6. November 2019

Worauf es bei Ihrer Unternehmens-Präsentation wirklich ankommt

Tom Becker-Schweitzer, Geschäftsführer der PresentationLoad GmbH, liefert Ihnen in diesem Beitrag wertvolle Tipps und Methoden zur Erstellung Ihrer Unternehmenspräsentation. Und die Antwort auf die zentrale Frage erhalten Sie gleich mit: Wie gestalte ich eine gute Unternehmenspräsentation und wie umfangreich darf diese sein?
(Lesezeit: ca. 10 Min.)

Die optimale Unternehmenspräsentation

Ihre Unternehmenspräsentation ist die wichtigste Präsentation für Geschäftsleitung und Vertrieb. Sie repräsentiert Ihre Firma bei Gesprächen mit neuen Kunden, potentiellen Partnern und Investoren. Sie wissen selbst, wie wichtig der erste Eindruck ist. Das Gehirn braucht nur eine Zehntelsekunde, um ein Urteil über einen Unbekannten zu fällen und dieses ist – wie Studien zeigen – meist korrekt. Mit zunehmender Zeit ändert sich lediglich die Sicherheit, mit der wir uns ein Urteil bilden. Warum sollte es bei Ihrer Unternehmenspräsentation mit dem ersten Eindruck anders sein?

Und wie sieht für Sie Ihre optimale Unternehmenspräsentation aus? Die Antwort: Ihre Präsentation sollte genauso individuell sein wie Ihr Unternehmen, Ihre Produkte und Ihre Leistungen.

Es gibt daher keine ideale Musterlösung, wohl aber einige Prinzipien und Regeln, die Sie beachten können. Dieser Beitrag beinhaltet acht wertvolle Tipps, mit denen Sie Ihre Unternehmenspräsentation besser und effektiver machen können.

 

Unternehmenspräsentation PPT

Tipp 1:
Professionelle Aufbereitung und Präsentationsdesign:
Der erste Eindruck zählt!

Die Unternehmenspräsentation stellt oft den Einstieg in eine Besprechung mit neuen und bestehenden Kunden sowie wichtigen weiteren Stakeholdern dar. Sie bildet die Grundlage für den weiteren Verlauf eines Gesprächs, das mitunter bedeutende sekundäre Ziele verfolgt – etwa Vertragsabschlüsse, Entwicklungspartnerschaften oder eine Einladung zu einem Folgetermin. Auch für die Unternehmenspräsentation gilt daher: Es gibt keine zweite Chance für den ersten Eindruck.

Um sich wirkungsvoll präsentieren und sich von den Mitbewerbern abheben zu können, braucht ein professionelles Unternehmen ein professionelles Präsentationsdesign. Und das fängt beim Corporate Design (CD) an.

Es mag trivial klingen, aber haben Sie bei Ihrer Unternehmenspräsentation schon einmal überprüft, ob alle Folien CD-konform gestaltet sind? Oder noch viel allgemeiner gefragt: Ob Ihre Unternehmenspräsentation generell das Corporate Design widerspiegelt? Wenn nicht, dann sollten Sie Schriftbild, Farbkonzept und Bildsprache jeder Präsentation Ihrer Unternehmensidentität anpassen. Etablieren Sie Design-Konventionen, um bei Ihren Kunden einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen.

Neben einer einheitlichen Gestaltung und angemessenen Sprache sollten Sie zudem darauf achten, hochwertige Bilder zu verwenden. Mit einer professionell aufbereiteten Unternehmenspräsentation überzeugen Sie selbst den kritischsten Geschäftsführer und anspruchsvollsten Kunden.

TIPP: Ganz grundsätzlich empfiehlt es sich, das Design der Unternehmenspräsentation zeitlos, elegant und ansprechend zu halten. Überfordern Sie Ihre Zuhörer nicht mit überladenen Folien und zu viel Schnickschnack. Aktuell im Trend sind Grafiken, Icons und Diagramme im Flat-Design. Sie wirken besonders ansprechend und zeitgemäß.

Tipp 2:
Die 20 Minuten-Regel.
Ihre Zielgruppe hat keine Zeit!

Die Unternehmenspräsentation ist oft der Einstieg in eine Besprechung mit bestehenden und neuen Kunden sowie wichtigen Stakeholdern. Machen Sie sich bewusst, dass Geschäftsführer und Manager immer weniger Zeit haben und insbesondere auch die Aufmerksamkeitsspanne sehr niedrig ist.

