23. Februar 2016

Tipps zur Auswahl von Schriften und Textlayouts in PowerPoint

Für eine gelungene PowerPoint-Präsentation ist ausschlaggebend, dass sie für die Zuschauer gut lesbar ist. Dafür muss eine passende Schriftart gefunden werden und auch die Anordnung der Texte entscheidet mit über eine Leser-freundliche Optik der Folien. Viele glauben, sie könnten mit Bullet Points ihre Inhalte anschaulich präsentieren. Was es bei dieser Form der Gliederung jedoch unbedingt zu beachten gilt und welche Alternativen es gibt, werden wir Ihnen im Folgenden zeigen. Zudem erhalten Sie nützliche Tipps zur Wahl einer attraktiven Schriftart für Ihre Präsentation.

Gebräuchliche Schriftarten

Die Arial als Standardschrift hält sich immer noch hartnäckig bei den meisten Präsentationen, die wir zu sehen bekommen. Sie ist ein Relikt der 80er Jahre und wurde 1983 von Robin Nicholas und Patricia Saunders entwickelt. Die Arial wurde speziell für die Bildschirmdarstellung optimiert und hat sich als Windows-Systemschrift schnell etabliert. Mit Office 2013 wurde diese dann weitgehend von der Calibri als neue Schrift abgelöst und mit allen neueren Office-Paketen verteilt. Nach heutigem Designverständnis wirkt die Arial nicht mehr ganz so aktuell – ihre unausgeglichenen Proportionen und ältlich wirkenden Linienführungen stehen in der Kritik vieler Typographen.

Arial vs. Calibri

Der Klassiker: Arial

Oft wird in Unternehmen bzgl. der Schriftwahl argumentiert, dass diese auf allen Rechnern installiert sein muss und man sich daher einfacherweise für Arial entschieden hat. Natürlich spricht rein technisch nichts gegen die Verwendung der Arial als Standardschrift, gerade wenn diese neben PowerPoint-Präsentationen auch in Word oder im E-Mail-Schriftverkehr verwendet wird. Zunehmend geht aber auch der Trend dahin, dass man sich gerade durch die Schriftwahl von anderen Präsentationen unterscheiden möchte, da gefühlte 90% aller Präsentationen weltweit wahrscheinlich mit der Arial gestaltet wurden. Unsere Empfehlung ist in erster Linie, dass Sie sich passend zu Ihrem Corporate Design auf eine Schrift festlegen. Viele Firmen haben eigene CI-Schriften in ihrem Design verankert, die vor allem in Print- und Marketingmaterial und manchmal auch auf der Webseite Verwendung finden.

Stärken und Schwächen der Arial: Die Schrift wirkt sehr massiv und kräftig, was sicher die Lesbarkeit positiv unterstützt. Aber gerade bei vollen Textfolien mit Bullet Points und ca. 400 Wörtern auf einer Seite wirken PowerPoint-Folien schnell überfrachtet. Aufgrund ihres sehr dunklen Grauwerts kann die Schrift den Eindruck wecken, als wäre sie fett markiert worden, was mitunter deftig und aufgeladen wirkt. Die Assoziationen mit der Arial gehen teilweise weit auseinander. Auf einige wirken die Formen vieler Buchstaben sehr geschlossen und damit unästhetisch und unmodern, für andere ist dieser charakterarme Schriftstil ein Ausdruck von Seriosität.

Die Alternativen: Calibri und Calibri Light

Wir benutzen z.B. in unseren Vorlagen bei PresentationLoad schon lange die Calibri und Calibri Light, die beide in neueren Office-Paketen ab 2013 vorhanden und installiert sind. Wenn eine Schrift in mehreren „Versionen“ (Schriftschnitten) vorhanden ist, gibt es auch mehr Gestaltungsmöglichkeiten. Gerade die Calibri Light wirkt moderner und leichter, d. h. die Linien der Schrift sind feiner, was aktuellen Designtrends mit „leichten“ Schriften auf jeden Fall entgegenkommt. In Kombination mit der normalen Calibri, die man auch über die Schriftfunktion in „Fett“ (Bold) einstellen kann, ergeben sich daraus gleich 3 verschiedene Stärken und Möglichkeiten, Ihren Text zu gestalten. Probieren Sie es doch einfach mal aus, wie z.B. eine Arial gegenüber einer Calibri Light aussieht, Sie werden den Unterschied auf Anhieb erkennen.

Eigene Schriften einbinden

In PowerPoint gibt es auch die Möglichkeit, eigene Schriften in die Datei mit einzubetten (Optionen > Speichern > Schriftarten in der Datei einbetten).

