22. Juni 2020

Webinar-Präsentation erstellen / Tipps für erfolgreiche Webinare

Guide zur Webinar-Erstellung: diese Erfolgsfaktoren sorgen für eine gelungene Präsentation

Webinare liegen im Trend. Sie sind sowohl für das Publikum als auch für Referenten bequem und bieten zahlreiche Möglichkeiten. Egal ob es um Online-Marketing, Lead-Generierung, den Aufbau einer Marke oder die Vermittlung von Inhalten geht, das Webinar ist ein nützliches Werkzeug und entspricht voll dem Zeitgeist. Dennoch ist das Webinar noch ein recht neues Medium und die Planung und Durchführung bereiten Vielen noch Kopfschmerzen. Nützliche Infos zur besonderen Situation eines Webinars und welche Erfolgsfaktoren Sie bei der Erstellung eines Webinars beachten sollten, erhalten Sie deshalb hier:

Was ist überhaupt ein Webinar und was ist das Besondere daran?
Das Webinar ist eine Präsentation, die über das Internet geführt wird. Anders als ein irgendwo hochgeladenes Video, findet das Webinar in Echtzeit und mit Verbindung zu den Teilnehmenden statt. Diese werden gerne durch verschiedene Interaktionen in die Webinar-Präsentation integriert. Dazu können beispielsweise kleine Umfragen, Quizze oder Wortmeldungen zum Einsatz kommen. Ein Webinar kann verschiedenen Zwecken dienen. Meist geht es um die Vermittlung von Inhalten, die aber häufig mit einem weiteren Ziel, beispielsweise dem Marketing, verknüpft werden.

Wie funktioniert das Webinar?
Grundlage für ein Webinar bildet eine passende Software, beispielsweise Zoom, Skype oder Microsoft Teams. Der Einsatz von PowerPoint für Webinare ist ebenfalls sehr gut möglich.
Mit entsprechenden Programmen können auch Medieninhalte, wie beispielsweise Dokumente oder Videos, mit dem Publikum geteilt werden. Empfehlenswert, jedoch kein Muss, ist die Arbeit mit Kameratechnik, sodass der Vortragende für das Publikum sichtbar ist

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Die Webinar-Präsentation: eine Präsentation wie jede andere?

Also ist eine Webinar-Präsentation im Grunde nicht viel anders als eine gewöhnliche Präsentation, richtig? Ja und nein. Tatsächlich sind viele Elemente ähnlich, dennoch ist die Situation eine andere, denn der virtuelle Raum hält einige Besonderheiten bereit. Genau diese Faktoren sollte man sich bewusst machen, wenn das eigene Webinar ein Erfolg werden soll. Hier also zunächst mal die entscheidenden Unterschiede zwischen dem Vortragen im realen und im virtuellen Raum:

  1. Eingeschränkte Kommunikationskanäle
    Dieser Faktor sollte nicht unterschätzt werden. Wird in der realen Welt vorgetragen, geht die Kommunikation weit über das Gesagte hinaus. Publikum und Redner stehen sich direkt gegenüber und können sich gegenseitig sehen. Mimik, Gestik und Blickkontakte sind dabei wichtige Werkzeuge. Selbst wenn viel mit Videotechnik gearbeitet wird, kann dies die direkte Interaktion nicht ausreichend ersetzen.
    Für Sie bedeutet das: Es kommt umso mehr auf die Inhalte und deren Präsentation an. Gleichzeitig gewinnt die Stimme an Bedeutung. Monotones Sprechen sollte also vermieden und auf gezielte Intonation geachtet werden.
  2. Unverbindliche Umgebung:
    Bei einem Vortrag in der realen Welt herrscht eine gewisse soziale Verbindlichkeit und meist gibt es wenig Ablenkungsmöglichkeiten. Sich während eines Vortrags anderweitig zu beschäftigen, würde als unhöflich und störend wahrgenommen werden. Zu Hause oder allein im Büro sieht das anders aus. Ist ein Webinar nicht sehr fesselnd, ist die Verlockung groß, noch schnell einen Blick in die Unterlagen zu werfen oder nebenbei eine E-Mail abzuschicken. Es ist also schwerer das Publikum „bei der Stange zu halten“ und umso wichtiger zu vermitteln, warum das Verfolgen des Webinars sich lohnt und es entsprechend zu gestalten.