Gerade deswegen sollten Sie Ihre Unternehmenspräsentation kurz fassen: Ideal sind 20 bis maximal 25 Minuten für den informativen Teil (die „Über uns“-Darstellung). Kommen Sie spätestens dann auf den Punkt und zur detaillierten Vorstellung Ihres Konzepts, konkreten Angebots, Ihrer Produkte oder Ihrer Leistungen. Oder noch besser: Beenden Sie Ihre Präsentation und gehen Sie dann in den persönlichen Dialog über.

Studien haben bewiesen, dass die Aufmerksamkeit bereits nach 15 Minuten während einer Präsentation rapide abnimmt. Ihr Kunde wird für den wertschätzenden Umgang mit seiner Zeit dankbar sein. Meistens ist er bereits sowieso viel besser über Ihr Unternehmen informiert als Sie vielleicht annehmen.

TIPP: Fragen Sie Ihren Kunden vor Beginn Ihrer Präsentation, welche Informationen ihn wirklich interessieren. Kennt er schon Ihr Unternehmen? Hat er sich auf Ihrer Webseite bereits informiert? Dann können Sie einen Großteil der Folien in Ihrer Unternehmenspräsentation auch wegfallen lassen.

 


Tipp 3:
Wissen über Ihre Zielgruppe ist Macht:
Ihre Unternehmenspräsentation sollte den Nutzen für Ihren Kunden herausstellen.

Ihr Kunde wird sich bei Ihrer Präsentation immer zuerst die Frage stellen: Welchen Vorteil habe ich? (engl. What’s in it for me?) Versetzen Sie sich daher in die Lage Ihrer Zielgruppe, noch bevor Sie die erste Folie für Ihre PowerPoint-Präsentation erstellen.

  • Welche Informationen sind für Ihren Kunden interessant?
  • Was sind seine Motive (für Kaufentscheidung / Zusammenarbeit)?
  • Über welches Wissen zu Ihrem Unternehmen verfügt er bereits?
  • Welche Rückfragen kommen voraussichtlich auf Sie zu?
  • Welche Kernaussagen möchten Sie in Ihrer Präsentation rüberbringen?
  • Wo liegt Ihr USP und worin unterscheiden Sie sich von Ihren Mitbewerbern?
  • Welcher Aufbau und welche Struktur passen daher für Ihre Präsentation?
  • Storytelling: Wie bringen Sie Ihre Story am besten rüber?

Aus den Antworten zu den oben genannten Fragen werden Sie anschließend die entsprechenden Folien und Inhalte sehr gut selbst ableiten können.

  • Interessiert sich Ihr Kunde wirklich für Ihre Unternehmenshistorie? Oder vielleicht viel mehr für die neuen innovativen Lösungen, die Sie in Kürze auf den Markt bringen werden und die einen echten Mehrwert für Ihren Kunden liefern?
  • Ist es wichtig, wie viele Standorte und Mitarbeiter Sie haben oder eher wie Ihr Leistungsprozess für den Kunden aussieht?

Hier ist erstmal einiges an konzeptioneller Arbeit zu leisten. Oft empfehlen sich dafür ein Brainstorming im Team und ein anschließender Workshop mit den wichtigen Entscheidern aus Geschäftsleitung, Marketing und Vertrieb. Zusätzlich können Sie sich einen Konzepter oder eine spezialisierte Agentur mit an Bord holen.

TIPP: Wenn Sie z.B. nur 20 Minuten präsentieren möchten und durchschnittlich 2 Minuten pro Folie ansetzen, dann wird Ihre Unternehmenspräsentation nur aus 10 Folien (mit Titelfolie und Abschlussfolie ca. 12 Folien) bestehen können. Natürlich können Sie in den Anhang auch 20 weitere Folien packen. Falls Rückfragen kommen, haben Sie die entsprechenden Informationen immer zur Hand. Eine Unternehmenspräsentation besteht daher durchschnittlich meist aus 30-40 PowerPoint-Folien. Zeigen Sie aber nur die Folien, die wirklich für Ihren Kunden relevant sind, und nur so viel, wie es die Zeit zulässt.

 

Tipp 4:
50 % Text vs. 50 % Bilder und Grafiken.
Nicht nur der Inhalt, auch die Gestaltung muss überzeugen. 

Die meisten Präsentationen, die wir von Kunden sehen, bestehen zu 70-80 % aus Textinhalten. Viele haben aber schon erkannt, dass mit Bullet-Points und Textwüsten alleine keine überzeugende Unternehmenspräsentation gelingen kann.

