und im Gedächtnis behalten.

  • Die Kommunikation setzt bei den Erwartungen des Empfängers an.

  • Sie befriedigen das zentrale Informationsbedürfnis gleich zu Beginn, wenn die höchste Aufmerksamkeit gegeben ist.

  • Zeitersparnis bei der Erstellung Ihrer Dokumente.

  • Der „pyramidale rote Faden“ erleichtert das Verständnis der Zusammenhänge.

Profitieren Sie von der einschlagenden Wirkung der Pyramiden-Struktur

Als Redner möchten Sie Ihre Zuhörer idealerweise von Anfang bis Ende aufmerksam und zielorientiert durch Ihren Vortrag führen. Die trichterförmige Struktur hat den Nachteil, dass Ihr Publikum nicht genau erkennen kann, worauf Sie hinauswollen. Es wird mühsam und sogar uninteressant, Ihren Inhalten zu folgen, weshalb die Gefahr besteht, dass die Zuhörer irgendwann einfach abschalten und sich von dem Gehörten berieseln lassen. Wenn Sie die Kernaussage ans Ende setzen, steht der Zuhörer zudem vor der nahezu unüberwindbaren Herausforderung, dass er sich sämtliche bereits wahrgenommene Details wieder ins Gedächtnis zurückrufen muss. Erst dadurch kann er sich vergewissern, ob er Ihrem Fazit zustimmen kann.

Da der Vortragende bei der Pyramiden-Struktur seiner Zuhörerschaft gleich zu Beginn mitteilt, worauf er hinaus möchte, erweckt er ihre Neugier. Manch einer wird sich vielleicht fragen, ob Ihre Behauptung nicht ziemlich gewagt ist oder wie genau sich solch ein riskantes Vorhaben durchsetzen lässt?

Beispiel:
Sie teilen in Ihrer Präsentation mit, dass Sie mit Ihrem Unternehmen in ein Naturschutzprojekt investieren und dadurch Ihr Image verbessern möchten.
Anschließend erläutern Sie Ihre Schlüsselaussagen mit vier Argumenten:

  • Fachliche Lösung
  • Vorgehensweise
  • Ressourcen
  • Zeitliche Organisation

Auch diese Schlüsselaussagen können Sie wiederum in unterstützende Aussagen unterteilen und dadurch, mit voneinander abhängigen Elementen, Ihre Struktur optimieren.

 


Weitere wichtige Tipps für Ihre Präsentation im Pyramiden-Stil:

1.) Keine vollständigen Sätze auf die Folien schreiben

Ein wichtiger Tipp für Ihre Präsentation ist, dass Sie auf voll-formulierte Sätze – wenn möglich – verzichten. Verwenden Sie stattdessen lieber den kurzen und übersichtlichen Telegramm-Stil. So müssen Sie Ihren Text nicht auf monotone Weise ablesen, sondern können sich Ihren Zuschauern zuwenden und Ihren Vortrag durch Mimik und Gestik mit Leben füllen.
Eine Ausnahme sind hier die Überschriften, die am besten ausgeschrieben werden. Das hat für Sie den Vorteil, dass Sie sich zwischendurch, wenn Sie doch mal den Faden verloren haben, schnell an der Überschrift orientieren können. Wenn das Publikum gedanklich doch mal auf Abwegen sein sollte, muss es nur einen kurzen Blick auf die Überschrift werfen und taucht sofort wieder in das Thema ein.

 


2.) Erläutern Sie auf einer Folie immer nur eine Idee oder Ideengruppierung

Zerlegen Sie einen komplexen Sachverhalt in verständlichere Abschnitte. Damit können Sie und Ihre Zuhörer sich zunächst auf einen Gedanken konzentrieren und Ihr Anliegen besser verstehen.

 


3.) Bleiben Sie fokussiert, konsistent und präzise

Bei einer Präsentation sollten Sie immer so fokussiert wie möglich vorgehen. Überlegen Sie sich, welches Ziel Sie erreichen möchten und stimmen Sie alle weiteren Schritte darauf ab. Bleiben Sie in Ihren Ausführungen konsistent und frei von Widersprüchen. Wenn Sie sich gut vorbereiten, steigen die Chancen, dass Sie Ihren Vortrag präzise durchlaufen, ohne auseinandergenommen zu werden.

 


4.) Gestalten Sie die Folien für Vortrag und Handout unterschiedlich

Es ist zwar nicht immer einfach, aber wenn möglich sollten Sie sich bei Ihrer Präsentation umfangreiche Zahlenbeispiele und zu viel Fließtext sparen. Wie bereits oben erwähnt wurde, sollten die Folien im Steno-Stil gestaltet werden. Unterstreichen Sie Ihre Aussagen durch übersichtliche und ausdrucksstarke Grafiken.