Präsentieren im Webinar: anders, aber nicht schwieriger
Bedenken Sie dabei: Diese Unterschiede sind nicht explizite Vor- oder Nachteile, sondern können durchaus beides sein. Ein Beispiel: Wenn Sie nicht merken, dass Ihr Publikum Ihnen entgleitet, können Sie zwar nicht gegenlenken, es kann Sie aber auch nicht aus dem Konzept bringen.

Die Webinar-Situation muss Sie also nicht übermäßig nervös machen. Das Wissen darüber im Hinterkopf zu haben, ist aber sehr nützlich, um Problemen und Schwächen vorzubeugen, während Sie Ihre Webinar-Präsentation erstellen. Hier nun einige nützliche Hinweise dazu:

 


Eine Webinar-Präsentation erstellen: Erfolgsfaktoren und Tipps


Erfolgsfaktor 1: Sorgfältige Vorbereitung und Planung

Wie bereits erläutert, sind die Kommunikationswege im Webinar eingeschränkt. Das bedeutet auch: Spontane Änderungen in der Webinar-Präsentation sind nur schwer möglich. Natürlich können Sie mündlich etwas ergänzen, aber die passende visuelle Information fehlt. Die Möglichkeit etwas aufzuschreiben oder zu skizzieren – wie im realen Vortrag auf Tafel oder Flipchart – ist mit entsprechender Technik zwar nicht ausgeschlossen, aber nicht immer gut umsetzbar.

Thema geschickt wählen und promoten
Sie stehen vor der Herausforderung, ein Publikum zu gewinnen und dessen Aufmerksamkeit dann auch zu halten. Sie müssen also besonders sorgfältig planen, was Sie vermitteln möchten und wie sie dies tun möchten. Das beginnt schon beim Thema. Überlegen Sie, was Ihr Publikum anspricht und wie es einen Nutzen daraus ziehen kann. Denken Sie auch daran, Ihr Webinar schon frühzeitig und intensiv zu bewerben (vier Wochen vorher sind durchaus angebracht!). Als besonders erfolgreich erweisen sich in der Regel Einladungen per Mail. Vergessen Sie nicht, später ruhig mehrmals Erinnerungen zu versenden.

Zeitmanagement ist Trumpf
Ebenfalls wichtig: eine passgenaue Zeitplanung. Ein Webinar-Vortrag ist in Zeitpunkt und Dauer (üblicherweise 60-90 Minuten) in der Regel genau festgelegt und Abweichungen sind für die Zuhörer schwierig und ärgerlich, wenn sie sich extra Zeit genommen haben, um Ihrem Webinar zu folgen. Erstellen Sie also am besten eine Art Drehbuch, in dem Sie festlegen, wie viele Minuten Sie den einzelnen Vortrags-Etappen widmen.
Übrigens: Den einen passenden Zeitpunkt für ein Webinar gibt es nicht. Hierbei sind Zielgruppe und Intention die entscheidenden Faktoren. Angestellte haben meist gegen Abend Zeit, Selbständige hingegen sind oft am Vormittag verfügbar.


Erfolgsfaktor 2: Inhalte geschickt wählen und präsentieren

Hier gibt es eigentlich nicht allzu viel zu sagen, denn es ist Ihr Webinar und in diesem Punkt sollten Sie der Experte sein. Im Normalfall werden Sie mit Ihrem Webinar irgendein Ziel verfolgen oder etwas bezwecken wollen. Erstmal müssen Sie die Leute aber dazu bringen, Ihr Webinar überhaupt zu besuchen.

Die Nachfrage entscheidet
Grundsätzlich gilt: Identifizieren Sie Ihr Publikum und versuchen Sie, sich in dessen Position zu versetzen. Wen möchten Sie ansprechen? Was ist für diese Leute interessant? Was bietet einen Mehrwert? Niemand wird einem Webinar folgen, um zu erfahren, dass der Kreis rund ist. Aber auch zu speziell und kompliziert sollte es nicht sein. Orientieren Sie sich an den Kompetenzen Ihrer Zielgruppe.
Sie brauchen eine geschickte Kombination aus Ihrer Intention und dem Interesse der Zielgruppe und müssen diese dann passend vermarkten. Finden Sie die Schnittmenge aus dem, was Sie zu sagen haben, und dem, was die Leute wissen wollen!