Die Gestaltung fängt eigentlich erst dann an, wenn es nicht nur darum geht, alle Aussagen auf Ihre Folien zu schreiben, sondern eine Präsentation zu erstellen, die Sie bei Ihrem Vortrag unterstützt – inhaltlich sowie visuell. Eine gute Regel: 50 % der Fläche Ihrer Folie sollte aus Text – 50 % aus Bildern, Grafiken oder Diagrammen bestehen. Natürlich müssen Sie sich nicht starr auf jeder Folie daran halten, aber bringen Sie mehr visuelle Inhalte in Ihren Präsentationen mit ein, werden auch Ihre PowerPoint-Präsentationen besser bei Ihren Kunden ankommen. Das Wichtigste: Fassen Sie sich kurz, Stichworte und kurze Sätze reichen manchmal schon aus.

Bei den folgenden Folien (Screenshots aus unserer Unternehmenspräsentation-Toolbox) sehen Sie die Layouts und Gestaltungsbeispiele sehr gut.

TIPP: Verwenden Sie mehr Bilder und Grafiken in Ihren Präsentationen. Denn eine professionelle und visuell ansprechende Präsentation mit Bildern wirkt interessanter und spricht auch Ihr Publikum mehr an als Folien mit reinen Textinhalten. Wenn Ihnen die Zeit fehlt oder Sie kein Händchen für Gestaltung haben, dann nutzen Sie einfach unsere PowerPoint-Vorlagen dafür – oder lassen Sie sich von einem Grafikdesigner oder einer professionellen PowerPoint- bzw. Präsentationsagentur wie PresentationLoad unterstützen.

Tipp 5:
Übersichtlichkeit und Struktur:
Visualisieren Sie wichtige Geschäfts- und Kernzahlen.

Die Kunst einer gelungenen Unternehmenspräsentation besteht unter anderem darin, die wichtigsten Inhalte Ihres Geschäftsplans, wie etwa Geschäftsmodell, Markt, Strategie, Finanzen, etc., auf wenigen Folien zu verdichten. Diese Zahlen, Daten und Fakten bilden ein Stück weit das Fundament der Unternehmenspräsentation. Um sie visuell ansprechend darzustellen, eignen sich Treemaps besonders gut. Diese eher ungewöhnlichen Diagramme, die ineinander verschachtelten Rechtecken gleichen, bieten mit ihren Darstellungsmöglichkeiten zahlreiche Vorteile gegenüber üblichen Diagrammen. Durch ihre Muster und farblichen Unterteilungen sorgen sie für mehr Übersicht in Ihrer Unternehmenspräsentation. Zudem erleichtern sie es, Größenverhältnisse zwischen den verschiedenen Kategorien darzustellen. Gerade zur Visualisierung von Hierarchien, Verzweigungen und Verhältnissen ist es sinnvoll, Treemaps in der Unternehmenspräsentation einzusetzen.

TIPP: Sie können Treemaps in Kombination mit Bildhintergründen verwenden. Sie bieten somit die Möglichkeit, Produktbilder, Logos, Gebäude und andere aussagekräftige Grafiken gezielt einzubauen – perfekt für Ihre Unternehmenspräsentation.

Tipp 6:
Interaktivität und Dialog.
Präsentieren Sie interaktiv und nicht von A-Z.

Seit fast 25 Jahren werden PowerPoint-Präsentationen in Unternehmen erstellt. Haben Sie schon mal darüber nachgedacht, dass dieses Prinzip des linearen Präsentierens vielleicht nicht mehr ganz so zeitgemäß ist? Trotzdem präsentieren viele Manager(innen) immer noch ihre Folien von A-Z ohne Rücksicht auf Zeit, den Zuhörer und dessen kurze Aufmerksamkeitsspanne. Dabei ist es doch ganz einfach, interaktive Präsentationen mit Hyperlinks zu erstellen, sodass Sie sich jederzeit durch Ihre Präsentationsfolien bewegen können, ohne einer starren Anordnung zu folgen.

TIPP: Nutzen Sie Ihre Agenda-Folie als interaktive Navigation. Setzen Sie Hyperlinks auf Ihre Agenda-Punkte, sodass Sie jederzeit auf einen bestimmten Teil Ihrer Präsentation springen können. Auf Ihr Logo setzen Sie auch einen Link, der immer wieder auf diese Folie zurückverweist. So einfach haben Sie eine interaktive PowerPoint-Präsentation erstellt!

Merken Sie während einer Präsentation, dass Ihnen Zeit fehlt oder Ihr Kunde sich für ein bestimmtes Thema interessiert, dann bestimmen Sie damit einfach den weiteren Verlauf Ihrer Unternehmenspräsentation selbst – durch Klick auf die jeweiligen Kapitel. Binden Sie Ihren Kunden damit in Ihre Präsentation ein, fragen Sie ihn und lassen Sie ihn ggf. den Ablauf der Präsentation selbst mitbestimmen.

