So halten Sie Ihre PowerPoint Präsentationszeit ein! Tipps&Tricks

Richtiges Managen der Präsentationszeit: 4 Tipps und ein Add-In – So bleiben Sie in der Spur!

Lesezeit: 9 Min.
| Author: Tom Schweitzer

Sicherlich kennen Sie folgende Situation: Sie tragen vor Publikum Ihre Präsentation vor. Nach der Hälfte Ihres Vortrages werden Sie darauf hingewiesen, dass Ihnen nicht mehr viel Zeit verbleibt. Und das, obwohl Sie den Vortrag ausgiebig geübt haben und dabei immer die Präsentationszeit eingehalten haben.

Oft sind Präsentationen an Zeiten gebunden. Gerade bei Pitch-Präsentationen oder Vortragsreihen mit mehreren Referent:innen bestehen Zeitlimits, die Sie einhalten müssen. Wir geben Ihnen heute 4 Tipps mit auf den Weg, wie Sie es schaffen, Ihre Präsentationszeit besser zu managen.


4 Tipps, wie Sie Ihre Präsentationszeit einhalten

Wir haben folgend für Sie 4 Tipps zusammengestellt, wie Sie in Zukunft Ihre Präsentationszeit einhalten können. Probieren Sie es aus!

Tipp#1: Die richtige Vorbereitung

Beginnen Sie bereits während der Präsentationsvorbereitung sich mit der zeitlichen Einteilung zu beschäftigen. Nehmen Sie dafür beispielsweise ein Blatt Papier zur Hilfe und skizzieren Sie Ihre Folien und deren Abfolge. Notieren Sie sich zu jeder Folie die geplante, maximale Präsentationszeit.

Markieren Sie die wesentlichen Punkte und versuchen Sie Folien zu streichen, die entbehrlich sind. Am Ende sollte eine stringente Linie stehen, in der jede Information einzigartig und wertvoll ist.


Präsentationszeit in der Vorbereitung planen

Wie viel Redezeit sollten Sie pro Folie einrechnen?

Wichtig für das Einhalten Ihrer Präsentationszeit ist die Redezeit pro Folie. Eine exakte Zeit, die allgemeingültig einzuhalten ist, gibt es leider nicht. Ganz abhängig von den Inhalten Ihrer Folie und Ihrem Präsentationsthema wird die ungefähre Redezeit pro Folie bemessen.

In der Regel sollten Sie aber nicht mehr als 3-4 Minuten Redezeit pro Folie einberechnen. Halten Sie sich generell lieber kürzer als zu lang. Langatmige Vorträge langweilen schnell Ihr Publikum.

Extra Tipp: Beachten Sie, dass die Dauer des Vortrages bei der Präsentation meist länger dauert als beim vorherigen Einstudieren zu Hause. Das liegt daran, dass Sie mit dem Publikum interagieren und Nachfragen gestellt werden. Rechnen Sie etwa 20%-40% mehr Zeit für die eigentliche Präsentation ein.

Tipp#2: Außenperspektive einnehmen und situationsbewusst präsentieren

Behandeln Sie sich selbst wie eine:n Außenstehende:n. Denken Sie an die einzelnen Punkte Ihrer Präsentation und überlegen Sie sich, wie lange Sie brauchen um jeden Punkt ausreichend zu erklären. Verwerfen Sie diese Werte dann und überlegen Sie sich, wie lange ein:e Fremde:r ohne Ihre Vorkenntnisse und Hintergründe brauchen würde. Ziehen Sie die letzteren Zeiten als Richtlinie heran. So erlauben Sie möglichst viel Raum für Rückfragen.

Sie kennen sich selbst und Ihre Stärken am besten. Wann ist Ihr Energielevel am höchsten? Starten Sie stark oder brauchen Sie ein paar Minuten, um in Fluss zu kommen? Dementsprechend sollten Sie auch Ihre Präsentation anlegen. Wer ist Ihr Publikum und wie ist der Rahmen Ihrer Präsentation? Wenn Sie am Abend des letzten Tages einer Konferenz präsentieren, müssen Sie z. B. auf ein müdes Publikum gefasst sein.

Wenn Sie eine Konferenz einleiten, müssen möglicherweise erst Begriffsklärungen erfolgen. Planen Sie Ihre Präsentationszeit auch im Hinblick auf Ihre Umgebung sorgfältig. So geht Ihnen weder die Zeit noch die Puste aus.

Achten Sie grundsätzlich darauf, die Bedürfnisse Ihres Publikums zu erfüllen. Fragen Sie sich, welche Punkte Sie wirklich mit in Ihre Präsentation aufnehmen, dass Ihre Kernbotschaft vermittelt werden kann. Weiterführende Tipps finden Sie in unserem Kurzbeitrag Konzentrieren Sie sich auf Bedürfnisse des Publikums.