Erfolgsfaktor 3: Die Technik im Griff haben

Bei einem Webinar steht und fällt der Erfolg weit mehr mit der Technik als bei anderen Vorträgen. Was auch immer Schwierigkeiten verursacht oder gar ausfällt, kann nur schwer oder gar nicht kompensiert werden. Umgekehrt können Sie mit geschicktem Technik- und Medieneinsatz natürlich im Webinar punkten. Grund genug der Ausstattung und Ihrem Einsatz ausreichend Aufmerksamkeit zu schenken.

Die passende Software
Es gibt mittlerweile verschiedene Software-Lösungen, die sich für Webinare nutzen lassen oder speziell dafür entwickelt wurden. Wählen Sie eine aus, die zu Ihren Gestaltungswünschen passt und mit der Sie gut zurechtkommen. Beliebt bei vielen Anwendern ist das PowerPoint-Präsentation-Webinar, da das Programm bereits durch Präsenz-Vorträge gut bekannt und auf zahlreichen Geräten ohnehin schon installiert ist. Für das Webinar PowerPoint zu nutzen, ist deshalb oft eine naheliegende Wahl.

Gut gesehen werden
Wenn Sie mit Kameratechnik arbeiten, dann achten Sie auf eine geeignete Ausrichtung und Positionierung. Die Kamera sollte frontal auf Ihr Gesicht ausgerichtet und dieses von vorne beleuchtet sein. Bei Verwendung der Laptopkamera ist ein Laptopständer sinnvoll, um einen günstigeren Winkel zu erreichen. Kunstlicht wirkt im Video übrigens meist besser als natürliches Licht. Lichtquellen im Hintergrund (beispielsweise Fenster) oder Spiegel wirken störend.

Gut „rüberkommen“
Bedenken Sie beim Kamera-Einsatz auch die Umgebung. Je nach Intention des Webinars können Sie einen neutralen oder unterstützenden Hintergrund wählen (z.B. Bücherregale). Denken Sie dabei auch an Kleinigkeiten, die vielleicht nicht gesehen werden sollen. Das erotische Foto Ihres Partners oder Ihrer Partnerin ist vermutlich sehenswert, als Webinar-Hintergrund aber vielleicht doch eher ungeeignet. Wer gleich wie ein richtiger Profi arbeiten will, kann sich einen Green-Screen zulegen.
Achten Sie beim Vortrag darauf, tatsächlich in die Kamera zu schauen und auf Ihre Körperhaltung.

Gut gehört werden
Beim Ton gibt es ebenfalls ein paar Punkte zu beachten.
Achten Sie auch hier auf die richtigen Einstellungen und minimieren Sie nach Möglichkeit Störgeräusche. Schließen Sie die Fenster und schalten Sie Geräte (Telefon, Smartphone, Benachrichtigungen am PC, …) aus oder auf stumm. Bitten Sie gegebenenfalls Personen im Nebenraum oder Haus um Ruhe.
Ein Faktor, der leider oft nicht bedacht wird: Werden internes Mikrofon und interne Lautsprecher gleichzeitig verwendet, kann es zu Rückkopplungen und Verzerrungen kommen. Ein externes Mikrofon, Kopfhörer oder ein Headset können also sinnvoll sein.

Wenn Sie viel Technik einsetzen, kann eine Checkliste helfen, alle nötigen Schritte und Einstellungen im Blick zu behalten.
Für jede Technik gilt: Machen Sie sich vor dem konkreten Einsatz ausreichend mit ihr vertraut!

 


Erfolgsfaktor 4: Klare, übersichtliche Struktur!

Der Einstieg vor dem Einstieg
Webinare werden gerne mit einem „Einstiegt vor dem Einstieg“ begonnen. Dazu können Sie einen Einspieler gestalten (etwa fünf Minuten), während dessen die Teilnehmer sich im Webinar sammeln. Alternativ können Sie sich auch selbst direkt dazu schalten und mit den ersten Teilnehmern ein wenig plaudern, so wie bei einem Vortrag in einem realen Raum. (Smalltalk-Themen bereit haben!) Das entspannt die Atmosphäre und nimmt auch Ihnen die Nervosität.

Der eigentliche Einstieg
Checken Sie die technischen Funktionen und begrüßen Sie Ihr Publikum. Geben Sie gegebenenfalls technische Hinweise und Hinweise zum Ablauf. Starten Sie dann mit einem kurzen, prägnanten Überblick über Ihre Inhalte. Das kann, muss aber nicht, mit einer Folie unterstützt werden.
Gleich zu Beginn haben Sie auch die beste Gelegenheit, die Aufmerksamkeit des Publikums zu gewinnen, indem Sie klarstellen, warum sich das Zuhören lohnt und welchen Mehrwert die Leute aus dem Webinar ziehen können.