 


Tipp 7:
Leidenschaftlich, aber authentisch:
Präsentieren Sie mit Passion.

Die Unternehmenspräsentation steht und fällt mir Ihrem Vortrag. Überzeugt der Referent nicht, ist selbst die perfekte Präsentation nur halb so viel Wert. Vermitteln Sie beim Vortrag daher eine gewisse Leidenschaft.

Aber Achtung: Übertreiben Sie es nicht. Bleiben Sie authentisch. Gelingt Ihnen das, steigern Sie mit Ihrer Unternehmenspräsentation nicht nur das positive Bild des Unternehmens massiv, sondern Ihre Begeisterung überträgt sich zugleich auf den Zuhörer.

Wecken Sie Emotionen, indem Sie sprachliche Bilder in Ihre Präsentation einfließen lassen. Beteiligen Sie die Zuhörer durch direkte Ansprachen, wie etwa „Stellen Sie sich vor…“, emotional am Geschehen und schaffen Sie dadurch ein Stück Realität. Achten Sie außerdem darauf, weniger von Ihrem Unternehmen, also einem „Wir“ zu sprechen und sich lieber auf Ihre Kunden, also das „Sie“ zu fokussieren. So öffnen Sie mit Ihrer Unternehmenspräsentation den Weg zum Unterbewusstsein – der Ort, an dem Kunden die meisten Entscheidungen treffen.

TIPP: Planen Sie ausreichend Zeit ein, um den Vortrag Ihrer Unternehmenspräsentation einzuüben und einen Testlauf durchzuführen. Fragen Sie Ihre Kollegen, ob Sie als Test-Publikum agieren wollen, und lassen Sie sich Feedback zu Ihrem Vortrag geben.

Tipp 8:
Nach der Unternehmenspräsentation ist vor der Unternehmenspräsentation:
Halten Sie ein versandfertiges Format bereit.

Konnten Sie Ihre Kunden und Partner mit Ihrer Unternehmenspräsentation begeistern, erreicht Sie sicherlich vermehrt die Anfrage, ob es möglich ist, eine digitale Kopie der Präsentation zu erhalten. Umso besser, wenn Sie die Präsentation bereits in einem versandfertigen Format vorliegen haben. Was hierbei für Präsentationen im Allgemeinen gilt, ist auch für die Unternehmenspräsentation zutreffend. Versenden Sie Ihre Präsentation niemals als PowerPoint-Datei, sondern immer als PDF, und achten Sie unbedingt auf die Dateigröße. In PDF-Form sollte die Unternehmenspräsentation nicht größer als circa drei Megabyte sein. Eine 30 Megabyte große Unternehmenspräsentation als Anhang im E-Mail-Posteingang wirkt alles andere als professionell. Zudem besteht die Gefahr, dass die E-Mail aufgrund einer limitierten Anhang-Größe des Anbieters gar nicht erst im Postfach des Empfängers ankommt.

TIPP: Wenn Sie besonders zuvorkommend sein möchten, nehmen Sie Ihre Unternehmenspräsentation im versandfertigen Format direkt zu Ihrem Kunden mit. Bieten Sie ihm nach der Präsentation eine digitale Kopie an. Oder Sie warten auf eine entsprechende Nachfrage Ihres Kunden.

Sie möchten mehr erfahren oder Ihre Unternehmenspräsentationen verbessern?

Dann schreiben Sie hier einfach einen Kommentar oder nehmen Sie direkt den Kontakt zu mir auf und schreiben Sie mir eine E-Mail an becker@presentationload.de.

Gerne beantworte ich Ihre Fragen oder unterstütze Sie auf Wunsch zusammen mit meinem Team bei Konzeption, Aufbau, Inhalt und Gestaltung Ihrer Unternehmenspräsentationen. Manchmal ist es gut, wenn jemand von außen einen anderen Blickwinkel auf Ihre Präsentationen hat. Wir erstellen seit fast 20 Jahren PowerPoint-Präsentationen für mittelständische Unternehmen und internationale Konzerne und haben daher schon viele Erfahrungswerte mit Unternehmens-, Vertriebs- und Strategiepräsentationen gewinnen können.

Weitere Möglichkeiten:

  • Unverbindliche Beratung für Ihre Präsentationen.
  • Senden Sie mir Ihre Präsentationen zur Ansicht zu.
  • Professionelle Unterstützung bei Konzept und Gestaltung.
  • Überarbeitung Ihrer bestehenden Unternehmenspräsentationen.
  • Workshops und Seminare für Sie und Ihr Team. (www.presentationload.de/seminare)

Viele Grüße und viel Erfolg mit Ihren Präsentationen,

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