Tipp#3: PowerPoint-Referentenansicht nutzen

Ein weiterer simpler Trick, den Sie nutzen können, um Ihre Präsentationszeit einzuhalten ist die PowerPoint-Referentenansicht. Dieses Feature von PowerPoint bietet Ihnen zahlreiche hilfreiche Möglichkeiten. So können Sie während des Vortrages bereits die kommende Folie sehen. Auch Notizen können Sie anzeigen lassen, die lediglich Sie sehen und nicht Ihr Publikum.

Hilfreich für das Einhalten der Präsentationszeit ist der Timer, welcher bei der PowerPoint-Referentenansicht angezeigt wird. Hier sehen Sie, wie viel Zeit Ihrer Präsentation bereits verstrichen ist.

Wie Sie die Referentenansicht mit Timer einstellen, lesen Sie im passenden BeitragPowerPoint-Referentenansicht.

Tipp #4: Nutzen Sie Shortcuts für PowerPoint!

Mit den richtigen Tastatur-Shortcuts können Sie viel Zeit sparen, ob in PowerPoint-Präsentationen oder auch generell bei der Arbeit am Rechner. Das Beste dabei ist: Sie sind einfach zu lernen und funktionieren auf jedem Rechner! Welche Shortcuts es genau gibt und, wie Sie das Beste aus der Arbeit mit Shortcuts rausholen erfahren Sie in unserem Blogbeitrag zum Thema „Nützliche Shortcuts.“

Mit der Hilfe von Shortcuts können Sie in Zukunft wesentlich effizienter arbeiten und mehr Zeit in das Präsentieren an sich investieren. Nicht nur Sie selbst, auch Ihr Publikum wird es Ihnen danken!

Extra-Tipp: Add-In von PresentationLoad nutzen

Oft werden wir von unserer Kundschaft angesprochen, ob es nicht eine Zusatzfunktion in PowerPoint oder ein Add-In gäbe, das es ermöglicht, Zeiträume, Countdowns oder wenigstens die aktuelle Uhrzeit in Präsentationen darzustellen. Wir haben uns diesen Wunsch zu Herzen genommen und ein solches Add-In selbst entwickelt.

Mithilfe unseres revolutionären Tools zur Zeitdarstellung lässt sich Zeitmanagement und Effizienz jetzt auch in Ihrer nächsten Präsentation nach Belieben auf professionelle Art und Weise einbauen.

Bisher gab es für den zeitlichen Überblick bei PowerPoint-Präsentationen nur die PowerPoint-Referentenansicht, damit Vortragende sich im festgelegten Zeitfenster zu bewegen wussten. Leider ist diese Funktion oft nicht ausreichend, da sie nur für den/die Referenten/Referentin sichtbar war. Deswegen stattet unser neues Tool „Dynamic Time Add-In“ Ihre aktuelle PowerPoint Version mit den notwendigen Features aus, um Zeit, Datum und Zeiträume aus allen möglichen Blickwinkeln zu betrachten.

Das Add-In ist kompatibel mit:

• Microsoft Office 2010 (32bit & 64bit)

• Microsoft Office 2013 (32bit & 64bit)

• Windows 7 (32bit & 64bit)

• Windows 8.1 (32bit & 64bit)

Vier auf einen Streich: Uhrzeit, Datum, Counter und Countdown

Vortragspräsentationen, selbstlaufende Infoscreens oder Messepräsentationen: die eingeblendete Zeit als Uhrzeit oder auch als Countdown kann von großer Relevanz sein, um Ihrer Präsentation den richtigen Ausdruck zu geben. Kündigen Sie z.B. durch Einblenden eines Countdowns eine bevorstehende Deadline für ein wichtiges Produkt oder den Start Ihrer Webseite an.

Sie bringen damit nicht nur Leben in ihren Vortrag, sondern verwenden auch einzigartige Werkzeuge, die so schnell niemand zur Hand hat und imitieren kann. Um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, haben wir diesen Beitrag verfasst, damit Sie sich schnell mit dem neuen Tool zurechtfinden. Folgen Sie den einfachen Arbeitsanweisungen in der Anleitung und legen Sie los.

Schnell installieren und los geht’sAnleitung

Das Add-In wird durch Ausführen der heruntergeladenen Datei installiert (ggf. sind dazu Admin-Rechte erforderlich) und automatisch innerhalb des PowerPoint Fensters als Reiter integriert.


Präsentationszeit richtig managen mit Add-In

Klicken Sie, um den Funktionsumfang zu aktivieren den Reiter „DynamicElements“. Selektieren Sie dann die Schaltfläche „Time“, um das Optionsfenster „TimePanel“ zu öffnen.