Der Hauptteil
Im Hauptteil sollten Sie auf eine nachvollziehbare und übersichtliche Gliederung achten. Es sollte ein „roter Faden“ erkennbar sein. Mehr Tipps zu diesem Teil finden Sie in den folgenden Abschnitten.

Der Abschluss
Fassen Sie abschließend noch einmal Ihre Inhalte und Kernaussagen zusammen und/oder bringen Sie gegebenenfalls Ihren Call-to-Action an. Falls es um Verkauf und Vertrieb geht, ist dies die geeignete Stelle, um Angebote zu platzieren. Vergessen Sie nicht, Ihre Teilnehmer um Feedback zu bitten. Dazu ist auch eine letzte kleine Umfrage gut geeignet.

 


Erfolgsfaktor 5: Übersichtlicher, aber abwechslungsreicher Folienaufbau

Wie viele Folien ideal sind und wie diese genau gestaltet sein sollten, hängt immer vom konkreten Vortrag und den Inhalten ab. Hier müssen Sie also ein Stück weit auf Ihre eigene Expertise vertrauen. Folgende Tipps sollten Sie dabei aber beherzigen:

Weniger ist mehr
Seien Sie weder zu verschwenderisch noch zu sparsam mit Folien. Obwohl sich ein konkreter Wert kaum festlegen lässt, können als Daumenregel ungefähr 10-15 inhaltliche und 5-7 sonstige Folien (Anleitungen, Interaktionen, …) empfohlen werden.
Überfrachten Sie die Folien nicht. Sie sollten lediglich die wesentlichen Informationen enthalten und übersichtlich sein. Limitieren Sie sich auf einen Aspekt pro Folie. Wenige aussagekräftige Worte bleiben besser und prägnanter im Gedächtnis als viel umständlicher Text. Inhaltlich dürfen die Folien Abwechslung bieten. Ergänzen Sie den Text mit Tabellen, Bildern, Diagrammen und anderen Medien, um die Aufmerksamkeit des Publikums zu fordern.

Angemessenes Layout
Das Layout sollte bei allen Folien identisch sein und sich gegebenenfalls am Corporate Design orientieren. Masterfolien können dabei sehr hilfreich sein.
Achten Sie auf ausreichend große Schrift. Nicht alle Zuschauer sitzen vor einem großen Bildschirm.
Halten Sie die Folien schlicht und gehen Sie mit Farben und Effekten sparsam um. Diese lenken sonst von den Inhalten ab und können zudem bei einigen Programmen zu Darstellungsfehlern- und Problemen führen. Hervorhebungen wichtiger Inhalte sind natürlich dennoch wichtig und richtig.

 


Erfolgsfaktor 6: proben, prüfen, absichern

Ein Probelauf ist Pflicht
Auch wenn Sie alles gut vorbereiten, müssen Sie davon ausgehen, dass sich noch irgendwo Fehler und Probleme einschleichen. Es empfiehlt sich deshalb immer ein Probedurchlauf, um Schwachstellen auf die Schliche zu kommen. Zudem gewinnen Sie dadurch Übung und Sicherheit. Gehen Sie den Ablauf also ein paar Tage vorher schon einmal durch – vielleicht mit einem Freund oder Kollegen als „Testpublikum“. So bekommen Sie nützliches Feedback.

Konstruktive Selbstkritik
Wenn Sie allein proben wollen oder sich niemand findet, können Sie sich selbst aufzeichnen. Wer das nicht gewohnt ist, findet solche Aufzeichnungen oftmals merkwürdig. Zur Selbstreflexion können sie dennoch sehr nützlich sein. Seien Sie dabei aber nicht zu hart mit sich. Unser schlimmster Kritiker sind wir in der Regel selbst!

Abläufe und Technik checken
Falls Sie das Webinar nicht allein gestalten, stimmen Sie sich rechtzeitig noch einmal mit den anderen Beteiligten über Abläufe und Inhalte ab.
Stellen Sie sicher, dass die nötige Ausrüstung am Webinar-Tag vorhanden und funktionsfähig ist (Laptop, Software, Kamera, Ton, Internetanschluss,…).

