21. März 2018

Tabellen in Präsentationen richtig darstellen

Kaum eine PowerPoint-Präsentation kommt ohne Tabellen aus, sind sie doch neben den unterschiedlichen Diagrammarten eines der gängigsten Mittel um Daten und Kennzahlen darzustellen. Bei der Gestaltung von Tabellen ist es vor allem wichtig darauf zu achten, dass diese nicht unübersichtlich werden. In diesem Artikel haben wir einige Tipps gesammelt, die Ihnen dabei helfen, bei der Arbeit mit Tabellen in PowerPoint die Übersicht zu bewahren.

Wie auch bei anderen Elementen in einer Präsentation sollten Sie sich am Anfang stets die Frage stellen: Ist eine Tabelle an dieser Stelle die beste Möglichkeit um meine Aussage zu präsentieren? Bedenken Sie dabei, dass nicht nur Ihre Präsentationszeit eingeschränkt ist, sondern auch die Bedingungen während der Präsentation nicht immer im Voraus feststehen. Wenn Sie die Tabelle etwa nicht in ausreichender Größe darstellen können, macht es wenig Sinn, sie dem Publikum zu präsentieren.

Die folgenden Ratschläge sollen dabei helfen, möglichst viel aus den Tabellen in Ihrer Präsentation zu holen:

  • Achten Sie darauf, dass die Tabelle nicht zu groß wird: Für eine Präsentation sollte die Darstellung möglichst kompakt erfolgen. Es sollte dem Publikum im Idealfall möglich sein, die wesentlichen Punkte auf einen Blick zu erfassen. Ist die Tabelle weitläufig und enthält viele Daten, so ist es wahrscheinlich, dass Sie die Aufmerksamkeit Ihres Publikums vorrübergehend verlieren.

  • Gestalten Sie Textelemente möglichst lesbar: Dies betrifft insbesondere die Wahl der richtigen Schriftgröße und Schriftart. Wählen Sie einen Schriftsatz, der auch über eine größere Distanz hinweg gut und eindeutig erkennbar ist. Achten Sie auf ausreichenden Abstand zwischen den Spalten und Zeilen, damit die Zuordnung eindeutig erkennbar bleibt.

  • Heben Sie wichtige Inhalte hervor: Durch den gezielten Einsatz von Farben, können Sie die Inhalte innerhalb einer Tabelle hervorheben und so besser lesbar gestalten. Bedienen Sie sich dabei gängiger Standards, wie etwa grün für positive Zahlen und rot für negative. Wichtige Zahlen oder Aussagen können in einer ganz anderen Farbe stehen. Entscheidend ist mit unterschiedlichen Farben sparsam umzugehen, damit der Hervorhebungscharakter nicht verloren geht.

  • Streichen Sie unwichtige Inhalte: Redundante Information sollte in einer Tabelle im Idealfall keinen Platz haben. Reduzieren Sie die dargestellten Daten auf das absolut Wesentliche für Ihren Vortrag. Sich wiederholende Angaben können Sie einmal anführen oder überhaupt weglassen. Schreiben Sie z. B. in einer Fußnote „alle Angaben in Prozent“ anstatt jede Zahl mit einem Prozentzeichen zu versehen. Zahlen sollten Sie außerdem stets gerundet angeben, damit Sie möglichst gut leserlich bleiben.

  • Daten sinnvoll anordnen und sortieren: Die Gestaltung der Tabelle sollte sich stets nach dem Kontext des Vortrags richten. Dies betrifft vor allem die Sortierung der Daten, die meist entweder alphabetisch oder chronologisch erfolgt. Vielleicht ist für Ihren Vortrag eine Sortierung nach der Größe der Kennzahl zweckmäßig. Praktisch ist hier eine Kombination der Office-Produkte Excel und PowerPoint: Sortieren Sie die Tabelle wie gewünscht in Excel mit der Funktion „Filtern und Sortieren“ bevor Sie diese in PowerPoint einfügen.

  • Visualisierung über Stilmittel wie Icons oder Infografiken: Tabellen profitieren enorm von visueller Auflockerung. Dazu eignen sich Icons wie etwa Checkmarks (Häkchen) oder rote Kreuze, z. B. um die Erfüllung gewisser Anforderungen direkt visuell zu kennzeichnen. Symbolbilder zu einzelnen Zahlengruppen – z. B. ein Auto-Icon um Automobilverkaufszahlen darzustellen – können dabei helfen, die Bedeutung der Zahlen eingängiger zu vermitteln. Prozessbalken können am Tabellenrand angezeigt werden, etwa um erreichte Ziele oder den Projektfortschritt darzustellen.

Investieren Sie etwas Zeit darin, die Tabellen in Ihren Präsentationen möglichst übersichtlich abzubilden. Sie werden schnell feststellen, dass sich der Aufwand lohnt: Das Publikum ist aufmerksamer, wenn die Informationen intuitiv aufbereitet werden. Es wird leichter dem Vortrag zu folgen und es kommt zu weniger Zwischenfragen, die den Fluss der Präsentation ins Stocken bringen. Außerdem bringt die sorgsame Aufbereitung auch einen nachhaltigen Effekt mit sich. Wenn Ihre Inhalte verständlich sind, werden Sie vom Publikum auch besser in Erinnerung behalten. Und davon profitieren Sie und Ihr Publikum.

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