Add- In zum Managen Ihrer PowerPoint-Präsentationszeit

Rechts im Bildschirm erscheint nun die Bearbeitungsoberfläche für Dynamic Time. Unter Modus“ können Sie im Time Panel auswählen, was Sie einstellen möchten.


Zeitmanagement Ihrer PowerPoint-Präsentation in den Griff bekommen

Sobald Sie eine neue Textbox erstellen und einen Modus in dem TimePanel wählen, wird diese automatisch mit dem definierten Datum (oder Zeit/Countdown) belegt. Hier als Beispiel die Auswahl „Datum“:


Präsentationszeit managen mit Datum Add-In

Es können beliebig viele Textfelder mit Zeit- und Datumsanzeige belegt werden. Dazu wird über herkömmliche Weise ein Textfeld erstellt und formatiert. Anschließend wird rechts im Seitenbereich über das „TimePanel“ durch Zuweisung eines neuen Modus (standardmäßig „Ohne“) aktiviert.

Es stehen Ihnen dazu vier Modi (Funktionen mit Einstellmöglichkeiten) zur Auswahl:

  • Uhr/Clock für die Uhrzeitanzeige
  • Datum/Date für die Datumsanzeige
  • Counter für eine Counter-Anzeige (im Beispiel haben wir zur Veranschaulichung die Stundenanzahl seit dem 01.07.22 projizieren lassen).

    PowerPoint Counter für Präsentationszeit


  • Countdown für eine Countdown-Anzeige
  • Timer für eine Timer-Anzeige

Für die zeit- bzw. datumsbasierten Anzeigen muss jeweils eine Zeitzone ausgewählt werden. Andernfalls wird standardmäßig eine Zeitzone festgelegt.

Die Anzeige einer beliebigen Uhrzeit oder eines Datums kann über ein einzelnes Feld angezeigt werden oder in Bestandteile aufgesplittet zusammengesetzt werden (z.B. das Datum in Stunden, Minuten und Sekunden).

Zur Ansicht des dynamischen Elements wechseln Sie anschließend in den Präsentationsmodus über den ReiterBildschirmpräsentation und die Option „ab aktueller Folie“.

(Für weitere Anleitungen und Informationen lesen Sie bitte die ReadMeFirst-Datei, die im Add-in enthalten ist.)

Einsatzmöglichkeiten:

1. Uhrzeiten

  • Uhrzeit als Basisinformation am Rande der Folieninhalte. Aktuelle Uhrzeit (inkl. Sekundenanzeige) auf (jeder) PowerPoint-Folie während der Präsentation anzeigen:
Add-In Uhrzeit für besseres PPT Zeitmanagement
  • Startscreen im digitalen Format (für Ihre Veranstaltung, Vortrag, selbstlaufende Präsentation/Infoscreen mit Live-Uhrzeit):

Präsentationszeit anzeigen Add-In

  • Weltzeituhr mit verschiedenen Zeitzonen darstellen: Durch die Einstellung verschiedener Zeitzonen können Sie z.B. Ihre individuelle Unternehmens-Weltuhr mit allen Standorten darstellen:
PowerPoint Präsentationszeit auf Folie anzeigen

2. Datum

Datum in verschiedenen Formaten darstellen: Wochentage (z.B. Fr, Freitag) können automatisch mit eingeblendet werden. Datum und Uhrzeit für attraktive Kalenderseiten miteinander kombinieren.

Stellen Sie Ihre Uhrzeit auf jeder Präsentation mittels Add-In ein

3. Dynamischer Counter

Bereits vergangene Zeit seit einem festgelegten Zeitpunkt (Datum und Uhrzeit) anzeigen: Zeigen Sie so z.B. die vergangene Zeit seit der Markteinführung Ihres neuen Produktes, dem Start Ihrer Webseite, der Unternehmensgründung oder der Standorteröffnung an:

Präsentationszeit mittels PowerPoint Add-In einblenden

4. Dynamischer Countdown

Zeit bis zum nächsten Event (in Tagen, Stunden, Minuten und Sekunden) anzeigen:


Zeitmanagement auf Folien einsetzen

Hier geht’s zum Add-In: Zum  Download


Fazit: Präsentationszeit gekonnt einhalten!

Ihre nächste Präsentation steht sicherlich schon an. Beherzigen Sie unsere Tipps und überzeugen Sie auch, indem Sie die vorgegebene Präsentationszeit einhalten.

Nutzen Sie die vorgestellten Tipps, um einen Überblick über Ihre verstrichene Zeit zu haben. Sie werden sehen, es wird Ihnen leichter fallen die Zeit richtig zu managen!

Sie haben Fragen zum Thema Präsentationszeiten einhalten oder zu PowerPoint generell? Suchen Sie gerne unseren Kontakt per Mail unter [email protected]. Wir helfen Ihnen weiter!

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