Schriften einbetten

Das macht insbesondere Sinn, wenn Sie eine eigene Hausschrift in Ihrem Unternehmen haben, die Sie auch in Ihren PowerPoint-Präsentationen konsistent verwenden möchten. Allerdings ist das aus lizenztechnischen Gründen nicht immer mit allen Schriften möglich oder erlaubt, denn gewöhnlich erwerben Sie keine Schriftarten, sondern lediglich ein Nutzungsrecht für sie. Bei näheren Fragen hierzu müssen Sie sich direkt an Ihren Schriftenanbieter wenden. Oftmals finden sich Hinweise zur Lizenzierung auch im FAQ auf deren Webseiten.

Wenn Sie Fragen zum Einbetten von Schriften oder zur CI-gerechten Verwendung Ihrer Firmenschrift in Microsoft Office haben, dann können Sie gerne auch Kontakt zu uns aufnehmen. Wir helfen Ihnen bei speziellen Fragen weiter oder können Ihnen entsprechende Spezialisten aus unserem Unternehmen oder Netzwerk empfehlen.

Textlayout ohne Bullet Points

Natürlich soll es in diesem Beitrag auch um konkrete Vorschläge zum Textlayout gehen. Neben der Kombination verschiedener Schriften (sofern dies gewollt oder nach Corporate Design erlaubt ist) gibt es auch mit nur einer Schriftart viele Gestaltungstricks und Möglichkeiten, wie Sie Ihre Inhalte attraktiv darstellen können. Und hier meinen wir ganz klar: Ohne die Verwendung von Bullet Points.

Jeder sollte aus der Verwendung von Word die Aufzählungszeichen kennen. In PowerPoint kann man ebenso verschiedene Formen von Bullet Points verwenden oder sogar eigene Bullet Points (mit eigenen Symbolen, Formen oder Icons) erstellen. Wir setzen dagegen auf eine Optik mit „mehr Platz“ zwischen den aufgezählten Punkten: Mit den Tabulatoren lassen sich Abstände zu den Texten einstellen und auch Zeilenabstände helfen bei der besseren Gliederung Ihrer Inhalte.

Mit unserer Erfahrung als Präsentationsdesigner zeigen wir Ihnen zwei Beispiele, was man aus einer einfachen Textfolie machen kann, ohne gleich als Grafikdesigner tätig zu werden.

Die klassische Textfolie mit 5 Bullet Points als Aufzählungen in PowerPoint.
Der Nachteil: Die Zeilenabstände sind alle gleich. Außer den vorangestellten Bullet Points erkennt man die Struktur der Inhalte nicht. Daher ist diese Darstellung nicht optimal. Zumal auf der Folie viel Platz ungenutzt ist. (Verwendete Schrift Calibri Light 24 pt)

Bei der zweiten Variante wurde ein Abstand nach dem Absatz eingefügt. Hier von 15pt.
So sind die einzelnen Abstände zwischen den Aufzählungen bzw. Zeilen deutlich zu sehen, was auch die Lesbarkeit und Gliederung deutlich verbessert.

Absatz

Hier sehen Sie nun auch, dass Sie eigentlich keine Bullet Points mehr benötigen. Wenn man über Abstand nach einem Zeilenumbruch eine deutliche Differenzierung schafft, sind auch ohne Aufzählungszeichen die 5 Textelemente deutlich zu unterscheiden.

In nur zwei Schritten können Sie die Schrift auch in mehreren Spalten anordnen. Dazu gibt es in PowerPoint unter den Textoptionen die Funktion „Spalten“. Wählen Sie dort „mehr Spalten“ und geben Sie z. B. als Anzahl 5 Spalten und einen Abstand von 1 cm (Zwischen den Spalten) ein. Mit dieser Formatierung können Sie sehr schnell Ihren Text in mehreren Spalten organisieren. Natürlich muss dann ggf. die Schrift kleiner gewählt werden (hier Calibri Light 18 pt), da durch die Spaltenanordnung der Text nicht mehr so lange läuft und die Wörter früher umbrechen.

Spalten

Folie5

Folie6

In Kombination mit Bildern oder Icons entstehen so sehr einfach attraktive PowerPoint-Folien, die Ihre Texte schnell in Schaubilder mit Infografik-Stil verwandeln. Alles, was Sie dazu benötigen, ist von den Standard-Aufzählungen und Bullet Points wegzukommen und ggf. die Leserichtung nicht mehr von oben nach unten, sondern von links nach rechts anzuordnen.

Wenn Sie Ihre Folien auch so attraktiv gestalten möchten, empfehlen wir Ihnen einen Blick auf folgende Vorlagen, mit denen Sie über anschauliche Textlayouts und passende Icons für Infografiken verfügen:

Infografiken – Zahlen:

Hier sind viele Layouts in Form von Spalten mit attraktiver Textgestaltung zur Visualisierung von Kennzahlen bereits fertig angeordnet.

Infografiken-Zahlen

Business-Icons:

Eine umfangreiche Sammlung von über 400 Business-Icons, die Sie einfach in PowerPoint editieren, skalieren oder einfärben können. Ebenso finden Sie hier noch weitere Ideen für Infografiken mit Icons, die Sie schnell und unkompliziert selbst anpassen und bearbeiten können.

Business-Icons

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