Wenn es los geht:
Bereiten Sie den Start des Webinars rechtzeitig vor und prüfen Sie noch einmal die Technik. Es ist immer damit zu rechnen, dass in letzter Minute doch etwas nicht funktioniert. Haben Sie zur Sicherheit alternative Geräte und Möglichkeiten parat, falls es sich einrichten lässt.

Weitere Tipps und Hinweise:

  • Wählen Sie nach Möglichkeit zahlreiche geeignete Tools (Chat, Umfrage, Quiz, …), um das Webinar interaktiv und abwechslungsreich zu gestalten. Wer sich einbezogen fühlt, ist immer mehr bei der Sache als ein rein passiver Zuhörer!
  • Überlegen Sie sich, wie die Interaktion mit den Teilnehmern geregelt sein soll. Wie und wann können beispielsweise Fragen gestellt werden (Kommentarfeld, Wortmeldungen, …)? Erklären Sie diese Regelungen gleich zu Beginn (und wenn nötig noch einmal zwischendurch) dem Publikum.
  • Ein Skript oder wenigstens Notizen vorzubereiten ist empfehlenswert. Selbst wenn Sie ein echter Experte auf dem Gebiet sind, kann es sein, dass Sie mal „den Faden verlieren“. Zudem ist ein Skript sehr nützlich zum Zeitmanagement.
  • Die Webinar-Situation ist für viele Teilnehmer vermutlich ungewohnt und sorgt für Unsicherheiten. Beugen Sie dem durch klare Kommunikation der Abläufe vor. Versuchen Sie außerdem eine lockere Atmosphäre zu generieren und sich wie bei einem gewöhnlichen Meeting oder Vortrag zu verhalten.
  • Eine scheinbare Kleinigkeit, über die Sie aber vielleicht sehr froh sein werden: Stellen Sie sich ein Glas Wasser bereit. Das kann bei längeren Vorträgen Gold wert sein.
  • Die durchschnittliche Aufmerksamkeitsspanne eines Menschen liegt bei etwa sieben Minuten. Sie sollte also regelmäßig wieder geweckt werden – besonders bei einem trockenen Thema kann das eine Herausforderung sein. Versuchen Sie sich ruhig ein wenig als Entertainer und streuen Sie beispielsweise kurze Anekdoten oder ähnliches ein. Das generiert Aufmerksamkeit, vermittelt Persönlichkeit und lockert die Stimmung. Bleiben Sie dabei aber natürlich.
  • Durch ein gutes Webinar bleiben Sie und Ihre Inhalte den Teilnehmern idealerweise im Gedächtnis. Das können Sie durch eine Erinnerungshilfe fördern. Erstellen Sie eine Zusammenfassung oder Aufzeichnung des Webinars und versenden Sie das Material nach dem Webinar an die Teilnehmer. Ein solcher „Service“ wird in der Regel gern angenommen.
  • Viele Webinare werden sitzend am Schreibtisch abgehalten. Wenn Sie sich dabei wohl fühlen, ist das vollkommen in Ordnung. Eine bessere Wirkung in Sachen Stimme und Haltung lässt sich allerdings im Stehen erzielen.
  • Verwenden Sie für Ihr Webinar PowerPoint, sollten Sie sich nicht dazu verführen lassen, vorhandene Präsenz-Präsentationen einfach zu „recyceln“. Denn, wie gesagt, die Webinar-Situation ist einzigartig und braucht besondere Aufmerksamkeit.
  • Bestimmte organisatorische Fragen tauchen in fast jedem Webinar auf. Die Leute möchten meist wissen, ob das Webinar aufgezeichnet wird und ob eine solche Aufzeichnung oder passende Informationsmaterialen für sie erhältlich sein werden. Klären Sie diese Punkte am besten gleich zu Beginn. Falls Sie planen öfters Webinare abzuhalten, können sie sich eine entsprechende Info-Folie anlegen und diese immer wieder verwenden.
  • Einmal erstellt, spricht nichts dagegen, ein Webinar öfters abzuhalten, falls die Nachfrage passt. Warum sollten Sie sich all die Arbeit nur für eine einmalige Nutzung machen?

Dass mit all diesen Tipps und Anregungen nichts mehr schief gehen kann, wäre schlichtweg gelogen. Garantien gibt es – wie überall im Leben – auch hier nicht. Aber eine gute Grundlage für erfolgreiche Webinare bietet die Zusammenstellung in jedem Fall und wird sich Ihnen damit hoffentlich als nützlich erweisen.

 

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