Auch hier lautet das Motto: „Weniger ist mehr.“ Verzichten Sie auf grelle Farben und wechselnde Schriftarten. Das Handout hingegen darf gerne etwas ausführlicher sein. Hier dürfen Sie ganze Sätze formulieren und Ihre Aussagen auch mit Kalkulationen oder Tabellen ausschmücken. Natürlich sollten Sie auch hier nicht übertreiben.

 


5.) Kurz und zielgerichtet präsentieren

Zeit ist Geld und dieser Slogan gilt nicht nur in der Managerbranche. Halten Sie Ihre pyramidale Präsentation deshalb möglichst kurz, ohne zu viele Informationen hineinzustopfen. Je gelassener Sie wirken, desto entspannter wird sich auch Ihr Publikum verhalten. In der Regel nehmen die meisten Geschäftspräsentationen zwischen zehn und 45 Minuten in Anspruch.

Wenn Sie vermuten, dass die Vermittlung Ihrer Botschaft länger als 45 Minuten dauert, deutet das daraufhin, dass Ihre Botschaft nicht ganz klar ist oder Sie sich zu stark auf zu viele Details fixieren. Denken Sie daran: Sie müssen Ihre Zuhörer nicht über alle Aspekte des behandelten Themas informieren.

 


6.) Binden Sie Ihr Publikum mit ein

Selbst bei kürzeren Vorträgen sind reine Monologe nicht gerade sehr spannend. Setzen Sie deshalb auf eine aktive Interaktion mit Ihren Mitmenschen. Bitten Sie Ihr Publikum um ein passendes Beispiel oder erarbeiten Sie gemeinsam die Lösung eines Problems.

 


7.) Vergessen Sie die Überleitung nicht

Anders als Ihre Zuhörer wissen Sie bereits, was Sie als Nächstes sagen. Wenn Sie Ihre Foliensequenz nutzen, um damit einen Spannungsbogen aufzubauen, bleiben Ihre Zuhörer besser bei der Sache. Bevor Sie also zum nächsten Schaubild übergehen, ergibt es Sinn, Ihre Gedanken mit einer geeigneten Überleitung zu vermitteln. So könnten Sie zum Beispiel sagen „Nach der Analyse der Preisentwicklung, werden wir uns nun mit den zu erwartenden Ergebnissen befassen.“

 


8.) Ein vollendeter Abschluss

Ihr Ziel sollte es sein, Ihrem Publikum am Ende Ihrer Präsentation einen klaren Überblicke über die erreichten Punkte und die zukünftigen Schritte gegeben zu haben. So kann ihr Publikum den Raum mit einem guten Gefühl verlassen.

 


Das Pyramidale Prinzip lässt sich nicht immer bei Präsentationen anwenden

Das 1991 entwickelte Kommunikationskonzept zählt mittlerweile zur Standardausbildung vieler Beratungsunternehmen. Die Redewendung „To make it Minto“ hat sich teilweise schon in Unternehmenskulturen etabliert. Es lässt sich jedoch nicht bei allen Präsentationen einsetzen.

Wenn Sie von vorneherein mit der Ablehnung eines Großteils Ihres Publikums rechnen müssen, sollten Sie die Kernaussage nicht an den Anfang stellen. Denn dadurch laufen Sie Gefahr, dass Ihre Zuhörer sich nicht mehr offen für die folgenden untermauernden Argumente zeigen. Deshalb sollten Sie je nach Thema und Zielgruppe aufs Neue überlegen, ob Sie lieber nach dem Pyramiden- oder nach dem Trichterprinzip vorgehen möchten.

Eine pauschale Lösung gibt es nicht und je geübter und erfahrener Sie bei den Vorbereitungen Ihrer Vorträge werden, desto leichter wird Ihnen die Entscheidung fallen. Auch wie groß Ihre Pyramide wird, hängt von dem Thema, der Zielgruppe und Ihrer Zeit ab. So haben Sie bei einem kurzen Impulsreferat natürlich nicht die Möglichkeit, stark in die Tiefe zu gehen und Ihre Details auszubauen. Auch im Rahmen einer Lehrveranstaltung wird pyramidales Präsentieren nicht empfohlen.

Wenn Sie das Endergebnis gleich zu Beginn erläutern, kann sich das Thema nicht mehr in einzelnen Schritten bis zur Lösung entwickeln und ausgearbeitet werden. Gleichermaßen verhält es sich bei emotional aufgeladenen Präsentationen. Auch hier sollte das Endresultat nicht an den Anfang des Vortrags gestellt werden, da es sonst nicht greift.

 

 

 

 

Check out the PresentationLoad PowerPoint Shop

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.